Comentario del Grupo Nacional de Enlace con la Industria sobre la Notificación de la OFCCP de Propuesta de Reglamentación sobre el Requisito de Informar Datos Resumidos sobre la Remuneración de los Empleados

El Grupo Nacional de Enlace con la Industria (NILG) presenta habitualmente comentarios a las normas propuestas que afectan a las obligaciones de EEO y de acción afirmativa de los contratistas federales. La Junta de NILG cree que representar las opiniones de nuestros constituyentes ILG en todo el país de esta manera es vital para lograr nuestra misión y visión.

A continuación se presenta nuestro comentario a la Notificación de Propuesta de Reglamentación de la OFCCP sobre el Requisito de Informar Datos Resumidos sobre la Remuneración de los Empleados (o el Informe de Igualdad Salarial). La Junta de NILG encuestó a la comunidad de ILG para obtener su opinión y comentarios sobre los diversos puntos planteados en el comentario y se esforzó por presentar la opinión mayoritaria en todos los casos. Damos las gracias a los que participaron en la encuesta y les pedimos que sigan aportando su opinión sobre futuros asuntos.

Para más información sobre el Grupo Nacional de Enlace con la Industria, visite nuestro sitio web : www.nationalilg.org.

A TRAVÉS DE INTERNET

Debra A. Carr
Directora, División de Desarrollo de Políticas y Programas
Oficina de Programas de Cumplimiento de Contratos Federales
Departamento de Trabajo de EE.UU.
Despacho C-3325
200 Constitution Avenue, NW
Washington, DC 20210

Estimado Director Carr:

El Grupo Nacional de Enlace de la Industria (NILG) agradece la oportunidad de comentar sobre el Aviso de Propuesta de Reglamentación de la OFCCP sobre Contratistas del Gobierno, Requisito de Reportar Datos Resumidos sobre la Compensación de los Empleados (NPRM) publicado en el Registro Federal el 8 de agosto de 2014.

A modo de antecedente, el NILG se creó hace más de treinta años como un foro para la Oficina de Programas de Cumplimiento de Contratos Federales (Office of Federal Contract Compliance Programs, OFCCP o Agencia) y los contratistas federales para trabajar juntos por la igualdad de oportunidades en el lugar de trabajo. En todo el país, se han formado Grupos de Enlace de la Industria (NILG) para fomentar esta asociación única de cooperación entre los sectores público y privado con el fin de promover de forma proactiva la igualdad de oportunidades en el lugar de trabajo. El Consejo de NILG est� compuesto por miembros elegidos que representan a los ILG locales de todo el pa�s. A lo largo de los años, el NILG y los ILG, que están formados por miles de pequeñas, medianas y grandes empresas de todo el país, se han puesto en contacto con la OFCCP y otros organismos, como la Comisión para la Igualdad de Oportunidades en el Empleo (�EEOC�), con el objetivo común de fomentar un lugar de trabajo no discriminatorio. En respuesta a la NPRM, el NILG pretende presentar las opiniones de sus miembros y ha recogido sus aportaciones y orientaciones en la preparación de estos comentarios.

Elogiamos a la OFCCP y compartimos su compromiso de promover la igualdad de oportunidades de empleo y una retribución justa. En nuestros comentarios a continuación, ofrecemos observaciones y sugerencias destinadas a garantizar a todas las personas la igualdad de oportunidades de empleo y, al mismo tiempo, equilibrar el legítimo interés de la comunidad de contratistas en garantizar que las medidas adoptadas por la Agencia se basan en supuestos válidos y minimizar las cargas administrativas.

I. Respuesta general a la NPRM

Como se ha indicado anteriormente, el NILG comparte el compromiso de la OFCCP con la igualdad de oportunidades en todas las condiciones de empleo, incluida la retribución. No hay duda de que garantizar la no discriminación en la remuneración de los contratistas federales es un objetivo importante. Sin embargo, nos preocupa el concepto de analizar y comparar la información sobre retribución de las empresas en una única herramienta de recopilación de datos de "talla única". En el sector privado no existe una manera uniforme de fijar los salarios. De hecho, hay tantas formas diferentes de fijar y determinar la remuneración como empresas en este país. Los empresarios fijan los salarios de forma diferente, determinan los aumentos salariales de forma diferente y realizan los ajustes de los regímenes salariales de forma diferente.

En consecuencia, creemos que la teoría de la OFCCP de que el Informe sobre igualdad de retribución propuesto generará datos para un análisis y una comparación eficaces es errónea. Debido a la gran divergencia en las formas en que los contratistas federales pagan a sus empleados, no puede haber una "talla única para todos" enfoque para recoger y analizar la compensación. Un análisis adecuado de la retribución sólo puede llevarse a cabo comprendiendo el sistema de retribución de cada empresa y diseñando un modelo adecuado específicamente para ella. Un informe general que recoja información genérica rara vez arrojará resultados fiables para determinar si existe discriminación en materia de retribución o si es realmente necesario un análisis más profundo. Además, debido a la amplia gama de empleados en las distintas categorías EEO-1, las diferencias en la remuneración por categoría EEO-1 entre los distintos empleadores no pueden identificar o predecir con exactitud qué empleadores tienen prácticas de remuneración discriminatorias.

El NILG recomienda que el informe sobre igualdad de retribución no se utilice como herramienta para identificar posibles discriminaciones mediante el análisis y la comparación de empleados de distintas plantillas. Teniendo en cuenta la falta de utilidad prevista de tales análisis, por las razones expuestas en el presente documento, animamos a la OFCCP a reconsiderar los planes para aplicar el Informe sobre igualdad de retribución tal como se propone. En consecuencia, el NILG presenta a continuación sus comentarios en un esfuerzo por aumentar la eficacia del informe final sobre igualdad de retribución. Además, el NILG sugiere que la OFCCP elabore directrices generales sobre cómo debe analizarse la retribución para permitir a los contratistas federales adaptar los principios generales de la Agencia a sus propios sistemas de retribución y realizar análisis proactivos, según proceda.

En un esfuerzo por proporcionar comentarios útiles a la Agencia, el NILG plantea preocupaciones sobre cuestiones específicas en el NPRM. Nuestro objetivo es garantizar que se recopila la información más adecuada de la manera más eficiente, asegurando al mismo tiempo que los contratistas y la OFCCP no se vean sobrecargados con requisitos ineficaces. En consecuencia, el NILG ofrece las siguientes aportaciones:

La OFCCP ha propuesto a los contratistas cubiertos que presenten el Informe sobre igualdad de retribución antes del 31 de marzo, que contiene: (1) los ingresos del año natural W-2; (2) de cada empleado incluido en el Informe EEO-1 del contratista; (3) que se presenta antes del 30 de septiembre del año anterior. Como sugiere la complejidad de la frase anterior, los requisitos propuestos para el informe sobre igualdad de retribución plantean múltiples problemas a la mayoría de los contratistas.

La OFCCP propone que los contratistas presenten los ingresos anuales totales del formulario W-2 en el informe sobre igualdad salarial. El NILG considera que sería mejor comparar el salario anual de los empleados en una fecha específica (como la fecha del informe EEO-1, que se analiza más adelante). El NILG sugiere respetuosamente que el uso de los ingresos anuales totales del W-2 no proporcionará la mejor información sobre compensación para el análisis.

La comparación de los ingresos anuales totales del formulario W-2 producirá resultados incoherentes porque los empleados cambian con frecuencia de situación laboral como consecuencia de su contratación, ascenso, traslado, descenso de categoría, rescisión del contrato, despido, reincorporación, excedencia y otros factores. Además, los ingresos W-2 incluyen muchos componentes de la renta imponible más allá de la compensación por el rendimiento del trabajo, como los gastos de traslado, la indemnización diferida, la indemnización por despido (a menudo calculada en función de la antigüedad), determinados pagos por jubilación y determinados pagos por incapacidad a largo plazo, entre otros. Los ingresos del W-2 también tienen en cuenta el pago de las horas extraordinarias, lo que distorsionaría los datos de los distintos sectores y estados que calculan las horas extraordinarias de forma diferente. Además, los ingresos del W-2 no tienen en cuenta las distintas elecciones voluntarias de los empleados antes de impuestos, como las contribuciones 401(k), 403(b) o la Sección 125. Dadas estas variables, los ingresos del W-2 no son un indicador preciso de las posibles disparidades salariales entre géneros o entre razas y etnias.

Aunque reconocemos que la tasa salarial anual no proporciona necesariamente información sobre todos los tipos de retribución, como primas, comisiones, horas extraordinarias o paga de vacaciones, suele influir en estos otros componentes de la retribución. Además, considerar y comparar primas o comisiones sería engañoso y desviaría la atención de la investigación sobre si hubo discriminación en la retribución. Las primas y las comisiones se basan en la capacidad, la contribución, el esfuerzo y el rendimiento individuales. Incluir este tipo de retribución sin controlar el rendimiento real sesgaría cualquier análisis de disparidad correspondiente. Además, el uso de la tasa salarial anual también elimina las variables salariales que dependen totalmente de la elección del empleado, como las deducciones antes de impuestos, como las 401(k) y las elecciones de seguro o las horas extraordinarias voluntarias rechazadas por los empleados.

Debido a que muchos factores fuera del control de un empleador afectan a los ingresos totales anuales W-2, la OFCCP debe recopilar la tasa de salario anual, que proporcionará datos analíticos más eficaces y útiles.

La propuesta de informe sobre igualdad salarial exige a los contratistas que comuniquen los ingresos de cada empleado incluido en el informe EEO-1 presentado antes del 30 de septiembre del año anterior. La dificultad de este sistema de notificación propuesto estriba en la necesidad de conciliar los datos de los empleados de dos períodos de notificación distintos. En el caso del informe EEO-1, los datos incluyen una instantánea de las personas empleadas en una fecha específica entre el 1 de julio y el 30 de septiembre. Por otra parte, los datos del Informe sobre igualdad de retribución propuesto incluirían a todos los empleados que recibieron una retribución durante el año natural anterior. En efecto, los dos informes no incluirán el mismo universo de individuos.

Por ejemplo, una persona contratada después del 30 de septiembre no se incluiría en el Informe EEO-1, pero habría recibido la remuneración correspondiente al año natural. Por lo tanto, los contratistas tendrían que determinar qué empleados eliminar de sus datos de remuneración del año natural porque no estaban empleados en la fecha en que se elaboraron los datos del Informe EEO-1. Para la mayoría de los contratistas, esto requeriría un proceso manual de comparación de los empleados en los distintos conjuntos de datos. Para la mayoría de los contratistas, esto requeriría un proceso manual de comparación de los empleados en los diferentes conjuntos de datos. Este proceso manual sería excepcionalmente largo y gravoso. Además, puede resultar una tarea imposible para algunos contratistas cuyos datos del Informe EEO-1 no incluyan los nombres de los empleados u otros identificadores únicos.

Para reducir esta carga, el informe sobre igualdad de retribución debería seguir el modelo del informe EEO-1. En concreto, el informe sobre igualdad de retribución debe incluir una instantánea de los datos salariales anuales de las personas empleadas en una fecha específica entre el 1 de julio y el 30 de septiembre.

La propuesta de informe sobre igualdad de retribución impone como fecha límite de presentación el 31 de marzo. Por razones similares a las expuestas anteriormente, el plazo de presentación del informe sobre igualdad de retribución también debería reflejar el plazo de presentación del EEO-1, que finaliza el 30 de septiembre. Este plazo de presentación garantizará la congruencia entre los empleados incluidos en el EEO-1 y en los informes sobre igualdad de retribución, al tiempo que reducirá la carga para los contratistas. Como ya se ha indicado, el uso de la tasa salarial anual es el mejor enfoque cuando se utiliza un plazo de presentación de informes del 30 de septiembre, ya que la mayoría de los contratistas no tienen la capacidad de preparar informes de ingresos W-2 para un período de tiempo que no sea un año natural.

Como alternativa, si la OFCCP decide mantener el esquema de presentación de informes propuesto y la fecha límite de presentación del 31 de marzo, solicitamos respetuosamente que los datos del Informe sobre igualdad de remuneración se "desvinculen" de los datos presentados en el Informe EEO-1. En otras palabras, si el informe sobre igualdad de retribución debe presentarse en el primer trimestre del año, tal como se propone, la OFCCP no debe exigir que los datos presentados coincidan con los de los empleados incluidos en el informe EEO-1. Por el contrario, el informe sobre igualdad de retribución debe presentarse en el primer trimestre del año, tal como se propone. En su lugar, el informe sobre igualdad de retribución debería incluir simplemente el salario base anual de todos los empleados durante el año natural anterior. Dado que el informe sobre igualdad de retribución propuesto requiere la presentación del número total de empleados por raza, origen étnico y sexo, los datos del informe sobre igualdad de retribución propuesto son independientes de los datos EEO-1 presentados anteriormente y no tienen por qué coincidir con ellos.

El informe sobre igualdad salarial propuesto también exige a los contratistas cubiertos que presenten el total de horas trabajadas por raza, etnia, sexo y categoría EEO-1 para todos los empleados. El NILG insta a la OFCCP a abandonar el requisito propuesto de que los contratistas informen de las horas reales trabajadas por los empleados en el Informe sobre igualdad de retribución. Muchos empleadores no registran las horas exactas trabajadas por los empleados exentos. Exigir a los contratistas que informen por defecto 2080 para los empleados a tiempo completo y 1040 para los empleados a tiempo parcial no reflejaría con precisión la variedad de horarios de trabajo únicos utilizados en la fuerza de trabajo moderna.

Además, muchos contratistas no mantienen toda la información solicitada en un único sistema. Por ejemplo, es posible que el sistema de nóminas de un contratista, que contiene información sobre el salario o las horas trabajadas, no incluya información demográfica o sobre la categoría EEO-1 de los empleados, que normalmente se encuentra en otro sistema de información sobre recursos humanos (HRIS). Si estos dos sistemas no se comunican, el contratista debe combinar manualmente los informes de los dos sistemas. Incluso si los sistemas se comunican, es probable que se necesiten muchas horas de programación para personalizar un informe y obtener la información necesaria.

Además, dado que la mayoría de los sistemas de información sobre recursos humanos de los contratistas incluyen el salario actual de los empleados, el NILG vuelve a plantear respetuosamente que el salario anual, sin las horas trabajadas, es el dato más apropiado y menos oneroso de recopilar.

La Agencia propone exigir la presentación de información sobre retribución por categoría profesional EEO-1. Para la gran mayoría de los miembros de la NILG, la categoría profesional más adecuada para analizar la retribución es el cargo. Las categorías de empleo EEO-1 son demasiado amplias o artificiales para un análisis significativo. Algunos miembros del NILG sugieren el uso de códigos de censo, como los utilizados en el desarrollo de programas de acción afirmativa de conformidad con la Orden Ejecutiva 11246 y los reglamentos de aplicación en 41 C.F.R. Parte 60, en lugar de las categorías EEO-1. Sin embargo, el NILG reconoce que la presentación de la información sobre las categorías EEO-1 es un paso importante en el desarrollo de programas de acción afirmativa. Sin embargo, el NILG reconoce que la presentación de información sobre remuneración por puesto de trabajo (e incluso por código censal) sería excesivamente onerosa y no es una alternativa viable ni práctica para el deseo de la OFCCP de establecer un mecanismo único de presentación de informes para todos los contratistas.

Debido a la gran disparidad en los tipos de empleos incluidos en la misma categoría EEO-1, el NILG se muestra escéptico en cuanto a que la Agencia pueda identificar eficazmente a los "discriminadores" basándose en diferencias salariales superiores a la norma del sector en varias categorías EEO-1. El NILG advierte a la Agencia de que el uso de las categorías EEO-1 como base para el informe sobre igualdad de retribución crea un riesgo significativo de producir otra herramienta fallida para analizar la retribución. La anterior encuesta sobre la igualdad de retribución, aplicada en 2000 y abandonada en 2006 por ser un mal indicador del cumplimiento, también exigía la presentación de datos sobre retribución por categoría EEO-1. El NILG duda de que el Informe sobre igualdad de retribución propuesto pueda ser más eficaz que la Encuesta OE. Por lo tanto, y tal como se ha expuesto anteriormente, el NILG sugiere a la OFCCP que no utilice el Informe sobre igualdad de retribución como herramienta de ejecución tal como se propone actualmente.

La OFCCP ha propuesto que los contratistas cubiertos estén obligados a presentar el Informe de Igualdad Salarial anualmente y ha expresado su preocupación de que un período de presentación de informes menos frecuente daría lugar a datos obsoletos o anticuados. El NILG considera que la presentación de informes cada dos años es más adecuada y supondría una carga considerablemente menor para los contratistas. En el momento en que la OFCCP recopile y analice todos los datos del Informe sobre igualdad de retribución de todos los contratistas y utilice esa información para seleccionar y programar a los contratistas para las revisiones de cumplimiento, los datos sobre retribución ya estarán obsoletos, independientemente de que se basen en datos anuales o bienales. Sin embargo, la mayoría de los sistemas de remuneración de los contratistas aplican aumentos pequeños y graduales con carácter anual y, por lo tanto, no es probable que los resultados extraídos del informe sobre igualdad de retribución de un contratista en el primer año difieran significativa o sustancialmente de los resultados extraídos del informe sobre igualdad de retribución de ese contratista en el segundo año. En consecuencia, el NILG solicita respetuosamente a la OFCCP que considere el enfoque menos oneroso de exigir a los contratistas que presenten informes cada dos años.

La OFCCP ha expresado su intención de utilizar la información del Informe sobre igualdad salarial para elaborar y publicar normas sectoriales objetivas en materia de retribución. Los miembros del NILG han expresado su preocupación por esta práctica.

Como cuestión inicial, el NILG discrepa respetuosamente con la premisa de la propuesta de la Agencia para desarrollar "normas objetivas de la industria". La idea de que la OFCCP realice análisis de compensación en toda la industria es contraria al propósito, la misión y la autoridad de la Agencia. Como se indica en el sitio web de la OFCCP:

• El propósito de la Oficina de Programas de Cumplimiento de Contratos Federales es hacer cumplir, en beneficio de los solicitantes de empleo y los asalariados, la promesa contractual de acción afirmativa e igualdad de oportunidades de empleo exigida a quienes hacen negocios con el gobierno federal.¹

El NILG no entiende cómo un análisis de la retribución en diversos sectores permitiría a la OFCCP descubrir la discriminación salarial. La comparación de la retribución de una empresa con la de otra carece de relevancia para determinar si una de esas empresas está cometiendo discriminación en materia de retribución. Como ya se ha dicho, las empresas de un mismo sector tienen prácticas y filosofías de remuneración diferentes, y compararlas entre sí no serviría de nada a la OFCCP.

Además, el NILG y sus electores se oponen específicamente a la idea propuesta por la Agencia de que las normas objetivas del sector se utilicen para presionar a los contratistas para que aumenten la remuneración de los empleados. El NPRM afirma:

• La divulgación de datos sobre remuneración resumidos a nivel sectorial permite a los contratistas y subcontratistas evaluar su estructura de remuneración junto con

^1. Departamento de Trabajo de Estados Unidos, Oficina de Programas de Cumplimiento de Contratos Federales, http://www.dol.gov/ofccp (última visita el 6 de noviembre de 2014).↩.

• los de otros del mismo sector, y proporcionar datos útiles a los empleados actuales y potenciales. Algunos de estos empresarios no querrán que se les identifique como poseedores de unos niveles salariales significativamente inferiores o diferentes a los de sus homólogos del sector, ya que esto puede animar a empleados valiosos a plantearse cambiar de empresa, o desanimar a los solicitantes que vean que en otros lugares puede haber empleos mejor pagados. Los empresarios no quieren ser conocidos como uno de los miembros peor pagados de su sector y pueden cambiar voluntariamente su estructura salarial. ²

El NILG está profundamente preocupado por la propuesta de la Agencia de que el informe sobre igualdad de retribución se utilice para "obligar" a los contratistas a modificar sus sistemas de retribución no discriminatorios. Como ya se ha indicado, las meras diferencias salariales dentro de una categoría EEO-1 entre contratistas no identifican con exactitud la discriminación salarial, ni desencadenan automáticamente la necesidad de que los contratistas modifiquen sus sistemas salariales.

Además, los contratistas no creen que las "normas objetivas del sector" de la OFCCP sean útiles para analizar las políticas y prácticas de retribución. Numerosos factores esenciales para determinar la retribución no se recogerán en el informe sobre igualdad salarial propuesto, como las funciones reales de los empleados, el tamaño de la empresa, el número total de empleados, la ubicación geográfica, el servicio específico prestado o el producto fabricado, y las prestaciones ofrecidas. Por lo tanto, este tipo de información no permitirá a los contratistas analizar mejor sus propios esquemas y sistemas internos de remuneración. Además, muchos empresarios ya utilizan estudios de retribución basados en el mercado para este mismo fin. Dichos informes son más detallados y precisos que la información que podría obtenerse de las "normas sectoriales objetivas" genéricas propuestas.

Por lo tanto, el NILG recomienda respetuosamente la OFCCP renunciar a la premisa de hacer las normas de la industria a disposición del público. Contrariamente a la evaluaci�n de la Agencia, en lugar de proporcionar una visi�n �nica de lo que una empresa debe pagar a los empleados, sostenemos que dicha informaci�n es m�s probable que cause malentendidos y percepciones err�neas de los empleados y los solicitantes, lo que resulta en menos satisfacci�n, en lugar de m�s satisfacci�n, como sugiere la Agencia.

Los miembros del NILG han expresado su preocupación por la confidencialidad de los datos sobre retribuciones que la OFCCP se propone recopilar. En concreto, la Agencia pretende recopilar información específica sobre la retribución de empleados concretos en establecimientos específicos.

Los Estados Unidos de América se fundaron sobre los principios del espíritu empresarial competitivo y exigir a las empresas privadas que divulguen información altamente confidencial sobre retribuciones sin ninguna garantía de que no se comparta en el mercado podría perjudicar a una empresa frente a sus competidores,

^2. Contratistas del Gobierno, Requisito de informar datos resumidos sobre la remuneración de los empleados, 79 Federal, Reg. 46,562, 46,563 (propuesto el 8 de agosto de 2014) (que se codificará en 41 C.F.R. pt. 60-1) (énfasis añadido). ↩

tanto nacionales como extranjeros. La información sobre retribuciones es información empresarial confidencial y sujeta a derechos de propiedad. Esta información es especialmente sensible y confidencial, ya que necesariamente proporciona información sobre estrategias competitivas, costes internos y otros detalles corporativos valiosos. La divulgación de la información sobre retribuciones de una organización, ya sea a través de la Ley de Libertad de Información (Freedom of Information Act, OFIA), por accidente o por apropiación indebida, sería perjudicial para los contratistas.

Como solución a este riesgo sustancial, el NILG propone que la OFCCP designe sumariamente el Informe sobre igualdad de retribución como confidencial y sensible, y exento de divulgación en virtud de la FOIA. Existen sólidas justificaciones para proteger el Informe sobre igualdad de retribución propuesto de la divulgación en virtud de la FOIA. Concretamente, la información sobre retribuciones podría entrar fácilmente en el ámbito de aplicación de la exención 4 de la FOIA ("secretos comerciales e información comercial o financiera obtenida de una persona y privilegiada o confidencial"), como reconoce la OFCCP en el NPRM, y de la exención 6 ("expedientes de personal cuya divulgación constituiría una invasión claramente injustificada de la intimidad").³

La OFCCP reconoce que la exención 4 de la FOIA puede proteger determinada información divulgada en el informe sobre igualdad de retribución propuesto. Sin embargo, el recurso a estas exenciones hace recaer en los contratistas que reciben la solicitud de divulgación la carga de oponerse a la presentación de "secretos comerciales e información comercial o financiera" de carácter confidencial, en lugar de ofrecer una protección absoluta. Los empresarios no deben asumir la carga de garantizar la confidencialidad de los datos sobre retribución recogidos para el Informe sobre la igualdad de retribución. De hecho, los datos sobre retribución en cuestión son incluso más confidenciales y están más protegidos que los datos demográficos que se facilitan actualmente en los informes EEO-1. Sin embargo, la EEOC prohíbe a las empresas que faciliten datos sobre retribución a sus empleados. Sin embargo, la EEOC tiene prohibido divulgar esos datos, a menos que se trate de compilaciones agregadas y sin revelar la identidad de la entidad individual.⁴

El NILG sugiere a la OFCCP que elimine esta carga de la comunidad de contratistas y proteja esta información de su divulgación sin la intervención del empresario.

Como empleadores, los contratistas federales tienen el serio deber (en algunas jurisdicciones, incluso la obligación legal) de mantener la confidencialidad de la información sobre la remuneración de los empleados. El informe sobre igualdad de retribución propuesto exige que se informe de la retribución agregada por categoría laboral EEO-1, sexo y raza/etnia en cada establecimiento. En los casos en que el número de empleados de una determinada agrupación sea reducido, la remuneración de un empleado individual se divulgaría, de hecho, no sólo mediante la presentación del informe sobre igualdad de retribución propuesto, sino también a cualquier persona a la que se conceda acceso a través de una solicitud conforme a la FOIA. No se debe exigir a los contratistas que violen la intimidad de sus empleados ni, en algunos casos, obligarles a elegir entre cumplir esta norma propuesta u otro requisito legal.

Para abordar estas preocupaciones reales sobre la privacidad, el alcance de la divulgación en virtud del Informe sobre igualdad de retribución debe limitarse a grupos de veinticinco o más empleados por sexo y raza/etnia en cualquier categoría laboral EEO-1, con un mínimo de cinco empleados en cada grupo combinado de sexo y raza/etnia, en un establecimiento. Por ejemplo, si en un establecimiento hay menos de veinticinco mujeres en una determinada categoría laboral EEO-1, no se exigirá la divulgación de la remuneración. Del mismo modo, si hay menos de veinticinco

^3. 5 U.S.C. �� 552(b)(4), (6) (2009).↩
^4. 29 C.F.R. � 1610.18 (2013).↩

empleados de una determinada raza/etnia y categoría laboral EEO-1 en un establecimiento, no debe divulgarse la retribución de esas personas a través del informe sobre igualdad salarial propuesto. Además, cuando aparezcan menos de cinco empleados en cada grupo combinado de sexo y raza/etnia, como las mujeres nativas americanas o los hombres negros, el empresario no deberá informar sobre la retribución de estas personas seleccionadas en el informe sobre igualdad de retribución. Aumentar de este modo el umbral mínimo de empleados que deben declarar protegerá los datos confidenciales sobre retribución individual.

El NILG solicita respetuosamente detalles sobre la confidencialidad y la seguridad de los datos confidenciales relativos a la retribución de los empleados y las empresas que figuran en la base de datos electrónica de la OFCCP. Específicamente, el NILG anima a la Agencia a emplear las siguientes salvaguardias, entre otras: (1) cargar los datos en un directorio dedicado y encriptado y proporcionar un recibo para las cargas exitosas; (2) limitar estrictamente el acceso a los datos cargados a aquellos dentro de la Agencia que tengan una necesidad expresa; (3) proteger el acceso a los datos con una contraseña con estándares aceptables de la industria, por ejemplo, 12 caracteres con al menos una letra, al menos un número, al menos una letra mayúscula, al menos un carácter especial y sin patrones repetitivos o palabras del diccionario; (4) almacenar los datos en un lugar seguro y cifrado que no esté basado en la nube; (5) denegar el acceso remoto a los datos; (6) aplicar un período de conservación de datos específico y basado en el tiempo; y (7) garantizar que se aplican salvaguardias similares si se subcontratan datos o análisis a contratistas privados.

En consecuencia, el Consejo de NILG solicita a la Agencia que no siga adelante con la aplicación del informe sobre igualdad de retribución hasta que se desarrollen, prueben y perfeccionen las salvaguardias adecuadas para garantizar la protección de los datos salariales altamente sensibles de las empresas.

La OFCCP propone exigir a los contratistas que presenten el informe sobre igualdad de retribución por vía electrónica. La mayoría de los contratistas están a favor de poder presentar la información electrónicamente, siempre que se adopten las medidas de seguridad necesarias. Sin embargo, el NILG recomienda que la Agencia prevea excepciones para aquellos contratistas, independientemente de su tamaño, que no tengan la capacidad tecnológica para interactuar con el sistema desarrollado por la Agencia.

El NILG solicita orientaciones para la aplicación de la propuesta de informe sobre igualdad de retribución para los contratistas con planes funcionales de acción positiva (Functional Affirmative Action Plans, "FAAP"). El NPRM no se pronuncia sobre el impacto del informe sobre igualdad salarial de los FAAP. Los contratistas que administran Planes de Acción Afirmativa por unidad funcional o de negocio aprobada necesitan orientación sobre su presentación del Informe de Igualdad Salarial, que actualmente requiere la presentación por establecimiento de negocio.

La OFCCP ha solicitado información sobre la necesidad de recopilar datos adicionales sobre remuneración a partir del IPEDS. Dado el alcance de los requisitos de información existentes de los empleadores de IPEDS con el Departamento de Educación de EE.UU., el NILG no cree que exista la necesidad de recopilar más datos de compensación de estas entidades a través del Informe de Igualdad Salarial. Además, por las razones expuestas anteriormente, que se magnifican en un entorno de educación postsecundaria, el establecimiento de una norma industrial para la remuneración que cubra a los empleadores IPEDS no es razonable. Por consiguiente, el NILG solicita que se exima al IPEDS de presentar el informe sobre igualdad de retribución.

La OFCCP estima que el coste para cada contratista en el cumplimiento de la NPRM es de 684 dólares por establecimiento o 2.176 dólares por empresa. El NILG cree que la estimaci�n de la Agencia se queda corta en una evaluaci�n precisa de los costes. Nuestros electores aconsejan que el coste de cumplimiento requerirá miles de dólares sólo en programación y recursos de tecnología de la información. La carga que supondría conciliar manualmente los datos superaría con creces los 1.000 dólares por establecimiento. Como señala un contratista, para una empresa con 300 establecimientos, incluso si la estimación de 684 dólares es exacta, supondría un coste asombroso de 205.200 dólares para esa organización. El tiempo y la carga monetaria de esta NPRM son significativos y, sobre la base de los puntos expuestos anteriormente, superan la utilidad estimada del informe.

Por último, la OFCCP estima que los contratistas con sistemas automatizados tardarán seis horas por establecimiento en generar los datos del informe, realizar los análisis, cumplimentar el formulario de informe en línea, revisar el informe y presentarlo a la OFCCP. La mayoría de los miembros del NILG no están de acuerdo con esta estimación y esperan que la presentación real del informe sobre igualdad de retribución lleve bastante más tiempo. Con la necesidad de fusionar los datos de múltiples bases de datos y conciliar los individuos incluidos en el Informe EEO-1 con los datos de compensación requeridos, la mayoría de los contratistas estiman que el tiempo necesario para preparar el informe es de al menos un día por establecimiento. Para los contratistas con múltiples establecimientos, este compromiso de tiempo es amplio.

Dadas las grandes cargas que el Informe sobre igualdad de retribución propuesto impone a los contratistas, el NILG solicita a la OFCCP que proporcione medidas adicionales antes de la plena aplicación del Informe sobre igualdad de retribución.

Los miembros del NILG están unánimemente a favor de que la OFCCP lleve a cabo un pequeño programa piloto para evaluar la utilidad del informe de igualdad salarial, tal y como recomienda el Consejo Nacional de Investigación, antes de implantar un informe obligatorio para todos los contratistas cubiertos.⁵

Este sistema

^5. National Research Council of the National Academies, Committee on National Statistics, Collecting Compensation Data from Employers (2013), en 87, disponible en http://www.nap.edu/openbook.php?record_id=13496 (�Collecting Compensation Data�)↩.

se utilizó con la Encuesta EO, que dio lugar a la rescisión de ese programa cuando los estudios demostraron que la Encuesta EO no era un predictor eficaz del cumplimiento. Tanto la Agencia como la comunidad de contratistas se beneficiarían de un despliegue a pequeña escala y de tiempo para analizar los resultados de la capacidad del Informe sobre igualdad de retribución para predecir la discriminación salarial.

El NILG solicita respetuosamente a la Agencia que conceda a los contratistas al menos un año para aplicar los cambios necesarios en los sistemas y la programación. Los programadores del HRIS necesitan tiempo para: (1) comprender los entresijos de los requisitos normativos; (2) diseñar los cambios tecnológicos necesarios para cumplir los requisitos; (3) programar la tecnología en consecuencia; y (4) probar los cambios de configuración para garantizar una funcionalidad adecuada. Cada una de estas cuatro fases requiere mucho tiempo y está sujeta a contratiempos. Un periodo de implantación de un año proporcionará tiempo suficiente para garantizar que los contratistas tengan la capacidad de cumplir los nuevos requisitos.

Agradecemos a la OFCCP su consideración de nuestros comentarios y sugerencias. Si la Agencia desea discutir esta carta de comentarios, por favor póngase en contacto con Mickey Silberman, NILG Board Counsel, en (303) 225-2400 o [email protected].

Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.