OFCCP-Einhaltung: Es ist ein bisschen wie im Land von Oz!

Stellen Sie sich vor, Sie wiederholen den Satz „Es gibt nichts zu prüfen. Es gibt nichts zu prüfen“ und – schwupps! – kommt ein Abschlussbrief. Wäre das nicht schön? Leider funktioniert das Leben nur in Filmen so. Keiner von uns besitzt eine Kristallkugel, hat jemals eine sprechende Vogelscheuche in einem Maisfeld getroffen oder gibt zu, eine zu kennen, oder besitzt einen Hund namens Toto. Nun, vielleicht hat jemand ein Haustier namens Toto. Aber wir haben nicht die Macht, unsere Probleme einfach wegzuklicken. Und wir können sicherlich keine OFCCP-Prüfung verschwinden lassen, indem wir einen Eimer Wasser über den Brief schütten. Das würde eine unglückliche Sauerei hinterlassen.

Die Wendungen und Wechselfälle einer Compliance-Prüfung können sich ein wenig so anfühlen, als würde man eine Reise auf der berühmten gelben Ziegelstraße unternehmen, komplett mit fliegenden Affen und einer Trichterwolke. Aber das muss gar nicht so schwierig sein. Eine gut vorbereitete Personalabteilung wird sich in einer guten Position wiederfinden, wenn die Mitarbeiter ihr OFCCP-Compliance-Programm strategisch verwalten.

Gib mir deinen Plan, meine Schöne!

Erinnern Sie sich an den Sand, der stetig durch die Sanduhr rieselt? Die Hexe lacht manisch. Die Zeit läuft ab. Dorothy muss die kostbaren rubinroten Pantoffeln abgeben oder mit schlimmen Konsequenzen rechnen. Nun ist selbst eine strenge Prüfung keine Frage von Leben und Tod, aber Fristen sind wichtig. Wenn ein Auftragnehmer eine Prüfungsmitteilung erhält, hat er 30 Tage Zeit, um seinen AAP und andere Begleitdokumente einzureichen. Sofern keine außergewöhnlichen Umstände vorliegen, gewährt die OFCCP keine Verlängerung, und jede Verzögerung bei der Einreichung der Unterlagen führt zu einem schlechten Start der Prüfung, den auch keine noch so glänzenden roten Schuhe wieder gutmachen können.

Sei kein feiger Löwe, hab Mut!

An einer Stelle im Film sagt der Zauberer von Oz zum feigen Löwen, dass er Opfer seines unorganisierten Denkens ist. Spielen Sie diese Rolle nicht. Eine proaktive Personalabteilung ist immer bereit für eine Prüfung, wenn das Schreiben mit dem Terminplan eintrifft. Hier sind ein paar Tipps, die Sie beachten sollten:

• ESDS-Stellenausschreibungen – Wussten Sie, dass die Nichteinhaltung der ESDS-Vorschriften der häufigste Verstoß ist, der von der OFCCP bei Audits festgestellt wird? Warten Sie nicht, bis Sie ein Terminschreiben erhalten, um Ihre Compliance nachzuweisen. Führen Sie vierteljährliche, monatliche oder sogar zweiwöchentliche Audits durch, um sicherzustellen, dass Ihre Stellenangebote über das staatliche Zustellsystem veröffentlicht werden. Denken Sie daran, dass Auftragnehmer Stellenangebote in dem vom ESDS vorgeschriebenen Format und auf die vorgeschriebene Weise (Fax, Post, E-Mail und Internet) bereitstellen müssen. Selbst wenn Sie einen Drittanbieter mit der Verwaltung des Ausschreibungsprozesses beauftragen, sind Sie letztendlich für die Einhaltung der VEVRAA-Anforderungen verantwortlich. Diese Anforderung ist sehr einfach zu erfüllen. Begehen Sie nicht den Fehler, davon auszugehen, dass Sie die Anforderungen erfüllen. Seien Sie sorgfältig!
• Obligatorische Anforderungen an Stellenanzeigen – Auftragnehmer sind verpflichtet, in allen Stellenanzeigen und Ausschreibungen den korrekten EEO-Slogan anzugeben. Die OFCCP wird Nachweise über die Einhaltung dieser Anforderung von Ihnen verlangen. Führen Sie wie bei den ESDS-Ausschreibungen vorab Audits durch.
• Obligatorische Verbreitung der AAP-Richtlinie – Auftragnehmer müssen die AAP-Richtlinie in Mitarbeiterhandbücher aufnehmen oder sie den Mitarbeitern anderweitig zugänglich machen. Die OFCCP wird bei einer Prüfung Nachweise für die Erfüllung dieser Anforderung verlangen. Stellen Sie sicher, dass Ihre EEO-Richtlinie auf dem neuesten Stand ist, alle geschützten Gruppen, einschließlich der jüngsten Ergänzungen – geschützte Veteranen, sexuelle Identität und sexuelle Orientierung – berücksichtigt und von Ihrem CEO innerhalb des aktuellen AAP-Zeitraums unterzeichnet wurde. Vergessen Sie nicht, auch Ihre Anti-Belästigungs-Richtlinien mit den erforderlichen geschützten Gruppen zu aktualisieren.
• Anbringen von Hinweisen und Plakaten – Auftragnehmer sind verpflichtet, an gut sichtbaren Stellen Hinweise und Plakate anzubringen, die Bewerber und Mitarbeiter über ihre Rechte und die Verpflichtungen des Auftragnehmers zur positiven Diskriminierung informieren. Die endgültigen Vorschriften erlauben es Auftragnehmern nun, diese Verpflichtung zum Anbringen von Hinweisen zu erfüllen, indem sie für Mitarbeiter, die remote oder von zu Hause aus arbeiten, elektronische Hinweise anbringen. Führen Sie zweimal jährlich Standortprüfungen durch, um sicherzustellen, dass Sie diese Anforderung erfüllt haben. Während einer Prüfung überprüft die OFCCP die Website und die Plakatwände eines Auftragnehmers auf Hinweise zur Einhaltung der Vorschriften durch den Auftragnehmer.
• Vertrags- und Untervertrags-Flowdown-Formulierungen – Auftragnehmer müssen die vorgeschriebenen Flowdown-Formulierungen durch Verweis in ihre Verträge und Bestellungen aufnehmen. Beachten Sie, dass die Formulierungen fett gedruckt sein müssen. Die OFCCP kann während einer Prüfung Kopien von Bestellungen und Verträgen anfordern.
• Aufbewahrungspflichten für Unterlagen – Die endgültigen Vorschriften sehen eine Aufbewahrungsfrist von drei Jahren für bestimmte AAP-Berichte und -Dokumente vor. Die zweijährige Aufbewahrungsfrist für Dokumente, die unter die Zuständigkeit der Durchführungsverordnung fallen, bleibt bestehen, aber der Einfachheit halber wird eine Aufbewahrungsfrist von drei Jahren für alle AAP-bezogenen Dokumente festgelegt. Denken Sie daran, nicht voreilig mit dem Frühjahrsputz zu beginnen. Ein ordentlich organisierter Schrank ist keine Vergleichsvereinbarung wert.
• Freiwillige Selbstauskunftsdokumente – Es ist wahrscheinlich, dass die OFCCP zu einem bestimmten Zeitpunkt während der Prüfung die Selbstauskunftsdokumente einsehen möchte. Gemäß den Vorschriften sind Auftragnehmer verpflichtet, von Bewerbern und Mitarbeitern vor und nach der Stellenzusage demografische Informationen (Rasse, ethnische Zugehörigkeit, Geschlecht, geschützter Veteranenstatus und Behindertenstatus) einzuholen. Die Aufforderung zur Selbstauskunft muss getrennt von der Bewerbung aufbewahrt werden, kann jedoch in den Bewerbungsunterlagen enthalten sein.
• Selbstidentifizierung von Menschen mit Behinderungen – Stellen Sie sicher, dass Sie das vorgeschriebene OMB-Formular verwenden, um Bewerber und Mitarbeiter dazu aufzufordern, sich selbst als Menschen mit Behinderungen zu identifizieren. Alle Auftragnehmer sollten ihre bestehende Belegschaft inzwischen auf Behinderungen untersucht haben. Wenn Sie dies noch nicht getan haben, sollten Sie dies zu einer Priorität machen. Sie können davon ausgehen, dass die OFCCP Nachweise dafür verlangen wird, dass Auftragnehmer diese Anforderung erfüllt haben.

Irgendwo über der Entschädigungsanalyse

Die Vergütungsanalyse hat in den letzten Jahren vielleicht die größte Veränderung in der Prüfungslandschaft erfahren. Der derzeitige Präsident hat die Lohngleichheit während seiner beiden Amtszeiten zu einer obersten Priorität gemacht und die OFCCP dazu ermutigt, Klagen wegen Lohndiskriminierung konsequent zu verfolgen. In Anbetracht dessen sollten Auftragnehmer viel Zeit darauf verwenden, ihre Lohnpolitik und -praktiken zu analysieren. Es wäre äußerst bedauerlich, wenn während einer Prüfung Lohnungleichheiten entdeckt würden und diese erklärt werden müssten. Auftragnehmer müssen mindestens einmal jährlich ihre Vergütungsstruktur überprüfen, ihre Lohnpraktiken überarbeiten und eine Lohngleichheitsanalyse durchführen. Beachten Sie dabei die folgenden Punkte:

• Überprüfen und aktualisieren Sie Stellenbeschreibungen. Sind die grundlegenden Qualifikationsanforderungen relevant, objektiv und klar formuliert? Halten sich Führungskräfte konsequent an diese Anforderungen? Werden manche Bewerber berücksichtigt, obwohl sie die Mindestqualifikationen nicht erfüllen? Wenn die Antwort „Ja” lautet, haben Sie ein Problem. Überdenken Sie die Stellenbeschreibung. Die OFCCP lehnt inkonsistente Praktiken ab, insbesondere solche, die sich unterschiedlich auf bestimmte Gruppen auswirken.
• Entwickeln und dokumentieren Sie Ihre Vergütungsphilosophie. Erläutern Sie, wie Sie Ihre Vergütungsstruktur entwickeln. Definieren Sie Vergütungsbedingungen, die sich auf die Bezahlung Ihrer Mitarbeiter auswirken, wie z. B. Leistungsprämien, Boni, Überstundenvergütung, Schichtzulagen, Beförderungen, Herabstufungen usw.
• Führen Sie eine Vergütungsanalyse nach Berufsbezeichnungen und Abteilungen durch. Wenn Sie Lohnunterschiede feststellen, untersuchen Sie, warum diese bestehen. Es ist wichtig, diese Überprüfung durch Ihren internen oder externen Rechtsbeistand zu koordinieren, da Sie so das Anwaltsgeheimnis für Arbeitsergebnisse geltend machen können. Wenn Lohnunterschiede nicht durch relative Erfahrung, Ausbildung oder Betriebszugehörigkeit erklärt werden können, entwickeln Sie einen Plan zur Lösung des Lohnproblems. Es ist viel sinnvoller, ein Lohnproblem außerhalb einer Prüfung zu beheben, als es während einer OFCCP-Prüfung zu beheben, bei der Geldstrafen und Nachzahlungen eine Rolle spielen können.

Toto – Wir sind nicht mehr in derselben Prüfung!

Die überarbeiteten VEVRAA- und 503-Behindertenvorschriften bleiben die wichtigsten Änderungen, die sich auf die OFCCP-Konformitätsprüfungen auswirken. Die meisten Auftragnehmer haben seit Inkrafttreten der endgültigen Vorschriften keine OFCCP-Prüfung mehr erlebt. Das ist jedoch kein Grund, untätig zu bleiben. Seien Sie strategisch, planen Sie voraus und beginnen Sie jetzt mit Ihren Bemühungen! Ergreifen Sie positive Maßnahmen zur Kontaktaufnahme und Rekrutierung, um qualifizierte Minderheiten, Frauen, geschützte Veteranen und Menschen mit Behinderungen für Ihr Unternehmen zu gewinnen, insbesondere für Pläne, bei denen Sie eine Unterauslastung Ihrer Belegschaft haben. Belassen Sie es nicht dabei. Dokumentieren Sie diese Bemühungen und führen Sie am Ende des Planjahres eine gründliche Analyse dieser Initiativen durch. Es handelt sich nicht um die Outreach-Maßnahmen von früher. Die bloße Dokumentation Ihrer Bemühungen ohne Analyse der Wirksamkeit wird bei einer Prüfung nicht ausreichen. Die OFCCP erwartet Ergebnisse. Wenn eine Outreach-Agentur keine Kandidaten hervorbringt, wechseln Sie zu einer anderen Outreach-Initiative oder gehen Sie eine andere Partnerschaft ein.

Behandeln Sie die OFCCP nicht wie eine gute oder böse Hexe!

Die OFCCP macht keinen Hehl daraus, dass sie sich als Vollzugsbehörde versteht, aber das bedeutet nicht, dass wir sie als Feind betrachten müssen. Wenn Sie von Anfang an ein gutes Verhältnis zu einem Compliance-Beauftragten aufbauen, kann dies den Verlauf der Prüfung positiv beeinflussen. Erwähnen Sie Ihre Zugehörigkeit zu Ihrer lokalen ILG, falls Sie einer solchen angehören. Umgekehrt gilt: Wenn Sie eine feindselige Atmosphäre schaffen und jede Anfrage zurückweisen, wird der Prüfer wahrscheinlich noch härter reagieren. Sofern Sie nicht der Meinung sind, dass die OFCCP ihre Zuständigkeitsgrenzen überschritten hat, werden Sie feststellen, dass die Prüfung viel reibungsloser verläuft, wenn Sie sich professionell und höflich verhalten.

Es war wirklich kein Wunder. Was passiert ist, war einfach nur Folgendes...

Halten Sie nicht den Atem an und hoffen Sie nicht auf ein Wunder. Wunder und magische Feen gibt es nur im Film. Führen Sie proaktive Selbstprüfungen durch. Erstellen Sie eine Checkliste oder verwenden Sie die von der OFCCP herausgegebene Standardvorlage. Führen Sie diese Prüfungen regelmäßig durch, damit Sie nicht unvorbereitet sind, wenn ein Terminbrief eintrifft. Sollten Sie eine Prüfungsmitteilung erhalten, geraten Sie nicht in Panik. Wenn Sie vorausgeplant, Ihre Richtlinien, Dokumente und andere relevante Verfahren aktualisiert, die erforderlichen Formularänderungen vorgenommen, Ihr HRIS an diese Änderungen angepasst und Ihre Outreach-Maßnahmen durchgeführt und analysiert haben, wird alles gut gehen.

Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.