Quelles fonctionnalités faciles à utiliser les logiciels de gestion des politiques doivent-ils offrir ?

Nous sommes à mi-parcours de cette série d'articles de blog sur la facilité d'utilisation comme premier critère d'achat d'une solution de gestion des polices. Dans la troisième partie, nous allons approfondir ce sujet en examinant les questions que vous devez poser lors de l'évaluation des solutions de gestion des politiques et les réponses que vous devez attendre.

Qu'entend-on par "facilité d'utilisation" ? Lorsque vous évaluez des solutions de gestion des politiques, vous souhaitez savoir quel effort est nécessaire pour que le système soit prêt à être déployé dans l'ensemble de l'organisation.

Questions à poser sur votre prochaine solution de gestion des politiques :

• Comment répartir la propriété entre différents services ou unités fonctionnelles, tout en maintenant le contrôle et en veillant à ce que les responsables de la politique n'aient accès qu'aux zones pertinentes du système ?
• Comment pouvons-nous nous assurer que toutes nos polices sont rédigées sous la forme correcte et que nos assurés comprennent bien qu'il s'agit de la manière dont les polices doivent être produites ?
• La solution dispose-t-elle d'un moyen simple permettant de réviser et d'approuver régulièrement les politiques ?
• Comment s'assurer que tous les nouveaux employés reçoivent des copies des politiques pertinentes sans trop de frais administratifs ?
• Comment pouvons-nous nous assurer que les personnes concernées au sein de notre organisation sont informées des politiques de non-signature ?

Qu'est-ce qui se cache derrière ces questions ?

Examinons chacune de ces questions à tour de rôle et voyons pourquoi elles sont si pertinentes pour identifier la bonne solution de gestion des politiques :

• Sécurité : Vous devez vous assurer que vous pouvez facilement définir des rôles et des autorisations qui permettent aux propriétaires de politiques d'accéder aux zones appropriées de l'outil et qui leur donnent uniquement la possibilité d'effectuer les tâches que vous souhaitez qu'ils accomplissent. La bibliothèque de politiques en est un exemple : les propriétaires de politiques ne doivent avoir accès qu'à la zone de la bibliothèque qui contient leurs politiques. Ils savent ainsi clairement quelle est leur responsabilité et ne risquent pas de mettre à jour une politique qui ne leur appartient pas. Il devrait être facile de créer les rôles, de sélectionner les permissions appropriées et d'assigner les utilisateurs.
• Modèles: De nombreuses organisations souhaitent disposer d'une méthode cohérente pour créer des politiques, par exemple en utilisant les mêmes titres, la même marque et le même formatage. Il est important de voir comment la solution gère cela. Il ne faut pas que la création et la gestion des modèles soient difficiles ou fastidieuses. Il se peut qu'une organisation dispose déjà de modèles créés à l'aide de Word, et l'utilisation de ces modèles dans la solution de gestion des politiques permettrait de gagner beaucoup de temps. Renseignez-vous sur le nombre de modèles qui peuvent être créés (vous ne voulez pas qu'il y ait des restrictions si chaque département, unité fonctionnelle ou site dispose d'un modèle légèrement différent). Examinez également la manière dont vous appliquez ces modèles à la bibliothèque de politiques - il devrait être facile d'associer un modèle à la zone appropriée de la bibliothèque.
• Le flux de travail: Je suis sûr que vous aurez un processus à suivre chaque fois qu'une politique clé doit être révisée, que ce soit selon un calendrier (par exemple, une fois par an) ou sur une base ad hoc (comme un changement dans l'organisation ou une mise à jour d'un règlement). Vous devez vous assurer que la solution que vous choisissez offre un moyen simple et facilement configurable de créer et de maintenir vos processus. Vous ne voulez pas avoir à impliquer le fournisseur ou votre service informatique chaque fois qu'une modification doit être apportée à un processus d'examen.
• Gestion des changements organisationnels: Comment le propriétaire d'une politique sait-il qu'une nouvelle personne a rejoint l'organisation et qu'elle doit lire et attester de ses politiques ? Découvrez si l'outil de gestion des polices peut gérer cette question à votre place en publiant automatiquement les polices pertinentes pour tous les nouveaux employés. Cela signifie que les responsables des politiques n'ont pas besoin de mettre en place un processus pour gérer les nouveaux arrivants, ce qui augmenterait leurs frais généraux et pourrait conduire à ce que les nouveaux membres du personnel ne soient pas au courant des politiques qu'ils doivent suivre.

Si vous vous souvenez du blog précédent de cette série, selon Oxford Economics, plus d'un tiers des employés (39 %) se disent frustrés par leurs logiciels et leur technologie au travail. Cela s'applique à la fois aux employés et aux propriétaires de polices lorsqu'il s'agit d'une solution de gestion des polices.

Il est donc doublement important de choisir une solution de gestion des polices qui puisse automatiser les tâches afin de réduire la charge administrative imposée aux propriétaires de polices. L'outil doit également être intuitif et configurable pour correspondre aux processus de l'organisation et s'adapter facilement aux changements organisationnels.

[bctt tweet="Une solution de gestion des politiques doit réduire la charge administrative imposée aux propriétaires de politiques." via="no"]

Rejoignez-moi la semaine prochaine pour la quatrième partie de cette série, dans laquelle nous examinerons la facilité de formation et l'importance de choisir un système de gestion des politiques qui ne nécessite pas plusieurs jours ou semaines de formation avant de pouvoir commencer à le mettre en œuvre.