¿Qué características de facilidad de uso debe ofrecer el software de gestión de políticas?

Hemos llegado a la mitad de esta serie de entradas de blog sobre la facilidad de uso como criterio principal a la hora de comprar una solución de gestión de políticas. Ahora, en la tercera parte, profundizaremos aún más en este tema examinando las preguntas que debe plantearse al evaluar las soluciones de gestión de directivas y las respuestas que debería desear escuchar.

¿Qué significa realmente "facilidad de uso"? Al evaluar las soluciones de gestión de políticas, hay que averiguar cuánto esfuerzo supone preparar el sistema para su implantación en toda la organización.

Preguntas que debe plantearse sobre su próxima solución de gestión de políticas:

• ¿Cómo podemos delegar la propiedad en distintos departamentos o unidades funcionales, manteniendo al mismo tiempo el control y asegurándonos de que los propietarios de las políticas sólo tienen acceso a las áreas pertinentes del sistema?
• ¿Cómo podemos asegurarnos de que todas nuestras pólizas están escritas de la forma correcta y de que los asegurados tienen claro que así es como deben redactarse?
• ¿Dispone la solución de una forma sencilla de permitir la revisión y aprobación periódicas de las políticas?
• ¿Cómo podemos asegurarnos de que los nuevos empleados reciben copias de las políticas pertinentes sin demasiados gastos administrativos?
• ¿Cómo podemos asegurarnos de que las personas pertinentes de nuestra organización estén al corriente de cualquier política que no se haya suscrito?

¿Qué hay detrás de estas preguntas?

Analicemos cada una de estas cuestiones por separado y veamos por qué son tan importantes a la hora de identificar la solución de gestión de políticas adecuada:

• Seguridad: Debe asegurarse de que puede configurar fácilmente roles y permisos que concedan a los propietarios de las políticas acceso a las áreas apropiadas de la herramienta y que sólo les permitan realizar las tareas que usted desee. Un ejemplo de esto es la biblioteca de políticas: los propietarios de políticas sólo deben tener acceso al área de la biblioteca que contiene sus políticas. Esto les deja claro cuál es su responsabilidad y no hay peligro de que actualicen una política que no les pertenece. Debería ser sencillo crear las funciones, seleccionar los permisos pertinentes y asignar los usuarios.
• Plantillas: Muchas organizaciones quieren un método coherente para crear políticas, como los mismos títulos, marca y formato. Es importante ver cómo gestiona esto la solución. No conviene que la creación y gestión de plantillas sea difícil o lleve mucho tiempo. Es posible que una organización ya disponga de plantillas creadas con Word, y ahorraría mucho tiempo si estas plantillas existentes pudieran utilizarse en la solución de gestión de políticas. Averigüe cuántas plantillas pueden crearse (no querrá que haya restricciones si cada departamento, unidad funcional o ubicación tiene una plantilla ligeramente diferente). Además, fíjese en cómo aplicar estas plantillas a la biblioteca de políticas: debería ser sencillo asociar una plantilla al área pertinente de la biblioteca.
• Flujo de trabajo: Seguro que tiene un proceso que debe seguirse siempre que haya que revisar una política clave, ya sea de forma programada (por ejemplo, una vez al año) o ad hoc (como un cambio en la organización o una actualización de una normativa). Debe asegurarse de que la solución que elija le permita crear y mantener sus procesos de forma sencilla pero fácilmente configurable. No querrá tener que involucrar al proveedor, o a su departamento de TI, cada vez que sea necesario modificar un proceso de revisión.
• Gestión de los cambios organizativos: ¿Cómo sabe el propietario de una política si alguien nuevo se ha incorporado a la organización y necesita leer y dar fe de sus políticas? Averigüe si la herramienta de gestión de políticas puede encargarse de ello por usted, publicando automáticamente las políticas pertinentes para los nuevos empleados. De este modo, los responsables de las políticas no necesitan disponer de un proceso para gestionar las nuevas incorporaciones, lo que aumentaría sus gastos generales manuales y podría dar lugar a que los nuevos miembros del personal no conocieran las políticas que deben seguir.

Si recuerdas el blog anterior de esta serie, según Oxford Economics, más de un tercio de todos los empleados (39%) afirman sentirse frustrados con el software y la tecnología de su trabajo. Esto se aplica tanto a los empleados como a los propietarios de las políticas cuando se trata de una solución de gestión de políticas.

Por eso es doblemente importante elegir una solución de gestión de políticas que pueda automatizar las tareas para reducir la carga administrativa que recae sobre los propietarios de las políticas. La herramienta también debe ser intuitiva y configurable para ajustarse a los procesos de la organización y adaptarse fácilmente a los cambios organizativos.

[bctt tweet="Una solución de gestión de políticas debe reducir la carga administrativa de los propietarios de las políticas." via="no"]

Acompáñeme de nuevo la semana que viene en la cuarta parte de esta serie, en la que analizaremos la facilidad de formación y la importancia de elegir un sistema de gestión de políticas que no requiera muchos días o semanas de formación antes de empezar a aplicarlo.