Welche benutzerfreundlichen Funktionen sollte eine Software zur Richtlinienverwaltung bieten?

Wir haben die Hälfte dieser Serie von Blogbeiträgen zum Thema Benutzerfreundlichkeit als wichtigstes Kriterium beim Kauf einer Policy-Management-Lösung hinter uns gebracht. Im dritten Teil werden wir dieses Thema noch weiter vertiefen, indem wir die Fragen untersuchen, die Sie bei der Bewertung von Lösungen für die Richtlinienverwaltung stellen sollten, und die Antworten, die Sie hören wollen.

Was bedeutet also "Benutzerfreundlichkeit" wirklich? Bei der Bewertung von Lösungen für die Richtlinienverwaltung sollten Sie herausfinden, wie viel Aufwand erforderlich ist, damit das System im gesamten Unternehmen eingesetzt werden kann.

Fragen, die Sie bei Ihrer nächsten Policy-Management-Lösung stellen sollten:

• Wie können wir die Verantwortung auf verschiedene Abteilungen oder Funktionseinheiten verteilen und gleichzeitig die Kontrolle behalten und sicherstellen, dass die Richtlinienverantwortlichen nur Zugriff auf die relevanten Bereiche des Systems haben?
• Wie können wir sicherstellen, dass alle unsere Policen in der richtigen Form verfasst werden und dass unseren Versicherungsnehmern klar ist, dass die Policen auf diese Weise erstellt werden sollten?
• Verfügt die Lösung über eine einfache Möglichkeit, die Richtlinien regelmäßig zu überprüfen und zu genehmigen?
• Wie können wir sicherstellen, dass alle neuen Mitarbeiter Kopien der relevanten Richtlinien erhalten, ohne dass der Verwaltungsaufwand zu groß wird?
• Wie können wir sicherstellen, dass die zuständigen Personen in unserer Organisation über die Nichtunterzeichnung von Richtlinien informiert werden?

Was verbirgt sich hinter diesen Fragen?

Gehen wir der Reihe nach auf jede dieser Fragen ein, um herauszufinden, warum sie für die Auswahl der richtigen Lösung für die Richtlinienverwaltung so wichtig sind:

• Sicherheit: Sie müssen sicherstellen, dass Sie problemlos Rollen und Berechtigungen einrichten können, die Ihren Richtlinieninhabern Zugriff auf die entsprechenden Bereiche des Tools gewähren und ihnen nur die Möglichkeit geben, die von Ihnen gewünschten Aufgaben zu erledigen. Ein Beispiel hierfür ist die Richtlinienbibliothek: Richtlinieninhaber sollten nur Zugriff auf den Bereich der Bibliothek haben, der ihre Richtlinien enthält. Auf diese Weise wird ihnen klar, wofür sie zuständig sind, und es besteht nicht die Gefahr, dass sie eine Richtlinie aktualisieren, die nicht zu ihnen gehört. Es sollte einfach sein, die Rollen zu erstellen, die entsprechenden Berechtigungen auszuwählen und die Benutzer zuzuweisen.
• Vorlagen: Viele Organisationen wollen eine einheitliche Methode für die Erstellung von Richtlinien, wie z. B. gleiche Überschriften, Branding und Formatierung. Es ist wichtig, darauf zu achten, wie die Lösung dies handhabt. Sie möchten nicht, dass die Erstellung und Verwaltung von Vorlagen schwierig oder zeitaufwändig ist. Möglicherweise hat eine Organisation bereits Vorlagen mit Word erstellt, und es würde viel Zeit sparen, wenn diese vorhandenen Vorlagen in der Lösung zur Richtlinienverwaltung verwendet werden könnten. Finden Sie heraus, wie viele Vorlagen erstellt werden können (Sie möchten nicht, dass es Einschränkungen gibt, wenn jede Abteilung, Funktionseinheit oder jeder Standort eine etwas andere Vorlage hat). Überlegen Sie auch, wie Sie diese Vorlagen auf die Richtlinienbibliothek anwenden - es sollte einfach sein, eine Vorlage mit dem entsprechenden Bereich der Bibliothek zu verknüpfen.
• Arbeitsablauf: Ich bin sicher, dass Sie einen Prozess haben, der befolgt werden muss, wenn eine wichtige Richtlinie überprüft werden muss, sei es nach einem Zeitplan (z. B. einmal im Jahr) oder auf Ad-hoc-Basis (z. B. bei einer Änderung in der Organisation oder einer Aktualisierung einer Vorschrift). Sie müssen sicherstellen, dass die von Ihnen gewählte Lösung eine einfache, aber leicht konfigurierbare Möglichkeit zur Erstellung und Pflege Ihrer Prozesse bietet. Sie möchten nicht jedes Mal den Anbieter oder Ihre IT-Abteilung einschalten müssen, wenn eine Änderung an einem Überprüfungsprozess erforderlich ist.
• Umgang mit organisatorischen Veränderungen: Woher weiß ein Richtlinienverantwortlicher, dass eine neue Person zur Organisation gestoßen ist, die ihre Richtlinien lesen und bestätigen muss? Finden Sie heraus, ob das Tool zur Richtlinienverwaltung dies für Sie erledigen kann, indem es die relevanten Richtlinien automatisch für alle neuen Mitarbeiter veröffentlicht. Dies bedeutet, dass die Richtlinienverantwortlichen keinen Prozess für die Verwaltung neuer Mitarbeiter einrichten müssen, was ihren manuellen Aufwand erhöhen würde und dazu führen könnte, dass neue Mitarbeiter die Richtlinien, die sie befolgen müssen, nicht kennen.

Wenn Sie sich an den vorangegangenen Blog dieser Serie erinnern, geben laut Oxford Economics mehr als ein Drittel aller Arbeitnehmer (39 %) an, dass sie mit ihrer Software und Technik am Arbeitsplatz frustriert sind. Dies gilt sowohl für die Mitarbeiter als auch für die Eigentümer von Richtlinien, wenn es um eine Lösung zur Richtlinienverwaltung geht.

Umso wichtiger ist es, eine Lösung für die Richtlinienverwaltung zu wählen, die Aufgaben automatisieren kann, um den Verwaltungsaufwand für die Richtlinieninhaber zu verringern . Das Tool muss außerdem intuitiv und konfigurierbar sein, um sich an die Unternehmensprozesse anzupassen, und es muss sich leicht an organisatorische Änderungen anpassen lassen.

[bctt tweet="Eine Lösung für das Richtlinienmanagement muss den Verwaltungsaufwand für die Richtlinieninhaber reduzieren." via="no"]

Nächste Woche folgt der vierte Teil dieser Serie, in dem wir uns mit der Einfachheit der Schulung und der Bedeutung der Wahl eines Systems zur Verwaltung von Richtlinien befassen werden, das nicht viele Tage oder Wochen der Schulung erfordert, bevor Sie mit der Implementierung beginnen können.