Comentario del Grupo Nacional de Enlace con la Industria sobre la Notificación de Propuesta de Reglamentación de la OFCCP relativa al requisito de informar datos resumidos sobre la remuneración de los empleados.

El Grupo Nacional de Enlace con la Industria (NILG) envía comentarios de forma rutinaria sobre las normas propuestas que afectan a las obligaciones de igualdad de oportunidades en el empleo y acción afirmativa de los contratistas federales. La Junta Directiva del NILG cree que representar de esta manera las opiniones de nuestros miembros del ILG en todo el país es fundamental para cumplir nuestra misión y visión.

A continuación se incluye nuestro comentario al Aviso de Propuesta de Reglamentación de la OFCCP sobre el requisito de informar datos resumidos sobre la remuneración de los empleados (o el Informe sobre igualdad salarial). La Junta Directiva de la NILG realizó una encuesta entre la comunidad de la ILG para recabar opiniones y comentarios sobre los diversos puntos planteados en el comentario y se esforzó por presentar la opinión mayoritaria en todos los casos. Agradecemos a quienes participaron en la encuesta y les pedimos que sigan aportando sus opiniones sobre cuestiones futuras.

Para obtener más información sobre el Grupo Nacional de Enlace con la Industria, visite nuestro sitio web en www.nationalilg.org.

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Debra A. Carr
Directora, División de Desarrollo de Políticas y Programas
Oficina de Programas de Cumplimiento de Contratos Federales
Departamento de Trabajo de los Estados Unidos
Sala C-3325
200 Constitution Avenue, NW
Washington, DC 20210

Estimado director Carr:

El Grupo Nacional de Enlace con la Industria (NILG) agradece la oportunidad de comentar la Notificación de Propuesta de Reglamentación sobre Contratistas del Gobierno, Requisito de Presentar Datos Resumidos sobre la Remuneración de los Empleados (NPRM) publicada por la OFCCP en el Registro Federal el 8 de agosto de 2014.

A modo de antecedentes, el NILG se creó hace más de treinta años como un foro para que la Oficina de Programas de Cumplimiento de Contratos Federales (OFCCP o Agencia) y los contratistas federales trabajaran juntos en pro de la igualdad de oportunidades en el lugar de trabajo. En todo el país se han formado grupos locales de enlace con la industria (ILG) para promover esta asociación única de cooperación entre el sector público y el privado con el fin de fomentar de forma proactiva la igualdad de oportunidades en el empleo. La Junta del NILG está compuesta por miembros elegidos que representan a los ILG locales de todo el país. A lo largo de los años, el NILG y los ILG, que están compuestos por miles de pequeños, medianos y grandes empleadores de todo el país, se han puesto en contacto con la OFCCP y otras agencias, como la Comisión para la Igualdad de Oportunidades en el Empleo (EEOC), con el objetivo común de fomentar un lugar de trabajo no discriminatorio. En respuesta a la NPRM, la NILG pretende presentar las opiniones de sus miembros y ha recopilado sus aportaciones y orientaciones para preparar estos comentarios.

Elogiamos a la OFCCP y compartimos su compromiso con la promoción de la igualdad de oportunidades en el empleo y la remuneración justa. En nuestros comentarios a continuación, ofrecemos observaciones y sugerencias destinadas a garantizar que todas las personas tengan las mismas oportunidades de empleo y, al mismo tiempo, equilibrar el interés legítimo de la comunidad de contratistas en garantizar que las medidas adoptadas por la Agencia se basen en supuestos válidos y minimicen las cargas administrativas.

I. Respuesta general a la NPRM

Como se ha señalado anteriormente, la NILG comparte el compromiso de la OFCCP con la igualdad de oportunidades en todos los aspectos del empleo, incluida la remuneración. No hay duda de que garantizar la no discriminación en la remuneración por parte de los contratistas federales es un objetivo importante. Sin embargo, nos preocupa el concepto de analizar y comparar la información sobre la remuneración de los empleadores en una única herramienta de recopilación de datos «única para todos». No existe una forma uniforme de fijar los salarios en el sector privado. De hecho, hay tantas formas diferentes de fijar y determinar la remuneración como empresas hay en este país. Los empleadores fijan los salarios de forma diferente, determinan los aumentos salariales de forma diferente y realizan ajustes en los sistemas de remuneración de forma diferente.

Por consiguiente, creemos que la teoría de la OFCCP de que el informe sobre igualdad salarial propuesto generará datos para un análisis y una comparación eficaces es errónea. Debido a las grandes diferencias que existen en la forma en que los contratistas federales pagan a sus empleados, no puede haber un enfoque único para recopilar y analizar la remuneración. Solo se puede realizar un análisis adecuado de la remuneración si se comprende el sistema de remuneración de cada empresa y se diseña un modelo adecuado específicamente para esa empresa. Un informe general que recopile información genérica rara vez arrojará resultados fiables para determinar si existe discriminación salarial o si es realmente necesario realizar un análisis más detallado. Además, debido a la amplia gama de empleados en las distintas categorías EEO-1, las diferencias salariales por categoría EEO-1 entre los distintos empleadores no permiten identificar o predecir con precisión qué empleadores tienen prácticas salariales discriminatorias.

El NILG recomienda que el Informe sobre igualdad salarial no se utilice como herramienta para identificar posibles casos de discriminación mediante el análisis y la comparación de empleados de diferentes plantillas. Teniendo en cuenta la falta de utilidad prevista que tendrían dichos análisis, por las razones expuestas en el presente documento, animamos a la OFCCP a que reconsidere sus planes de implementar el Informe sobre igualdad salarial tal y como se ha propuesto. En consecuencia, el NILG ofrece a continuación una serie de comentarios con el fin de aumentar la eficacia del Informe sobre igualdad salarial definitivo. Además, el NILG sugiere que la OFCCP elabore directrices generales sobre cómo debe analizarse la remuneración para que los contratistas federales puedan adaptar los principios generales de la Agencia a sus propios sistemas de remuneración individuales y realizar análisis proactivos, según proceda.

Con el fin de proporcionar comentarios útiles a la Agencia, el NILG plantea sus inquietudes sobre cuestiones específicas del NPRM. Nuestro objetivo es garantizar que se recopile la información más adecuada de la manera más eficiente, al tiempo que se garantiza que los contratistas y la OFCCP no se vean sobrecargados con requisitos ineficaces. En consecuencia, el NILG ofrece las siguientes aportaciones:

La OFCCP ha propuesto que los contratistas cubiertos presenten el Informe de igualdad salarial antes del 31 de marzo, que contenga: (1) los ingresos del año natural según el formulario W-2; (2) para cada empleado incluido en el informe EEO-1 de los contratistas; (3) que se presenta antes del 30 de septiembre del año anterior. Como sugiere la complejidad de la frase anterior, los requisitos propuestos para el Informe de igualdad salarial plantean múltiples problemas para la mayoría de los contratistas.

La OFCCP propone que los contratistas presenten los ingresos anuales totales del formulario W-2 en el Informe sobre igualdad salarial. La NILG considera que un enfoque más adecuado sería comparar el salario anual de los empleados en una fecha concreta (como la fecha del informe EEO-1, que se analiza más adelante). La NILG sugiere respetuosamente que el uso de los ingresos anuales totales del formulario W-2 no proporcionará la mejor información sobre la remuneración para el análisis.

La comparación de los ingresos anuales totales del formulario W-2 producirá resultados inconsistentes, ya que los empleados cambian con frecuencia su situación laboral como consecuencia de contrataciones, ascensos, traslados, descensos de categoría, despidos, ceses temporales, reincorporaciones, permisos de ausencia y otros factores. Además, los ingresos W-2 incluyen muchos componentes de la renta imponible más allá de la remuneración por el rendimiento laboral, como los gastos de traslado, la remuneración diferida, la indemnización por despido (a menudo calculada en función de la antigüedad en el servicio), determinados pagos de jubilación y determinados pagos por incapacidad permanente, entre otros. Los ingresos W-2 también tienen en cuenta el pago de horas extras, lo que sesgaría los datos de diversos sectores y estados que calculan las horas extras de forma diferente. Además, los ingresos W-2 no tienen en cuenta diversas opciones voluntarias de los empleados antes de impuestos, como las contribuciones 401(k), 403(b) o de la sección 125. Dadas estas variables, los ingresos W-2 no son un indicador preciso de las posibles disparidades salariales entre géneros o entre razas y etnias.

Aunque reconocemos que el salario anual no refleja necesariamente todos los tipos de remuneración, como bonificaciones, comisiones, horas extras o pagas extras, suele influir en estos otros componentes de la remuneración. Además, tener en cuenta y comparar las bonificaciones o comisiones sería engañoso y distraería la atención de la investigación sobre si se ha producido discriminación salarial. Las bonificaciones y comisiones se basan en las habilidades, la contribución, el esfuerzo y el rendimiento individuales. Incluir este tipo de remuneraciones sin controlar el rendimiento real sesgaría cualquier análisis de disparidad correspondiente. Además, el uso del salario anual también elimina las variables salariales que dependen totalmente de la elección del empleado, como las deducciones antes de impuestos, como el plan 401(k) y las opciones de seguro, o las horas extras voluntarias rechazadas por los empleados.

Dado que hay muchos factores ajenos al control del empleador que afectan a los ingresos anuales totales declarados en el formulario W-2, la OFCCP debería recopilar la tasa salarial anual, lo que proporcionaría datos analíticos más eficaces y útiles.

El informe sobre igualdad salarial propuesto exige a los contratistas que comuniquen los ingresos de cada empleado incluido en el informe EEO-1 presentado por los contratistas antes del 30 de septiembre del año anterior. La dificultad de este sistema de información propuesto radica en la necesidad de conciliar a los empleados de dos períodos de información distintos. En el informe EEO-1, los datos incluyen una instantánea de las personas empleadas en una fecha específica entre el 1 de julio y el 30 de septiembre. Por otro lado, los datos del informe sobre igualdad salarial propuesto incluirían a todos los empleados que recibieron un salario durante el año natural anterior. En efecto, los dos informes no incluirán el mismo universo de personas.

Por ejemplo, una persona contratada después del 30 de septiembre no se incluiría en el informe EEO-1, pero habría recibido su salario correspondiente al año natural. Por lo tanto, los contratistas tendrían que determinar qué empleados eliminar de los datos de remuneración del año natural, ya que no estaban empleados en la fecha en que se prepararon los datos del informe EEO-1. Para la mayoría de los contratistas, esto requeriría un proceso manual de comparación de los empleados en los diferentes conjuntos de datos. Este proceso manual sería excepcionalmente lento y pesado. Además, puede ser una tarea imposible para algunos contratistas cuyos datos del informe EEO-1 no incluyen los nombres de los empleados u otros identificadores únicos.

Para reducir esta carga, el Informe sobre igualdad salarial debería seguir el modelo del sistema de información EEO-1. En concreto, el Informe sobre igualdad salarial debería incluir un resumen de los datos salariales anuales de las personas empleadas en una fecha concreta entre el 1 de julio y el 30 de septiembre.

El informe sobre igualdad salarial propuesto establece como fecha límite para su presentación el 31 de marzo. Por razones similares a las expuestas anteriormente, la fecha límite para la presentación del informe sobre igualdad salarial también debería coincidir con la fecha límite para la presentación del informe EEO-1, el 30 de septiembre. Esta fecha límite garantizará la congruencia entre los empleados incluidos en los informes EEO-1 y sobre igualdad salarial, al tiempo que reducirá la carga para los contratistas. Como se ha comentado, el uso de la tasa salarial anual es el mejor enfoque cuando se utiliza una fecha límite de presentación del informe el 30 de septiembre, ya que la mayoría de los contratistas no tienen la capacidad de preparar informes de ingresos W-2 para un período de tiempo distinto al año natural.

Por otra parte, si la OFCCP decide mantener el sistema de presentación de informes propuesto y la fecha límite de presentación del 31 de marzo, solicitamos respetuosamente que los datos del Informe sobre igualdad salarial se «separa» de los datos presentados en el Informe EEO-1. En otras palabras, si el Informe sobre igualdad salarial se presenta en el primer trimestre del año, tal y como se propone, la OFCCP no debería exigir que los datos presentados coincidan con los empleados incluidos en el Informe EEO-1. Más bien, el Informe de Igualdad Salarial debería incluir simplemente el salario base anual de todos los empleados durante el año natural anterior. Dado que el Informe de Igualdad Salarial propuesto exige la presentación del número total de empleados por raza, etnia y género, los datos del Informe de Igualdad Salarial propuesto son independientes de los datos EEO-1 presentados anteriormente y no es necesario que coincidan con ellos.

El informe sobre igualdad salarial propuesto también exige a los contratistas afectados que presenten el total de horas trabajadas por raza, etnia, género y categoría EEO-1 para todos los empleados. La NILG insta a la OFCCP a que abandone el requisito propuesto de que los contratistas informen de las horas reales trabajadas por los empleados en el informe sobre igualdad salarial. Muchos empleadores no registran las horas exactas trabajadas por los empleados exentos. Exigir a los contratistas que informen de 2080 horas por defecto para los empleados a tiempo completo y 1040 para los empleados a tiempo parcial no reflejaría con precisión la variedad de horarios de trabajo únicos que se utilizan en la fuerza laboral moderna.

Además, muchos contratistas no mantienen toda la información solicitada en un solo sistema. Por ejemplo, el sistema de nóminas de un contratista que almacena información sobre salarios o horas trabajadas puede no incluir información demográfica o de la categoría EEO-1 de los empleados, que suele almacenarse en un sistema de información de recursos humanos (HRIS) independiente. Si estos dos sistemas no se comunican entre sí, el contratista debe combinar manualmente los informes de ambos sistemas. Incluso si los sistemas se comunican entre sí, probablemente se necesitarían muchas horas de programación para personalizar un informe que genere la información requerida.

Además, dado que la mayoría de los sistemas de información de recursos humanos (HRIS) de los contratistas incluyen el salario actual de los empleados, el NILG vuelve a plantear respetuosamente que el salario anual, sin incluir las horas trabajadas, es el dato más adecuado y menos gravoso de recopilar.

La Agencia propone exigir la presentación de información sobre la remuneración por categoría laboral EEO-1. Para la gran mayoría de los constituyentes del NILG, el título del puesto es la categoría laboral más adecuada para analizar la remuneración. Las categorías laborales EEO-1 son demasiado amplias o artificiales para realizar un análisis significativo. Algunos miembros de la NILG sugieren utilizar códigos censales, como los utilizados en el desarrollo de programas de acción afirmativa de conformidad con la Orden Ejecutiva 11246 y las normas de aplicación del título 41 del Código de Regulaciones Federales (CFR), parte 60, en lugar de las categorías EEO-1. Sin embargo, el NILG reconoce que la presentación de información sobre la remuneración por cargo (e incluso por código censal) sería excesivamente onerosa y no es una alternativa viable ni práctica para el deseo de la OFCCP de establecer un mecanismo único de presentación de informes para todos los contratistas.

Debido a la gran disparidad en los tipos de puestos de trabajo incluidos en la misma categoría EEO-1, el NILG se muestra escéptico respecto a que la Agencia pueda identificar eficazmente los «discriminadores» basándose en las diferencias salariales que superan el estándar del sector en diversas categorías EEO-1. El NILG advierte a la Agencia de que utilizar las categorías EEO-1 como base para el Informe sobre igualdad salarial crea un riesgo significativo de producir otra herramienta fallida para analizar la remuneración. La antigua encuesta EO, implementada en 2000 y abandonada en 2006 por ser un mal indicador del cumplimiento, también exigía la presentación de datos sobre remuneración por categoría EEO-1. El NILG duda que el informe sobre igualdad salarial propuesto pueda ser más eficaz que la encuesta EO. Por lo tanto, y tal y como se ha expuesto anteriormente, el NILG sugiere a la OFCCP que no utilice el informe sobre igualdad salarial como herramienta de aplicación de la ley tal y como se propone actualmente.

La OFCCP ha propuesto que los contratistas cubiertos estén obligados a presentar el Informe sobre igualdad salarial anualmente y ha expresado su preocupación por que un periodo de presentación de informes menos frecuente daría lugar a datos obsoletos o desactualizados. El NILG considera que la presentación de informes cada dos años es más adecuada y supondría una carga mucho menor para los contratistas. Para cuando la OFCCP recopile y analice todos los datos del Informe sobre igualdad salarial de todos los contratistas y utilice esa información para seleccionar y programar las revisiones de cumplimiento de los contratistas, los datos sobre remuneración ya estarán desactualizados, ya sea que se basen en datos anuales o bienales. Sin embargo, la mayoría de los planes de remuneración de los contratistas aplican pequeños aumentos graduales sobre una base anual y, por lo tanto, es poco probable que los resultados extraídos del informe sobre igualdad salarial de un contratista en el primer año sean significativamente o sustancialmente diferentes de los resultados extraídos del informe sobre igualdad salarial de ese contratista en el segundo año. En consecuencia, el NILG solicita respetuosamente a la OFCCP que considere el enfoque menos oneroso de exigir a los contratistas que presenten informes cada dos años.

La OFCCP ha expresado su intención de utilizar la información del Informe sobre igualdad salarial para desarrollar y publicar normas objetivas para la remuneración en el sector. Los miembros de la NILG han expresado su preocupación por esta práctica.

En primer lugar, el NILG respetuosamente discrepa con la premisa de la propuesta de la Agencia de desarrollar «estándares objetivos para la industria». La idea de que la OFCCP realice análisis de compensación en toda la industria es contraria al propósito, la misión y la autoridad de la Agencia. Como se indica en el sitio web de la OFCCP:

• El objetivo de la Oficina de Programas de Cumplimiento de Contratos Federales es hacer cumplir, en beneficio de los solicitantes de empleo y los asalariados, la promesa contractual de acción afirmativa e igualdad de oportunidades en el empleo que se exige a quienes hacen negocios con el gobierno federal.¹

El NILG no tiene claro cómo un análisis de la remuneración en diversos sectores permitiría a la OFCCP detectar la discriminación salarial. Comparar la remuneración de una empresa con la de otra no tiene ninguna relevancia a la hora de determinar si una de esas empresas está cometiendo discriminación salarial. Como se ha comentado, las empresas del mismo sector tienen prácticas y filosofías de remuneración diferentes, y compararlas entre sí no serviría de nada a la OFCCP.

Además, la NILG y sus miembros se oponen específicamente a la idea propuesta por la Agencia de que se utilicen los estándares objetivos de la industria para presionar a los contratistas a aumentar la remuneración de los empleados. La NPRM establece lo siguiente:

• La divulgación de los datos sobre remuneración resumidos a nivel sectorial permite a los contratistas y subcontratistas evaluar su estructura salarial junto con

^1. Departamento de Trabajo de los Estados Unidos, Oficina de Programas de Cumplimiento de Contratos Federales, http://www.dol.gov/ofccp (última visita el 6 de noviembre de 2014).↩

• los de otras empresas del mismo sector, y proporcionar datos útiles a los empleados actuales y potenciales. Algunos de estos empleadores no querrán que se les identifique como empresas con estándares salariales significativamente más bajos o diferentes de los de sus homólogos del sector, ya que esto podría animar a los empleados valiosos a plantearse cambiar de empresa o desanimar a los candidatos que vean que pueden encontrar trabajos mejor remunerados en otros lugares. Los empleadores no quieren que se les conozca como uno de los miembros con salarios más bajos de su sector y pueden cambiar voluntariamente su estructura salarial. ²

La NILG está profundamente preocupada por la propuesta de la Agencia de utilizar el Informe sobre igualdad salarial para «avergonzar» a los contratistas y que modifiquen sus planes de remuneración no discriminatorios. Como se ha comentado anteriormente, las meras diferencias salariales dentro de una categoría EEO-1 entre contratistas no identifican con precisión la discriminación salarial, ni implican automáticamente la necesidad de que los contratistas modifiquen sus sistemas salariales.

Además, los contratistas no creen que los «estándares objetivos de la industria» de la OFCCP sean útiles para analizar las políticas y prácticas de remuneración. El informe sobre igualdad salarial propuesto no tendrá en cuenta numerosos factores esenciales para determinar la remuneración, como las funciones reales de los empleados, el tamaño de la empresa, el número total de empleados, la ubicación geográfica, el servicio específico prestado o el producto fabricado y las prestaciones ofrecidas. Por lo tanto, este tipo de información no permitirá a los contratistas analizar mejor sus propios planes y sistemas de remuneración internos. Además, muchos empleadores ya utilizan estudios de remuneración basados en el mercado para este mismo fin. Estos informes son más detallados y precisos que la información que se podría obtener de las «normas objetivas del sector» genéricas propuestas.

Por lo tanto, el NILG recomienda respetuosamente a la OFCCP que renuncie a la premisa de hacer públicos los estándares de la industria. Contrariamente a la evaluación de la Agencia, en lugar de proporcionar una visión única de lo que una empresa debería pagar a sus empleados, consideramos que dicha información es más probable que provoque malentendidos y percepciones erróneas por parte de los empleados y solicitantes, lo que daría lugar a una menor satisfacción, en lugar de una mayor satisfacción, como sugiere la Agencia.

Los miembros de la NILG han expresado su profunda preocupación por la confidencialidad de los datos sobre remuneración que la OFCCP propone recopilar. Concretamente, la Agencia pretende recopilar información específica sobre la remuneración de empleados concretos en establecimientos específicos.

Los Estados Unidos de América se fundaron sobre los principios del espíritu empresarial competitivo, y exigir a las empresas privadas que divulguen información altamente confidencial sobre las remuneraciones sin garantía de que no se divulgará en el mercado podría perjudicar a una empresa frente a sus competidores.

^2. Contratistas del Gobierno, Obligación de informar datos resumidos sobre la remuneración de los empleados, 79 Federal, Reg. 46.562, 46.563 (propuesto el 8 de agosto de 2014) (que se codificará en 41 C.F.R. pt. 60-1) (énfasis añadido). ©

tanto nacionales como extranjeros. La información sobre remuneraciones es confidencial y constituye información comercial privada. Esta información es especialmente sensible y confidencial, ya que necesariamente proporciona información sobre estrategias competitivas, costes internos y otros detalles corporativos valiosos. La divulgación de la información sobre remuneraciones de una organización, ya sea a través de la Ley de Libertad de Información (FOIA), de forma accidental o por apropiación indebida, sería perjudicial para los contratistas.

Como solución a este riesgo sustancial, NILG propone que la OFCCP designe de manera sumaria el Informe sobre igualdad salarial como confidencial y sensible, y lo exima de divulgación en virtud de la FOIA. Existen justificaciones sólidas para proteger el Informe sobre igualdad salarial propuesto de la divulgación en virtud de la FOIA. Concretamente, la información sobre la remuneración podría entrar fácilmente en el ámbito de la exención 4 de la FOIA («secretos comerciales e información comercial o financiera obtenida de una persona y privilegiada o confidencial»), tal y como reconoce la OFCCP en la NPRM, y en el ámbito de la exención 6 («expedientes de personal cuya divulgación constituiría una invasión claramente injustificada de la privacidad»).³

La OFCCP reconoce que la exención 4 de la FOIA puede proteger cierta información revelada en el informe sobre igualdad salarial propuesto. Sin embargo, basarse en estas exenciones supone una carga para los contratistas que reciben la solicitud de divulgación, ya que deben oponerse a la divulgación de «secretos comerciales e información comercial o financiera» confidenciales, en lugar de ofrecer protecciones directas. Los empleadores no deben asumir la carga de garantizar la confidencialidad de los datos sobre remuneración recopilados para el Informe sobre igualdad salarial. De hecho, los datos sobre remuneración en cuestión son aún más confidenciales y privados que los datos demográficos que se proporcionan actualmente en los informes EEO-1. Sin embargo, la EEOC tiene prohibido divulgar esos datos, salvo en forma de compilaciones agregadas y sin revelar la identidad de la entidad individual.⁴

El NILG sugiere que la OFCCP elimine esta carga de la comunidad de contratistas y proteja esta información de su divulgación sin la intervención del empleador.

Como empleadores, los contratistas federales tienen la importante responsabilidad (en algunas jurisdicciones, incluso una obligación legal) de mantener la confidencialidad de la información sobre la remuneración de los empleados. El informe sobre igualdad salarial propuesto exige que se comunique la remuneración agregada por categoría laboral EEO-1, sexo y raza/etnia en cada establecimiento. Cuando el número de empleados de un grupo concreto es reducido, la remuneración de cada empleado se revelaría, en la práctica, no solo mediante la presentación del informe sobre igualdad salarial propuesto, sino también a cualquier persona a la que se le conceda acceso a través de una solicitud en virtud de la Ley de Libertad de Información (FOIA). No se debe exigir a los contratistas que violen la privacidad individual de sus empleados ni, en algunos casos, obligarlos a elegir entre cumplir con esta norma propuesta u otro requisito legal.

Para abordar estas preocupaciones reales sobre la privacidad, el alcance de la divulgación en el Informe sobre igualdad salarial debería limitarse a grupos de veinticinco o más empleados por género y raza/etnia en cualquier categoría laboral EEO-1, con un mínimo de cinco empleados en cada grupo combinado de género y raza/etnia, en un establecimiento. Por ejemplo, cuando haya menos de veinticinco mujeres en una categoría laboral EEO-1 determinada en un establecimiento, no debería haber ningún requisito de divulgación de la remuneración. Del mismo modo, cuando haya menos de veinticinco

^3. 5 U.S.C. �� 552(b)(4), (6) (2009).↩
^4. 29 C.F.R. � 1610.18 (2013).↩

Los empleados de una determinada raza/etnia y categoría laboral EEO-1 en un establecimiento no deben ver divulgada su remuneración a través del Informe de Igualdad Salarial propuesto. Además, cuando menos de cinco empleados aparezcan en cada grupo combinado de género y raza/etnia, como las mujeres nativas americanas o los hombres negros, no se debe exigir al empleador que informe de la remuneración de estas personas seleccionadas en el Informe de Igualdad Salarial. El aumento del umbral mínimo de población de empleados que deben declararse de esta manera protegerá los datos confidenciales sobre la remuneración individual.

La NILG solicita respetuosamente detalles sobre la confidencialidad y seguridad de los datos confidenciales sobre la remuneración de los empleados y las empresas que figuran en la base de datos electrónica de la OFCCP. En concreto, la NILG anima a la Agencia a emplear las siguientes medidas de seguridad, entre otras: (1) cargar los datos en un directorio específico y cifrado y proporcionar un recibo de las cargas realizadas con éxito; (2) limitar estrictamente el acceso a los datos cargados a aquellas personas de la Agencia que tengan una necesidad expresa; (3) proteger con contraseña el acceso a los datos con estándares aceptables en el sector, por ejemplo, 12 caracteres con al menos una letra, al menos un número, al menos una letra mayúscula, al menos un carácter especial y sin patrones repetitivos ni palabras del diccionario; (4) almacenar los datos en una ubicación segura y cifrada que no esté basada en la nube; (5) denegar el acceso remoto a los datos; (6) aplicar un periodo de conservación de datos específico y basado en el tiempo; y (7) garantizar que se aplican medidas de protección similares si se subcontratan datos o análisis a contratistas privados.

En consecuencia, la Junta Directiva de NILG solicita a la Agencia que no siga adelante con la implementación del Informe sobre Igualdad Salarial hasta que se desarrollen, prueben y perfeccionen las medidas de seguridad adecuadas para garantizar la protección de los datos salariales altamente confidenciales de los empleadores.

La OFCCP propone exigir a los contratistas que presenten el Informe sobre igualdad salarial por vía electrónica. La mayoría de los contratistas están a favor de poder presentar la información por vía electrónica, siempre que se adopten las medidas de seguridad necesarias. Sin embargo, el NILG recomienda que la Agencia establezca excepciones para aquellos contratistas, independientemente de su tamaño, que no dispongan de la capacidad tecnológica necesaria para interactuar con el sistema desarrollado por la Agencia.

El NILG solicita orientación para implementar el Informe sobre igualdad salarial propuesto para los contratistas con Planes de acción afirmativa funcional (FAAP). La NPRM no se pronuncia sobre el impacto del Informe sobre igualdad salarial de los FAAP. Los contratistas que administran planes de acción afirmativa por unidad funcional o comercial aprobada necesitan orientación sobre la presentación del Informe sobre igualdad salarial, que actualmente requiere la presentación por establecimiento comercial.

La OFCCP ha solicitado opiniones sobre la necesidad de recopilar datos adicionales sobre remuneraciones del IPEDS. Dado el alcance de los requisitos de presentación de informes que los empleadores del IPEDS tienen actualmente con el Departamento de Educación de los Estados Unidos, el NILG no cree que sea necesario recopilar más datos sobre remuneraciones de estas entidades a través del Informe sobre igualdad salarial. Además, por las razones expuestas anteriormente, que se magnifican en el ámbito de la educación postsecundaria, no es razonable establecer una norma industrial para la remuneración que cubra a los empleadores del IPEDS. Por lo tanto, el NILG solicita que el IPEDS quede exento de presentar el Informe sobre igualdad salarial.

La OFCCP estima que el coste para cada contratista de cumplir con la NPRM es de 684 dólares por establecimiento o 2176 dólares por empresa. El NILG cree que la estimación de la Agencia no refleja una evaluación precisa de los costes. Nuestros constituyentes advierten que el coste del cumplimiento requerirá miles de dólares solo en programación y recursos de tecnología de la información. La carga que supone la conciliación manual de los datos superaría con creces los 1000 dólares por establecimiento. Como señala un contratista, para una empresa con 300 establecimientos, incluso si la estimación de 684 dólares fuera exacta, el coste para esa organización ascendería a la asombrosa cifra de 205 200 dólares. La carga temporal y económica de esta NPRM es significativa y, basándonos en los puntos expuestos anteriormente, supera la utilidad estimada del informe.

Por último, la OFCCP estima que los contratistas con sistemas automatizados tardarán seis horas por establecimiento en generar los datos del informe, realizar análisis, completar el formulario de informe en línea, revisar el informe y enviarlo a la OFCCP. La mayoría de los miembros de la NILG no están de acuerdo con esta estimación y esperan que la presentación real del informe sobre igualdad salarial lleve bastante más tiempo. Dada la necesidad de fusionar datos de múltiples bases de datos y conciliar a las personas incluidas en el informe EEO-1 con los datos de remuneración requeridos, la mayoría de los contratistas estiman que el tiempo necesario para preparar el informe es de al menos un día por establecimiento. Para los contratistas con múltiples establecimientos, esta dedicación de tiempo es considerable.

Dada la gran carga que el Informe sobre igualdad salarial propuesto impone a los contratistas, el NILG solicita a la OFCCP que adopte medidas adicionales antes de la plena aplicación del Informe sobre igualdad salarial.

Los miembros de la NILG están unánimemente a favor de que la OFCCP lleve a cabo un pequeño programa piloto para evaluar la utilidad del Informe sobre Igualdad Salarial, tal y como recomienda el Consejo Nacional de Investigación, antes de implementar un informe obligatorio para todos los contratistas cubiertos.⁵

Un sistema así

^5. Consejo Nacional de Investigación de las Academias Nacionales, Comité de Estadísticas Nacionales, Recopilación de datos sobre remuneraciones de los empleadores (2013), pág. 87, disponible en http://www.nap.edu/openbook.php?record_id=13496 («Recopilación de datos sobre remuneraciones»).↩

Se utilizó con la Encuesta EO, lo que dio lugar a la rescisión de ese programa cuando los estudios demostraron que la Encuesta EO no era un indicador eficaz del cumplimiento. Tanto la Agencia como la comunidad de contratistas se beneficiarían de una implantación a pequeña escala y de tiempo para analizar los resultados de la capacidad del Informe sobre igualdad salarial para predecir la discriminación en materia de remuneración.

La NILG solicita respetuosamente a la Agencia que conceda a los contratistas al menos un año para implementar los cambios necesarios en los sistemas y la programación. Los programadores de HRIS necesitan tiempo para: (1) comprender las complejidades de los requisitos reglamentarios; (2) diseñar los cambios tecnológicos necesarios para cumplir los requisitos; (3) programar la tecnología en consecuencia; y (4) probar los cambios de configuración para garantizar su correcto funcionamiento. Cada una de estas cuatro fases requiere mucho tiempo y está sujeta a contratiempos. Un período de implementación de un año proporcionará el tiempo suficiente para garantizar que los contratistas tengan la capacidad de cumplir con los nuevos requisitos.

Agradecemos a la OFCCP por considerar nuestros comentarios y sugerencias. Si la Agencia desea discutir esta Carta de Comentarios, por favor comuníquese con Mickey Silberman, Asesor Jurídico de la Junta Directiva de NILG, al (303) 225-2400 o [email protected].

Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.