Imaginez que vous répétiez la phrase « Il n'y a rien à vérifier. Il n'y a rien à vérifier », et hop ! une lettre de clôture arrive. Ce serait bien, non ? Malheureusement, cela ne se passe ainsi que dans les films. Aucun d'entre nous ne possède de boule de cristal, n'a jamais rencontré d'épouvantail qui parle dans un champ de maïs ou n'admet en connaître un, ni ne possède de chien nommé Toto. Bon, peut-être que quelqu'un a un animal de compagnie nommé Toto. Mais nous n'avons pas le pouvoir de faire disparaître nos problèmes d'un simple clic. Et nous ne pouvons certainement pas faire disparaître un audit de l'OFCCP en versant un seau d'eau sur la lettre. Cela laisserait un désordre regrettable.
Les rebondissements d'un contrôle de conformité peuvent donner l'impression de parcourir la célèbre route de briques jaunes, avec ses singes volants et ses tornades. Mais cela ne doit pas nécessairement être si difficile. Un service RH bien préparé se trouvera en bonne position si le personnel gère son programme de conformité OFCCP de manière stratégique.
Remets-moi ton plan, ma jolie !
Vous vous souvenez du sable qui s'écoule lentement dans le sablier ? La sorcière rit de manière hystérique. Le temps presse. Dorothy doit rendre ses précieuses pantoufles rouges rubis, sous peine de subir de terribles conséquences. Même si un audit rigoureux n'est pas une question de vie ou de mort, les délais sont importants. Lorsqu'un entrepreneur reçoit un avis d'audit, il dispose de 30 jours pour soumettre son AAP et les autres documents requis. Sauf circonstances exceptionnelles, l'OFCCP n'accordera pas de prolongation, et tout retard dans la soumission des documents compromettra l'audit, ce qu'aucune paire de souliers rouges, aussi brillants soient-ils, ne pourra réparer.
Ne soyez pas un lion peureux, ayez du courage !
À un moment donné dans le film, le Magicien d'Oz dit au Lion peureux qu'il est victime d'un manque d'organisation dans sa pensée. Ne jouez pas ce rôle. Un service RH proactif sera toujours prêt pour un audit lorsque la lettre de planification arrivera. Voici quelques conseils à prendre en considération :
- Publications ESDS – Saviez-vous que le non-respect des normes ESDS est la violation la plus fréquemment citée par l'OFCCP lors des audits ? N'attendez pas de recevoir une lettre de planification pour démontrer votre conformité. Effectuez des audits trimestriels, mensuels ou même bihebdomadaires pour vous assurer que vos offres d'emploi sont bien publiées via le système de diffusion de l'État. N'oubliez pas que les entrepreneurs doivent fournir des offres d'emploi dans le format et selon les modalités requis par l'ESDS (fax, courrier, e-mail et Internet). Même si vous faites appel à un prestataire tiers pour gérer le processus de publication, vous êtes en fin de compte responsable du respect des exigences de la VEVRAA. Il s'agit d'une exigence très facile à gérer. Ne commettez pas l'erreur de supposer que vous êtes en conformité. Faites preuve de diligence raisonnable !
- Exigences obligatoires en matière de slogan d'emploi – Les entrepreneurs sont tenus d'inclure le slogan EEO approprié dans toutes les offres d'emploi et les avis de publication. L'OFCCP vous demandera de fournir la preuve que vous vous conformez à cette exigence. Comme pour les publications ESDS, effectuez des audits à l'avance.
- Diffusion obligatoire de la politique AAP – Les sous-traitants doivent inclure la politique AAP dans les manuels destinés aux employés ou la mettre à la disposition des employés par d'autres moyens. L'OFCCP demandera des preuves de cette exigence lors d'un audit. Assurez-vous que votre politique EEO est à jour, qu'elle fait référence à toutes les catégories protégées, y compris les ajouts les plus récents (anciens combattants protégés, identité sexuelle et orientation sexuelle), et qu'elle a été signée par votre PDG au cours de la période AAP la plus récente. N'oubliez pas de mettre à jour vos politiques anti-harcèlement en y incluant également les catégories protégées requises.
- Affichage d'avis et d'affiches – Les entrepreneurs sont tenus d'afficher des avis et des affiches dans des endroits bien visibles afin d'informer les candidats et les employés de leurs droits et des obligations de l'entrepreneur en matière d'action positive. Les règles définitives permettent désormais aux entrepreneurs de satisfaire à ces obligations d'affichage en publiant des avis sous forme électronique pour les employés qui travaillent à distance ou à domicile. Effectuez des audits semestriels sur site pour vous assurer que vous respectez cette exigence. Lors d'un audit, l'OFCCP examinera le site web et les panneaux d'affichage du sous-traitant afin de vérifier sa conformité.
- Clauses contractuelles et clauses de sous-traitance – Les entrepreneurs doivent inclure les clauses obligatoires dans leurs contrats et bons de commande par référence. N'oubliez pas que ces clauses doivent être mises en gras. L'OFCCP peut demander à consulter des copies des bons de commande et des contrats lors d'un audit.
- Exigences en matière de conservation des documents – Les règles définitives imposent une obligation de conservation de trois ans pour certains rapports et documents relatifs au plan d'action annuel (AAP). La période de deux ans pour les documents relevant de la compétence du décret présidentiel reste inchangée, mais dans un souci de simplification, une période de conservation de trois ans est établie pour tous les documents liés à l'AAP. N'oubliez pas : ne commencez pas votre grand ménage de printemps trop tôt. Un classeur bien rangé ne vaut pas un accord de conciliation.
- Documents d'auto-identification volontaire – Il est probable que l'OFCCP demande à examiner les documents d'auto-identification à un moment donné au cours de l'audit. En vertu des règles, les entrepreneurs sont tenus de solliciter des informations démographiques (race, origine ethnique, sexe, statut de vétéran protégé et statut d'invalidité) auprès des candidats et des employés pendant les phases précédant et suivant l'offre d'emploi. Les formulaires d'invitation à l'auto-identification doivent être conservés séparément de la candidature, même s'ils peuvent être inclus dans les documents de candidature.
- Auto-identification des personnes handicapées – Assurez-vous d'utiliser le formulaire obligatoire de l'OMB pour inviter les candidats et les employés à s'identifier comme personnes handicapées. Tous les entrepreneurs devraient désormais avoir interrogé leur personnel actuel sur leur statut en matière de handicap. Si ce n'est pas le cas, vous feriez mieux d'en faire une priorité. Vous pouvez être sûr que l'OFCCP demandera des preuves que les entrepreneurs ont satisfait à cette exigence.
Quelque part au-delà de l'analyse de la rémunération
L'analyse de la rémunération a peut-être connu le changement le plus important dans le domaine de l'audit au cours des dernières années. Le président actuel a fait de l'équité salariale une priorité absolue au cours de ses deux mandats et a encouragé l'OFCCP à poursuivre vigoureusement les plaintes pour discrimination salariale. Sachant cela, les entrepreneurs devraient consacrer beaucoup de temps à l'analyse de leurs politiques et pratiques salariales. Il serait très regrettable de découvrir et de devoir expliquer des inégalités salariales lors d'un audit. Au moins une fois par an, les entrepreneurs doivent examiner leur structure de rémunération, revoir leurs pratiques salariales et effectuer une analyse de l'équité salariale. Tenez compte des points suivants :
- Réexaminez et mettez à jour les descriptions de poste. Les qualifications de base requises pour le poste sont-elles pertinentes, objectives et clairement énoncées ? Les responsables respectent-ils systématiquement ces exigences ? Certains candidats sont-ils pris en considération même s'ils ne répondent pas aux qualifications minimales requises ? Si la réponse est oui, vous avez un problème. Envisagez de réviser la description du poste. L'OFCCP n'apprécie pas les pratiques incohérentes, en particulier celles qui ont un impact disparate sur un groupe particulier.
- Élaborez et documentez votre philosophie en matière de rémunération. Discutez de la manière dont vous élaborez votre structure de rémunération. Définissez les conditions de rémunération qui ont une incidence sur la manière dont vous rémunérez vos employés, telles que les primes, les bonus, les heures supplémentaires, les primes de quart, les promotions, les rétrogradations, etc.
- Réalisez une analyse des rémunérations par poste et par service. Si vous constatez des écarts salariaux, cherchez à en comprendre les raisons. Il est important de coordonner cet examen avec votre conseiller juridique interne ou externe, car cela vous permettra de bénéficier du secret professionnel. Si les écarts de rémunération ne peuvent s'expliquer par l'expérience, la formation ou l'ancienneté, élaborez un plan pour résoudre le problème salarial. Il est beaucoup plus prudent de régler un problème salarial en dehors d'un audit plutôt que pendant un audit de l'OFCCP, où des amendes et des rappels de salaire peuvent être imposés.
Toto – Nous ne sommes plus dans le même audit !
La révision de la loi VEVRAA et des réglementations 503 relatives au handicap restent les changements les plus importants ayant un impact sur les audits de conformité de l'OFCCP. La plupart des entrepreneurs n'ont pas fait l'objet d'un audit de l'OFCCP depuis l'entrée en vigueur des règles définitives. Mais cela ne justifie pas l'inaction. Soyez stratégique, planifiez à l'avance et commencez dès maintenant à déployer vos efforts ! Prenez des mesures positives de sensibilisation et de recrutement afin d'attirer dans votre organisation des personnes issues de minorités, des femmes, des anciens combattants protégés et des personnes handicapées qualifiés, en particulier pour les programmes où votre main-d'œuvre est sous-utilisée. Ne vous arrêtez pas là. Veillez à documenter ces efforts et à effectuer une analyse approfondie de ces initiatives à la fin de l'année du plan. Il ne s'agit pas de la même approche qu'auparavant. Le simple fait de documenter vos efforts sans en analyser l'efficacité ne suffira pas lors d'un audit. L'OFCCP attend des résultats. Si une agence de sensibilisation ne produit pas de candidats, passez à une autre initiative de sensibilisation ou forgez un autre partenariat.
Ne considérez pas l'OFCCP comme une bonne ou une mauvaise sorcière !
Même si l'OFCCP ne cache pas qu'il se considère comme un organisme chargé de faire respecter la loi, cela ne signifie pas pour autant que nous devons le considérer comme un ennemi. Établir dès le départ une bonne relation avec un agent chargé de la conformité peut permettre de mener l'audit dans une direction positive. Mentionnez votre affiliation à votre ILG local, si vous en faites partie. À l'inverse, si vous créez une atmosphère antagoniste en rejetant chaque demande, l'auditeur risque de réagir encore plus vivement. À moins que vous n'estimiez que l'OFCCP a outrepassé ses compétences, vous constaterez que l'audit se déroulera beaucoup plus facilement si vous adoptez un comportement professionnel et courtois.
Ce n'était vraiment pas un miracle. Voici ce qui s'est passé...
Ne retenez pas votre souffle en espérant un miracle. Les miracles et les fées magiques n'existent que dans les films. Engagez-vous à réaliser des auto-audits proactifs. Élaborez une liste de contrôle ou utilisez le modèle standard fourni par l'OFCCP. Réalisez ces audits de manière régulière afin de ne pas être pris au dépourvu lorsque vous recevrez une lettre de planification. Si vous recevez un avis d'audit, ne paniquez pas. Si vous avez planifié à l'avance, mis à jour vos politiques, vos documents et autres procédures applicables, apporté les modifications nécessaires aux formulaires, mis à jour votre SIRH pour tenir compte de ces changements, et mené et analysé vos actions de sensibilisation, tout ira bien.
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.
