Afin d'automatiser la génération de documents, l'entreprise avait fait appel à des ingénieurs logiciels pour concevoir son propre système de génération de documents à l'aide de VBA (Visual Basic for Applications). Outre la complexité et le coût de la création et de la maintenance de milliers d'applications de processus basées sur VB (modèles Word automatisés), les applications VB ne pouvaient être déployées que sur le poste de travail, ce qui a amené l'entreprise à repenser sa stratégie VBA.
Début 2010, la compagnie d'assurance s'est mise à la recherche d'un nouveau système de génération de documents, qui permettrait aux experts en contenu, plutôt qu'aux ingénieurs logiciels, de modéliser et de maintenir les applications de processus. Il était particulièrement important pour cette compagnie d'assurance que le nouveau système soit basé sur un serveur, permettant une maintenance centralisée de l'énorme bibliothèque d'applications de processus de la compagnie. Pour résoudre son problème de génération de documents, le géant de l'assurance a choisi HotDocs.
La société a mis en place une ferme de serveurs HotDocs à l'intérieur de son pare-feu. Elle a ensuite fait appel à l'équipe des services techniques de HotDocs pour concevoir et déployer une application de navigateur personnalisée - un portail de documents par lequel le personnel juridique pouvait accéder aux applications de traitement des documents juridiques de l'entreprise. La société a ensuite commencé à transformer ses milliers de documents juridiques en applications de traitement HotDocs.
Désormais, lorsqu'un membre du personnel d'un cabinet juridique souhaite générer un nouveau document, il se rend sur le portail documentaire de HotDocs et sélectionne l'application de processus appropriée. En arrière-plan, HotDocs tire des données du système de gestion des dossiers de l'entreprise, ce qui permet de pré-remplir l'entretien (une séquence de formulaires interactifs de collecte de données) avec certaines des informations nécessaires. Le membre du personnel saisit ensuite les données supplémentaires nécessaires. Une fois l'entretien terminé, il suffit d'appuyer sur un bouton pour générer un document en quelques secondes.
Parmi les plus de 20 000 applications de processus de l'entreprise, on trouve des documents complexes à base de texte et des formulaires PDF graphiques (champs, cases à cocher, etc.), qui peuvent tous deux être profilés dans le système ECM (Enterprise Content Management) de l'entreprise.
L'entreprise a non seulement rationalisé la modélisation et la maintenance de ses applications de processus de génération de documents, mais elle a aussi considérablement réduit le temps nécessaire à la génération des documents tout en améliorant leur qualité globale.
Note de la rédaction : Ce billet a été publié à l'origine sur HotDocs.com. En juin 2024, Mitratech a acquis HotDocs, une plateforme avancée d'automatisation des documents. Le contenu a depuis été mis à jour pour inclure des informations alignées sur nos offres de produits, les changements de réglementation et la conformité.
