Seguimiento del trabajo a distancia
Desafío
Proporcionar un flujo de trabajo rápidamente desplegable que ayude a los responsables de RRHH a realizar un seguimiento del estado de los empleados que trabajan a distancia, así como del estado de salud/viaje de ellos y de sus contactos cercanos durante una crisis de salud pública como el brote de COVID-19. Debe garantizar la facilidad de uso para el usuario final y, al mismo tiempo, mantener todo alineado y auditado internamente.
Solución
- Los clientes actuales pueden acceder gratuitamente a un flujo de trabajo automatizado que incluye la especificación de las partes interesadas y las notificaciones.
- El flujo de trabajo es una plantilla preconstruida, pero totalmente personalizable por el cliente o su proveedor de servicios.
- En su primera etapaEl flujo de trabajo permite al empleado solicitar trabajar a distancia utilizando un formulario que contiene una combinación de campos de entrada y desplegables para introducir datos, entre los que se incluyen:
- Fechas de inicio y fin solicitadas
- ¿Por qué piden trabajar a distancia?
- ¿Podrán trabajar a distancia sin distracciones?
- ¿Disponen de Internet de alta velocidad?
- En su segunda faseuna vez transcurrido el período inicial aprobado para trabajar a distancia, el flujo de trabajo envía automáticamente mensajes de correo electrónico una vez a la semana a los empleados en los que se recoge la siguiente información:
- ¿Necesitan prolongar el trabajo a distancia una semana más?
- ¿Pudo el empleado trabajar a distancia con éxito la semana pasada?
- En caso negativo, ¿por qué? (Un desplegable condicional con respuestas como: Problemas con el WiFi, problemas con el servicio telefónico, ubicación física, rellenar la casilla "otros")
- ¿Ha viajado usted o alguien cercano a usted a algún lugar con niveles elevados de alerta por una enfermedad infecciosa actual (como coronavirus o gripe)? (Puede enlazar a una página de seguimiento de los CDC)
- ¿Ha estado usted o alguien cercano a usted en contacto con alguien que haya dado positivo en una enfermedad infecciosa actual?
- ¿Podrá trabajar a distancia con éxito la semana que viene?
Beneficios
- El seguimiento y los informes centralizados permiten a RRHH tener una visión general de todos los flujos de trabajo en tiempo real.
- Los flujos de trabajo se archivan automáticamente en la nube para su almacenamiento seguro y accesibilidad para auditorías.
- La integración de la firma electrónica normaliza las aprobaciones seguras.
ROI
- Las solicitudes y los seguimientos se procesan con mucha mayor rapidez y se minimizan los errores, retrasos y costes.
- El seguimiento y los informes centralizados permiten a RRHH tener una visión general del estado de todos los flujos de trabajo en tiempo real.
- La moral de los empleados se beneficia de un proceso más rápido y preciso.
- Los flujos de trabajo se archivan automáticamente en la nube para su almacenamiento seguro y accesibilidad para auditorías.
- La integración de la firma electrónica normaliza las aprobaciones seguras.
