前五保险公司借助HotDocs解决文档生成难题

一家拥有逾五万名员工的全国性汽车、财产及意外险保险公司面临重大难题。该公司在美国几乎每个司法辖区都设立了法律事务所，主要目的是为客户应对诉讼提供辩护。鉴于诉讼的性质，这些独立法律事务所每年累计产生数百万份复杂的法律文件和法庭表格。

为实现文档自动生成，该公司曾聘请软件工程师使用VBA（应用程序视觉基本语言）设计专属文档生成系统。除需投入大量资源构建和维护数千个基于VB的流程应用程序（自动化Word模板）外，这些VB应用程序仅能部署于桌面端，这一现实迫使公司重新审视其VBA战略。

2010年初，这家保险公司开始物色新的文档生成系统——要求该系统能让内容专家而非软件工程师来设计和维护流程应用程序。对这家保险供应商而言，新系统必须基于服务器架构尤为关键，这样才能集中管理公司庞大的流程应用程序库。为解决文档生成难题，这家保险巨头最终选择了HotDocs。

该公司在其企业防火墙内建立了HotDocs服务器集群。随后，公司借助HotDocs技术服务团队设计并部署了定制浏览器应用程序——一个文档门户，法律人员可通过该门户访问公司的法律文档流程应用程序。此后，公司开始将数千份法律文件转化为HotDocs流程应用程序。

如今，当律师事务所员工需要生成新文件时，只需登录HotDocs文档门户并选择相应的流程应用程序。后台系统会自动从公司案件管理系统提取数据，将部分必要信息预填入访谈流程（即一系列交互式数据采集表单）。 工作人员随后输入其他必要数据。访谈完成后，文档生成只需轻点按钮，数秒即可完成。
该公司在2万余个流程应用中，既有复杂的文本型文档，也有带图形元素的PDF表单（含字段、复选框等），二者均可导入企业内容管理系统（ECM）进行归档。

该公司不仅简化了文档生成流程应用程序的建模与维护工作，更显著缩短了文档生成所需时间，同时提升了文档的整体质量。

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编者按 本文最初发表于 HotDocs.com.2024 年 6 月，Mitratech 收购了高级文档自动化平台 HotDocs。此后，我们对内容进行了更新，以纳入与我们的产品、法规变化和合规性相一致的信息。