Workflow der Woche: Beherrschung der Dokumentenverwaltung
Wie man ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) einsetzt, um den Standort, den Zugriff und die Sicherheit von Unternehmensdokumenten zu verwalten.
Vor über 20 Jahren hat das IDC festgestellt dass Wissensarbeiter mehr als zwei Stunden pro Tag mit der Suche nach Informationen verbringen - das entspricht einem ganzen Tag pro Woche. Heute haben Teams immer noch Probleme mit dem Zeitmanagement, wenn es um die Speicherung und den Zugriff auf Dokumente geht. Beachten Sie die folgenden Statistiken:
- Im Jahr 2012 berichtete McKinsey, dass Arbeitnehmer ~19 % ihrer Zeit mit der Suche nach Informationen verbringen.
- Eine IDC-Studie aus dem Jahr 2018 ergab, dass Datenexperten "30 % [ihrer Zeit] mit der Suche nach Daten, deren Verwaltung und Aufbereitung verbringen."
- Die durchschnittlichen Kosten einer Organisation betragen ~ 20 Dollar für die Ablage eines Dokuments, 120 Dollar für das Auffinden eines verlegten Dokuments und 220 Dollar für die Reproduktion eines verlorenen Dokuments.
Seit der ersten IDC-Umfrage hat uns der technologische Fortschritt regelrecht überrollt. Wir sollten die Möglichkeit haben, die Informationen, die wir brauchen, auf Knopfdruck zur Verfügung zu haben und nicht zerknittert in einem meterhohen Aktenschrank. Warum also verbringen Arbeitnehmer immer noch so viel Zeit mit der Suche nach Informationen, die eigentlich leicht zugänglich sein sollten?
Verständnis für den Bedarf an Dokumentenmanagementsystemen
Einer der Gründe, warum Unternehmen heute immer noch mit der Dokumentenverwaltung zu kämpfen haben, ist die Tatsache, dass die Zunahme der Technologien, die zur Erfassung und Speicherung von Daten verwendet werden, zu einem parallelen Anstieg der Anzahl der Speicherorte für Daten geführt hat. Befindet sich die Datei, die Sie suchen, auf Ihrem Desktop, auf Sharepoint, im Intranet Ihres Unternehmens oder im Sub-Intranet Ihrer Abteilung, in Ihrem Google Drive oder in Ihrer E-Mail? Die Lösung kommt, wenn Unternehmen virtuelle Aktenschränke organisieren können - geben Sie Dokumenten-Management-Systeme.
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) verwaltet den Speicherort, den Zugriff und die Sicherheit von Unternehmensdokumenten, egal ob es sich um Verträge, MSAs, NDAs oder SLAs handelt. Diese Dokumente müssen nicht nur vor denjenigen geschützt werden, die keinen Zugang zu ihnen haben sollten, sondern auch vor denjenigen, die ihn haben sollten: Durch die Einrichtung von Sicherheits- und Zugriffsregeln ist es weniger wahrscheinlich, dass diese Dokumente ohne Genehmigung geändert werden, und diejenigen, die sie anfordern, haben immer Zugriff auf die neueste und genaueste Kopie.
Nach Angaben von Tatsächlichsind die vier wichtigsten Gründe für die Einführung von DMS:
- Schnellerer Zugang
- Bessere Aktenführung
- Erhöhte Sicherheit
- Geringere geografische Einschränkungen
Integration von Arbeitsabläufen in Ihr Dokumentenmanagementsystem
Dabei ist zu bedenken, dass die Unordnung und das Durcheinander, unter denen Unternehmen ohne ein Dokumentenmanagementsystem leiden, sich von der Unordnung eines Papierarchivs unterscheiden. Es geht nicht darum wo die Dateien gespeichert sind, sondern darum wie sie gespeichert und abgerufen werden. Ein erfolgreiches Dokumentenmanagementsystem ist kein Ort, sondern ein Rahmen. Und dieser Rahmen sollte in den meisten Fällen als Workflow verstanden werden.
Dokumentenmanagementsysteme müssen sowohl eine strenge Benutzerverwaltung als auch eine Versionskontrolle ermöglichen. Beide Kriterien können durch einen Workflow erfüllt werden, der die Dokumente umgibt, den Zugriff nur unter bestimmten Bedingungen gewährt und einen vollständigen Prüfpfad für alle Änderungen aufrechterhält.
Workflows sind an Bedingungen geknüpft, die so klingen: "Wenn dies geschieht, dann wollen wir, dass dies und jenes geschieht." Für Dokumentenverwaltungssysteme bedeutet dies: "Wenn der Antragsteller diese Rolle hat oder in dieser Abteilung ist, dann wollen wir, dass er sofort auf die Dokumentenkategorien x, y und z zugreifen kann." Das Dokumentenverwaltungssystem kann aber auch einige Sicherheitsmaßnahmen enthalten: Bestimmte Dokumente können "gesperrt" werden, und neue Versionen können Genehmigungen oder Eskalationen auslösen.
Einfacher Zugang zu Dokumenten, mit Einblick in jeden Schritt
Unser Ziel sollte es nicht sein, die Informationen zu verwalten, sondern sie leicht zugänglich und automatisiert zu machen, indem wir dem Workflow den Großteil der Filter- und Genehmigungsarbeit überlassen. Es muss die korrekte Version des Dokuments pünktlich verschickt werden - nicht die 2017 gebrandete Version, die am Ende des OneDrive-Ordners von jemandem vergraben ist.
Eine einzige Wahrheitsquelle intern zu haben, ist die halbe Miete. In Verbindung mit einem einheitlichen Regelwerk, das festlegt, wann und wie Dokumente in die Welt gesendet werden, können Sie Ihre interne Konsistenz und Ihren Ruf bei Partnern, Anbietern und Kunden wahren.