想象一下，重复着 "没地方审计。没有地方可以审计"，然后--噗！--一封结案信就到了。那不是很好吗？不幸的是，生活只有在电影里才会这样。我们中没有人拥有水晶球，没有人见过会说话的玉米地稻草人，也没有人承认自己认识稻草人，更没有人养过名叫 "托托 "的狗。也许有人养了一只叫 "托托 "的宠物。但是，我们没有能力 "咔嚓 "一下就把问题解决掉。当然，我们也不能通过在信上泼一桶水就能让 OFCCP 的审计消失。那会留下一个不幸的烂摊子。
合规审查一波三折，感觉就像走在著名的黄砖路上，还伴随着飞猴和漏斗云。但这并不难。如果人力资源部门的员工能够战略性地管理他们的 OFCCP 合规计划，就会发现自己已经做好了充分准备。
把你的计划交出来，我的美人
还记得沙子源源不断地从小时玻璃杯中涌出吗？女巫狂笑起来。时间不多了多萝西必须交出那双珍贵的红宝石鞋，否则后果不堪设想。现在，即使是艰难的审计也并非生死攸关，但最后期限非常重要。当承包商收到审核通知后，他们有 30 天的时间提交他们的 AAP 和其他附带文件。除非有特殊情况，否则 OFCCP 不会批准延期，任何延迟提交文件的行为都会给审计工作造成不良影响，无论红鞋多么闪亮，都无法弥补。
不要做胆小的狮子，要有勇气！
在电影中，绿野仙踪曾告诉胆小狮，他是思维混乱的受害者。不要扮演这样的角色。一个积极主动的人力资源部门总是能在排班信到来时做好审核准备。以下是一些可供参考的建议：
- ESDS 发布- 您知道不遵守 ESDS 是 OFCCP 最常见的审计违规行为吗？不要等到收到调度信时才来证明你的合规性。每季度、每月甚至每两周进行一次审核，以确保您的职位空缺在州交付系统中发布。请记住，承包商必须按照 ESDS 要求的格式和方式（传真、邮件、电子邮件和互联网）提供职位列表。即使您使用第三方供应商来管理职位发布流程，您最终仍有责任遵守 VEVRAA 要求。这是一个很容易管理的要求。不要错误地认为自己已经符合要求。请尽职尽责！
- 强制性工作标语要求- 承包商必须在所有招聘广告和发布通知中包含适当的平等就业机会标语。OFCCP 将要求您提供符合该要求的证据。与 ESDS 发布一样，请提前进行审核。
- 强制性宣传 AAP 政策- 承包商必须将 AAP 政策纳入员工手册或以其他方式向员工张贴。OFCCP 在审计时会要求提供这一要求的证据。确保您的平等就业机会政策是最新的，提及了所有受保护的类别，包括最新增加的受保护退伍军人、性身份和性取向，并在最新的 AAP 期限内由首席执行官签署。 不要忘记更新您的反骚扰政策，使其包含所需的受保护类别。
- 张贴通知和海报--承包商必须在显眼的地方张贴通知和海报，告知申请人和雇员他们的权利以及承包商的平权行动义务。最终规则》现在允许承包商通过为远程工作或在家工作的员工张贴电子通知的方式来履行这些张贴义务。 每半年进行一次现场审核，以确保您满足了这一要求。 在审核过程中，OFCCP 将审查承包商的网站和海报栏，以证明承包商遵守了规定。
- 合同和分包合同的流程语言- 承包商必须在其合同和采购订单中引用强制性流程语言。 请记住，这些语言必须是粗体字。OFCCP 可能会在审计时要求查看采购订单和合同的副本。
- 记录保存要求--《最终规则》对某些 AAP 报告和文件规定了三年的记录保存要求。行政命令管辖范围内的文件保留两年的保存期限，但为简便起见，所有与 AAP 相关的文件都规定了三年的保存期限。记住，不要过早开始春季大扫除。整齐划一的橱柜抵不上一份调解协议。
- 自愿提供的自我鉴定文件- OFCCP 很可能会在审核期间的某个时候要求审查自我鉴定文件。根据规定，承包商必须在要约前和要约后阶段向申请人和雇员征求人口信息（种族、民族、性别、受保护的退伍军人身份和残疾状况）。自我鉴定邀请表必须与申请材料分开保存，但也可以包含在申请材料中。
- 残障人士的自我认定--确保您使用 OMB 规定的表格，邀请申请人和员工自我认定为残障人士。现在，所有承包商都应已对其现有员工进行了残疾状况调查。如果还没有，最好优先进行。可以肯定的是，OFCCP 会要求承包商提供证据，证明他们已经满足了这一要求。
补偿分析的某处
在过去几年中，薪酬分析可能是审计领域最大的变化。现任总统在他的两届任期内都将薪酬公平作为重中之重，并鼓励联邦公平竞争和消费者保护署（OFCCP）大力追查薪酬歧视索赔。有鉴于此，承包商应花大量时间分析其薪酬政策和做法。 如果在审计过程中发现薪酬不平等并不得不做出解释，那将是非常不幸的。承包商必须至少每年检查一次其薪酬结构，审查其薪酬做法，并进行薪酬公平分析。请考虑以下几点：
- 审查并更新职位说明。基本任职资格是否相关、客观且表述清晰？管理人员是否始终遵循这些要求？有些申请人即使不符合最低资格要求，是否也会被考虑？如果答案是肯定的，那么你就有问题了。考虑修改职位描述。OFCCP 不喜欢不一致的做法，尤其是那些对任何特定群体造成不同影响的做法。
- 制定并记录薪酬理念。讨论如何制定薪酬结构。定义影响员工薪酬方式的薪酬术语，如奖励、奖金、加班费、轮班津贴、晋升、降级等。
- 按职称和部门进行薪酬分析。如果发现薪酬差异，请调查其存在的原因。通过您的内部或外部法律顾问协调这一审查非常重要，因为这将允许您建立律师-当事人特权工作成果。如果薪酬差异无法用相对经验、教育或在职时间来解释，则应制定一项计划来解决薪酬问题。在审计之前解决薪酬问题比在 OFCCP 审计期间解决薪酬问题要谨慎得多，因为在 OFCCP 审计期间，罚款和拖欠工资可能会成为一个因素。
托托 - 我们不再是同一个审计员了！
经修订的 VEVRAA 和 503 残疾法规仍然是影响 OFCCP 合规审计的最重要变化。自《最终规则》生效以来，大多数承包商都没有经历过 OFCCP 审核。但这并不能成为不作为的理由。要有战略眼光，未雨绸缪，现在就开始努力！采取积极的外联和招聘措施，吸引合格的少数民族、女性、受保护的退伍军人和残障人士加入您的组织，尤其是对于劳动力利用不足的计划。不要止步于此。确保将这些努力记录在案，并在计划年度结束时对这些举措进行全面分析。这不是以前的推广活动。仅记录您的努力而不分析其效果将无法通过审计。OFCCP 希望看到结果。如果外联机构没有产生候选人，那么就换一个外联计划或建立另一个合作伙伴关系。
不要把 OFCCP 当成好女巫或坏女巫！
尽管 OFCCP 毫不掩饰地将自己视为执法机构，但这并不意味着我们需要将他们视为敌人。从一开始就与合规官员建立良好的关系，可以使审核工作走上积极的道路。如果你属于当地的 ILG，请提及你与该组织的关系。相反，如果你营造出一种对立的气氛，对每项要求都加以回击，那么审核员很可能会更加严厉地回击你。除非你觉得 OFCCP 超越了其管辖范围，否则你会发现，如果你表现出专业和礼貌的行为，审核工作会顺利得多。
这真的不是什么奇迹。事情就是这样
不要屏住呼吸，希望奇迹出现。奇迹和魔法仙子只会出现在电影里。承诺进行积极主动的自我审核。设计一份清单或使用 OFCCP 发布的标准模板。坚持不懈地进行这些审核，这样就不会在收到排期信时措手不及。如果收到审核通知，不要惊慌。如果您已提前计划，更新了政策、文件和其他适用程序，进行了必要的表格修改，更新了人力资源信息系统以适应这些变化，并开展和分析了您的外联工作，那么您就不会有问题。
编者按：本文最初发表于 Circaworks.com。2023 年 4 月，Mitratech 收购了包容性招聘和 OFCCP 合规软件的领先供应商 Circa。此后，我们对内容进行了更新，以反映我们扩大的产品范围、不断发展的人才招聘合规法规以及人力资源管理的最佳实践。
