Workflow-Automatisierung vs. Prozessautomatisierung: Was ist der Unterschied?
Der Unterschied zwischen Workflow-Automatisierung und Prozessautomatisierung kann verwirrend sein, insbesondere wenn viele die Begriffe synonym verwenden. Je nachdem, wen Sie fragen, sind Workflow-Automatisierung und Prozessautomatisierung identisch, völlig unterschiedlich oder nur geringfügig verschieden.
Sowohl die Automatisierung von Arbeitsabläufen als auch die Prozessautomatisierung helfen Unternehmen, genauer, effizienter und wettbewerbsfähiger zu arbeiten:
- Minimierung des Zeitaufwands für Aufgaben
- Geld einsparen
- Reduzierung von Fehlern
- Verbesserung der Produktivität
- Erstellung wiederholbarer, zuverlässiger und genauer Verfahren
Möchten Sie tiefer eintauchen? Hier finden Sie einen kurzen Leitfaden zum Verständnis der Gemeinsamkeiten und Unterschiede zwischen Workflow-Automatisierung und Prozessautomatisierung.
Was ist ein Arbeitsablauf?
Workflow ist die Erledigung von Aufgaben. Workflow wird auch als die wiederholbaren Aktionen definiert, die dafür sorgen, dass Informationen, Dokumente, Daten und Aufgaben zwischen Abteilungen oder einem ganzen Unternehmen fließen.
Der Workflow trägt zu einer effizienteren und effektiveren Leistung bei, indem er den Mitarbeitern eine Reihe von Richtlinien für die Erledigung ihrer täglichen Aufgaben an die Hand gibt.
Was ist Workflow-Automatisierung?
Workflow-Automatisierung ist eine Technologie, die regelbasierte Logik verwendet, um manuelle Arbeit zu automatisieren. Beispiele für die Automatisierung von Arbeitsabläufen sind:
- Elektronische Unterzeichnung und Weiterleitung eines Dokuments
- Eine Spesenabrechnung online genehmigen
- Dateneingabe
Die Automatisierung von Arbeitsabläufen trägt zur Verringerung von Redundanzen bei, verbessert die Genauigkeit, ermöglicht eine Fortschrittsüberwachung, verbessert die interne Kommunikation und Zusammenarbeit und beschleunigt die Ausführung.
Was sind Geschäftsprozesse?
Geschäftsprozesse sind die Abfolge von wiederholbaren Aufgaben, die zur Bereitstellung von Informationen, einem Produkt oder einer Dienstleistung für einen internen Mitarbeiter oder einen externen Kunden führen.
Geschäftsprozesse helfen Teams auch dabei, organisatorische Ziele zu erreichen und die Wahrnehmung und den Wert ihres Geschäftsprodukts oder ihrer Leistung zu steigern.
Beispiele für Geschäftsprozesse sind:
- Einarbeitung eines neuen Kunden
- Vertragsmanagement
- Fakturierung und Rechnungsstellung
Was ist Prozessautomatisierung?
Prozessautomatisierung oder Geschäftsprozessautomatisierung (BPM) ist die Anwendung von Technologie zur Automatisierung einer wiederholbaren Abfolge verschiedener Aufgaben oder Teilaufgaben unter Verwendung benutzerdefinierter Regeln, um Geschäftsabläufe zu steuern.
Zu den Komponenten einer Initiative zur Prozessautomatisierung gehören nicht nur die beteiligten Workflow-Engines, sondern auch Analysen, Tools für die Zusammenarbeit, Geschäftsregeln und andere.
Was ist der Unterschied zwischen Workflow-Automatisierung und Prozessautomatisierung?
Obwohl die Automatisierung von Arbeitsabläufen und die Prozessautomatisierung auf den ersten Blick sehr ähnlich erscheinen mögen, gibt es doch einige wichtige Unterschiede zwischen den beiden Bereichen.
Bei der Workflow-Automatisierung geht es um die Automatisierung der Erledigung bestimmter Aufgaben. Bei der Prozessautomatisierung geht es um eine ganzheitlichere Automatisierung einer Abfolge von Aufgaben.
Die Automatisierung von Arbeitsabläufen wird häufig aufgrund bestehender Prozesse eingeleitet. Kein bestehender Prozess, keine Workflow-Automatisierung.
Die Automatisierung von Arbeitsabläufen macht die Erledigung einzelner Aufgaben einfacher und schneller. Durch die Prozessautomatisierung werden die für den Abschluss eines Projekts erforderlichen Arbeitsschritte, die mehrere Aufgaben umfassen können, genauer und effizienter.
Workflow-Automatisierung bezieht sich oft auf Aufgaben auf Mikroebene, z. B. die Unterzeichnung eines Dokuments. Prozessautomatisierung bezieht sich oft auf Makroziele, wie die Verbesserung der Kundenerfahrung.
Es ist sinnvoll, Projekte zur Prozessautomatisierung als größere Projekte zu betrachten als solche zur Workflow-Automatisierung, da sie einen größeren Umfang haben und dementsprechend einen größeren Wert für das Unternehmen liefern können.
Inwiefern sind Workflow-Automatisierung und Prozessautomatisierung ähnlich?
Viele Menschen verwenden die Begriffe Workflow-Automatisierung und Prozess-Automatisierung gemeinsam, denn beide können Unternehmen helfen:
- Erstellen, Überwachen und Bewerten der Leistung bestimmter Aufgaben und Prozesse
- Menschen, Informationen und Systeme verbinden
- Rationalisierung des Tagesgeschäfts
- Reduzieren Sie den Zeitaufwand für Aufgaben
- Verbesserung der betrieblichen Effizienz und Produktivität
Sowohl die Automatisierung von Arbeitsabläufen als auch von Prozessen gewährleistet, dass die richtigen Informationen zur richtigen Zeit an die richtige Person weitergeleitet werden, um die Effizienz zu optimieren. Sie verringern die Fehlerwahrscheinlichkeit, optimieren die Produktivität der Mitarbeiter, verringern den Zeitaufwand für Aufgaben und erhöhen die Rentabilität.
Und nicht zuletzt können sowohl die Automatisierung von Arbeitsabläufen als auch die Automatisierung von Prozessen dazu beitragen, die Transparenz zu verbessern und das Vertrauen in ein Unternehmen zu stärken. Durch die Ermöglichung besserer, schnellerer und fehlerfreier Abläufe tragen Workflow-Automatisierung und Geschäftsprozessautomatisierung dazu bei, das Vertrauen aller Beteiligten zu stärken, von den Mitarbeitern bis hin zu Interessenvertretern, Auftragnehmern und Kunden oder Klienten.
Die Quintessenz?
Durch die Schaffung wiederholbarer Verfahren und die Verbesserung der Genauigkeit tragen die Automatisierung von Arbeitsabläufen und Prozessen dazu bei, intern und extern Vertrauen zu schaffen, die Gewinne zu steigern und die Produktivität zu maximieren.
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