Imagina repetir la frase «No hay nada que auditar. No hay nada que auditar» y, ¡puf!, llega una carta de cierre. ¿No sería estupendo? Por desgracia, la vida solo funciona así en las películas. Ninguno de nosotros tiene una bola de cristal, ha conocido a un espantapájaros de maizal que habla o admite conocer a uno, ni tiene un perro llamado Toto. Bueno, tal vez alguien tenga una mascota llamada Toto. Pero no tenemos el poder de hacer desaparecer nuestros problemas con solo chasquear los dedos. Y desde luego no podemos hacer desaparecer una auditoría de la OFCCP echando un cubo de agua sobre la carta. Eso dejaría un desastre lamentable.
Los giros y vueltas de una revisión de cumplimiento pueden parecer un poco como recorrer el famoso camino de baldosas amarillas, con monos voladores y una nube en forma de embudo. Pero no tiene por qué ser tan difícil. Un departamento de RR. HH. bien preparado se encontrará en una buena posición si el personal gestiona su programa de cumplimiento de la OFCCP de forma estratégica.
¡Entrega tu plan, preciosa!
¿Recuerdas la arena que cae sin cesar por el reloj de arena? La bruja se ríe maniáticamente. El tiempo se acaba. Dorothy debe entregar esos preciosos zapatos rojos de rubí o sufrir graves consecuencias. Ahora bien, ni siquiera una auditoría rigurosa es cuestión de vida o muerte, pero los plazos son importantes. Cuando un contratista recibe una notificación de auditoría, tiene 30 días para presentar su AAP y otros documentos adjuntos. A menos que se den circunstancias excepcionales, la OFCCP no concederá una prórroga, y cualquier retraso en la presentación de la documentación hará que la auditoría comience con mal pie, algo que ni siquiera unos zapatos rojos, por muy brillantes que sean, pueden arreglar.
¡No seas un león cobarde, ten valor!
En un momento de la película, el Mago de Oz le dice al León Cobarde que es víctima de un pensamiento desorganizado. No desempeñes ese papel. Un departamento de RR. HH. proactivo siempre estará preparado para una auditoría cuando llegue esa carta de programación. Aquí tienes algunos consejos que debes tener en cuenta:
- Publicaciones ESDS: ¿sabía que el incumplimiento de la normativa ESDS es la infracción más común citada por la OFCCP en sus auditorías? No espere a recibir una carta de programación para demostrar su cumplimiento. Realice auditorías trimestrales, mensuales o incluso quincenales para asegurarse de que sus ofertas de empleo se publican en el sistema estatal. Recuerde que los contratistas deben proporcionar las ofertas de empleo en el formato y la forma exigidos por el ESDS (fax, correo postal, correo electrónico e Internet). Aunque utilice un proveedor externo para gestionar el proceso de publicación, usted es el responsable último del cumplimiento del requisito de la VEVRAA. Es un requisito muy fácil de gestionar. No cometa el error de dar por sentado que cumple con la normativa. ¡Haga lo que le corresponde!
- Requisitos obligatorios para los eslóganes de los puestos de trabajo: los contratistas deben incluir el eslogan EEO adecuado en todos los anuncios de empleo y avisos de publicación. La OFCCP solicitará pruebas de su cumplimiento de este requisito. Al igual que con las publicaciones ESDS, realice auditorías con antelación.
- Difusión obligatoria de la política AAP: los contratistas deben incluir la política AAP en los manuales de los empleados o ponerla a disposición de los empleados de otra manera. La OFCCP solicitará pruebas de este requisito durante una auditoría. Asegúrese de que su política de igualdad de oportunidades en el empleo (EEO) esté actualizada, haga referencia a todas las clases protegidas, incluidas las incorporaciones más recientes (veteranos protegidos, identidad sexual y orientación sexual), y haya sido firmada por su director ejecutivo dentro del período AAP más reciente. No olvide actualizar también sus políticas contra el acoso con las clases protegidas requeridas.
- Publicación de avisos y carteles: los contratistas deben publicar avisos y carteles en lugares visibles para informar a los solicitantes y empleados sobre sus derechos y las obligaciones de acción afirmativa del contratista. Las normas definitivas ahora permiten a los contratistas cumplir con estas obligaciones de publicación mediante la publicación de avisos electrónicos para los empleados que trabajan a distancia o desde casa. Realice auditorías semestrales in situ para asegurarse de que cumple este requisito. Durante una auditoría, la OFCCP revisará el sitio web y los carteles del contratista para comprobar que cumple con la normativa.
- Cláusulas de transferencia en contratos y subcontratos: los contratistas deben incluir las cláusulas de transferencia obligatorias en sus contratos y órdenes de compra mediante referencia. Recuerde que el texto debe aparecer en negrita. La OFCCP puede solicitar copias de las órdenes de compra y los contratos durante una auditoría.
- Requisitos de conservación de registros: las normas definitivas imponen un requisito de conservación de registros durante tres años para determinados informes y documentos del AAP. Se mantiene el periodo de dos años para los documentos sujetos a la jurisdicción del decreto ejecutivo, pero en aras de la simplicidad se establece un periodo de conservación de tres años para todos los documentos relacionados con el AAP. Recuerde, no empiece la limpieza de primavera antes de tiempo. Un armario bien organizado no vale un acuerdo de conciliación.
- Documentos de autoidentificación voluntaria: es probable que la OFCCP solicite revisar los documentos de autoidentificación en algún momento durante la auditoría. Según las normas, los contratistas deben solicitar información demográfica (raza, etnia, género, condición de veterano protegido y condición de discapacidad) a los solicitantes y empleados durante las etapas previas y posteriores a la oferta. Los formularios de invitación a la autoidentificación deben mantenerse separados de la solicitud, aunque pueden incluirse en los materiales de la solicitud.
- Autoidentificación de personas con discapacidades: asegúrese de utilizar el formulario obligatorio de la OMB para invitar a los solicitantes y empleados a autoidentificarse como personas con discapacidades. Todos los contratistas ya deberían haber encuestado a su plantilla actual sobre su situación de discapacidad. Si aún no lo ha hecho, es mejor que lo convierta en una prioridad. Puede estar seguro de que la OFCCP pedirá pruebas de que los contratistas han cumplido ese requisito.
En algún lugar sobre el análisis de compensación
El análisis de la remuneración ha experimentado quizás el mayor cambio en el panorama de las auditorías en los últimos años. El actual presidente ha convertido la igualdad salarial en una prioridad durante sus dos mandatos y ha animado a la OFCCP a perseguir enérgicamente las denuncias por discriminación salarial. Sabiendo esto, los contratistas deberían dedicar mucho tiempo a analizar sus políticas y prácticas salariales. Sería muy desafortunado descubrir y tener que explicar desigualdades salariales durante una auditoría. Al menos una vez al año, los contratistas deben examinar su estructura salarial, revisar sus prácticas salariales y realizar un análisis de igualdad salarial. Tenga en cuenta los siguientes puntos:
- Revise y actualice las descripciones de los puestos de trabajo. ¿ Son las cualificaciones básicas para el puesto pertinentes, objetivas y están claramente establecidas? ¿Los directivos siguen estos requisitos de forma sistemática? ¿Se tiene en cuenta a algunos candidatos aunque no cumplan los requisitos mínimos? Si la respuesta es afirmativa, tiene un problema. Considere la posibilidad de revisar la descripción del puesto. La OFCCP no ve con buenos ojos las prácticas inconsistentes, especialmente aquellas que tienen un impacto desigual en algún grupo en particular.
- Desarrolle y documente su filosofía de remuneración. Analice cómo desarrolla su estructura de remuneración. Defina los términos de remuneración que influyen en cómo paga a sus empleados, como incentivos, bonificaciones, pago de horas extras, diferenciales por turnos, ascensos, descensos, etc.
- Realice un análisis de la remuneración por puestos y departamentos. Si descubre disparidades salariales, investigue por qué existen. Es importante coordinar esta revisión a través de su asesor jurídico interno o externo, ya que le permitirá establecer el privilegio abogado-cliente sobre el producto del trabajo. Si las disparidades salariales no pueden explicarse por la experiencia relativa, la formación o el tiempo en el puesto, elabore un plan para resolver el problema salarial. Resolver un problema salarial fuera de una auditoría es mucho más prudente que resolverlo durante una auditoría de la OFCCP, en la que pueden imponerse multas y pagos retroactivos.
Toto: ¡Ya no estamos en la misma auditoría!
Las regulaciones revisadas de la VEVRAA y la Sección 503 sobre discapacidad siguen siendo los cambios más significativos que afectan a las auditorías de cumplimiento de la OFCCP. La mayoría de los contratistas no han sido objeto de una auditoría de la OFCCP desde que entraron en vigor las normas definitivas. Pero eso no justifica la inacción. ¡Sea estratégico, planifique con antelación y comience a trabajar ahora mismo! Adopte medidas positivas de divulgación y contratación para atraer a su organización a minorías cualificadas, mujeres, veteranos protegidos y personas con discapacidad, especialmente en los planes en los que haya una infrautilización de su mano de obra. No se detenga ahí. Asegúrese de documentar estos esfuerzos y realice un análisis exhaustivo de estas iniciativas al final del año del plan. No se trata de la divulgación de antaño. El simple hecho de documentar sus esfuerzos sin analizar la eficacia no será suficiente durante una auditoría. La OFCCP espera resultados. Si una agencia de divulgación no está produciendo candidatos, pase a otra iniciativa de divulgación o forje otra asociación.
¡No trates a la OFCCP como si fuera una bruja buena o mala!
Aunque la OFCCP no ha ocultado que se considera una agencia encargada de hacer cumplir la ley, eso no significa que debamos considerarla como un enemigo. Establecer una buena relación con un responsable de cumplimiento desde el principio puede marcar el rumbo positivo de la auditoría. Mencione su afiliación a su ILG local, si pertenece a alguna. Por el contrario, si crea un ambiente hostil, rechazando todas las solicitudes, es probable que el auditor se muestre aún más inflexible. A menos que considere que la OFCCP ha sobrepasado sus límites jurisdiccionales, verá que la auditoría se desarrolla con mucha más fluidez si muestra un comportamiento profesional y cortés.
En realidad no fue ningún milagro. Lo que pasó fue simplemente esto...
No contenga la respiración y espere un milagro. Los milagros y las hadas mágicas solo aparecen en las películas. Comprométase a realizar auditorías internas proactivas. Elabore una lista de verificación o utilice la plantilla estándar emitida por la OFCCP. Realice estas auditorías de forma sistemática, para que no le pille desprevenido cuando llegue una carta de programación. Si recibe una notificación de auditoría, no se asuste. Si ha planificado con antelación, actualizado sus políticas, documentos y otros procedimientos aplicables, realizado las modificaciones necesarias en los formularios, actualizado su HRIS para adaptarse a estos cambios y llevado a cabo y analizado su divulgación, no tendrá ningún problema.
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.
