Suivi du travail à distance
Défi
Fournir un flux de travail rapidement déployable qui aide les responsables des ressources humaines à suivre le statut des employés qui travaillent à distance, ainsi que l'état de santé et de voyage de ces derniers et de leurs contacts proches pendant une crise de santé publique telle que l'épidémie de COVID-19. Il doit être facile à utiliser pour l'utilisateur final tout en assurant l'alignement et l'audit en interne.
Solution
- Un flux de travail automatisé, comprenant la spécification des parties prenantes et des notifications, est disponible gratuitement pour les clients existants.
- Le flux de travail est un modèle préétabli, mais il est entièrement personnalisable par le client ou son prestataire de services.
- Dans son première étapeLe flux de travail permet à l'employé de demander à travailler à distance en utilisant un formulaire contenant une combinaison de champs de saisie et de menus déroulants pour saisir des données, notamment :
- Dates de début et de fin demandées
- Pourquoi demandent-ils à travailler à distance ?
- Pourront-ils travailler à distance sans être distraits ?
- Ont-ils l'internet à haut débit ?
- Dans son deuxième étapeUne fois la période initiale approuvée pour le travail à distance écoulée, le flux de travail envoie automatiquement aux employés, une fois par semaine, des messages contenant les informations suivantes :
- Doivent-ils prolonger le travail à distance d'une semaine ?
- L'employé a-t-il pu travailler à distance avec succès la semaine dernière ?
- Si non, pourquoi ? (Une liste déroulante conditionnelle avec des réponses telles que : Problèmes de WiFi, problèmes de service téléphonique, emplacement physique, case à remplir pour "autre")
- Avez-vous, ou l'un de vos proches, voyagé dans des lieux présentant des niveaux d'alerte élevés pour une maladie infectieuse actuelle (telle que le coronavirus ou la grippe) ? (Peut renvoyer à une page de surveillance du CDC)
- Avez-vous, ou l'un de vos proches, été en contact avec une personne testée positive à une maladie infectieuse actuelle ?
- Serez-vous en mesure de travailler à distance avec succès au cours de la semaine à venir ?
Avantages
- Le suivi et le reporting centralisés permettent aux RH d'avoir une vue d'ensemble de tous les flux de travail en temps réel.
- Les flux de travail sont automatiquement archivés dans le nuage pour un stockage sécurisé et un accès à des fins d'audit.
- L'intégration de la signature électronique permet de normaliser les approbations sécurisées.
ROI
- Les demandes et les suivis sont traités beaucoup plus rapidement et les erreurs, les retards et les coûts sont réduits au minimum.
- Le suivi et le reporting centralisés permettent aux RH d'avoir une vue d'ensemble de l'état de tous les flux de travail en temps réel.
- Le moral des employés bénéficie d'un processus plus rapide et plus précis.
- Les flux de travail sont automatiquement archivés dans le nuage pour un stockage sécurisé et un accès à des fins d'audit.
- L'intégration de la signature électronique permet de normaliser les approbations sécurisées.
