La OFCCP publicó su directiva (2018-04) para llevar a cabo evaluaciones de cumplimiento centradas en las leyes y reglamentos relacionados con las personas con discapacidad el 10 de agosto de 2018. Como saben los contratistas federales, la OFCCP aplica tres leyes: la Orden Ejecutiva 11246, en su versión modificada, la Sección 503 de la Ley de Rehabilitación, en su versión modificada, y la Ley de Asistencia para la Readaptación de los Veteranos de la Era de Vietnam de 1974, en su versión modificada, que, en resumen, prohíben la discriminación y exigen la adopción de medidas de acción afirmativa basadas en características específicas enumeradas. La agencia y sus procedimientos han evolucionado bastante en los últimos 10-15 años. Sin embargo, aunque la OFCCP se ha vuelto mucho más eficaz en la aplicación de la Orden Ejecutiva, se ha hecho poco para tener un impacto significativo en los derechos de los veteranos y las personas con discapacidad.
Consciente de ello, la agencia introdujo hace varios años nuevos requisitos para los contratistas. Cada empresa que debe contar con un plan de acción afirmativa para personas con discapacidades debe trabajar para alcanzar el «objetivo ambicioso» de que el 7,0 % de su plantilla se identifique como discapacitada. La OFCCP considera que, especialmente dada la amplia definición de persona con discapacidad que recoge la Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA), este objetivo debería ser relativamente fácil de alcanzar. Sin embargo, muchos contratistas parecen tener dificultades para alcanzar el objetivo anual. La OFCCP exige que los contratistas federales evalúen sus esfuerzos cada año y determinen qué más pueden hacer para mejorarlos. Se necesita mucho trabajo para alcanzar el objetivo y, por supuesto, tener éxito en una revisión centrada en la OFCCP, por lo que es importante saber cómo prepararse.
Además, será interesante ver cómo gestionan estas revisiones las diferentes regiones. Sin embargo, como mínimo, cabe esperar que la agencia acuda al lugar. En un esfuerzo por ser más transparente, la agencia ha descrito lo que se puede esperar durante una revisión específica en la directiva, la carta de programación de muestra y las preguntas frecuentes, todas disponibles en su sitio web. Además, ha publicado su lista de programación, por lo que ninguna empresa debería estar desprevenida para recibir una carta de programación. (Por lo tanto, es poco probable que se concedan prórrogas). Los recursos humanos y demás personal pertinente deben estar familiarizados con estos recursos. La revisión específica 503 es nueva, por lo que hasta que no veamos algunas completadas, no conoceremos los detalles prácticos. Además, será interesante ver cómo gestionan estas revisiones las diferentes regiones. Sin embargo, como mínimo, cabe esperar que la agencia se presente in situ.
La OFCCP solicitará políticas e información sobre prácticas relacionadas con personas con discapacidades y «llevará a cabo una revisión exhaustiva» de dichas políticas y prácticas. Esto incluye hablar con el personal directivo y de recursos humanos responsable de implementar estas políticas y prácticas, así como con los empleados afectados por ellas, lo que, por supuesto, podría decirse que es cualquier empleado. La OFCCP «evaluará los datos de contratación y remuneración, así como la gestión de las solicitudes de adaptaciones». Quizás lo más importante es lo que no figura en la directiva. Si bien la OFCCP publicó en sus preguntas frecuentes que «no llevará a cabo una revisión del Programa de Acción Afirmativa (AAP) de la Orden Ejecutiva durante una revisión centrada en la Sección 503», ha dejado abiertas sus opciones de solicitar información adicional más allá de la carta de programación. La directiva no se pronuncia sobre la investigación de otros asuntos. Aunque es posible que el personal de la OFCCP no busque activamente incumplimientos fuera de la revisión centrada en la Sección 503, no puede ignorar otros posibles indicadores que surjan, por lo que es absolutamente fundamental para el éxito de la auditoría que el personal de la empresa sea consciente de cualquier área que pueda ser motivo de preocupación.
Entonces, ¿cuáles son las mejores prácticas para prepararse para una revisión centrada en la Sección 503? En resumen, todo lo que una empresa debe hacer para prepararse para cualquier otra auditoría de la OFCCP. Esto incluye, entre otras cosas, establecer planes de acción afirmativa (AAP) que cumplan con la normativa, revisar el impacto adverso, investigar las quejas con prontitud, no desviarse de las políticas y prácticas, formar adecuadamente a todos los empleados pertinentes en las prácticas de cumplimiento de la igualdad de oportunidades en el empleo (EEO), decidir cómo se presentarán los datos en una auditoría documental y cualquier factor «extra» que se proporcione, revisar los casos atípicos de remuneración y determinar las explicaciones, establecer y documentar prácticas salariales defendibles y, por supuesto, realizar evaluaciones exhaustivas de la Sección 503 y la VEVRAA.
La empresa deberá demostrar sus esfuerzos de divulgación. Es recomendable revisar sus políticas y asegurarse de que se están cumpliendo.Una información importante que hay que tener en cuenta es que la agencia está muy interesada en las adaptaciones y en cómo se gestionan y registran. Asegúrese de que la empresa mantiene los registros adecuados. La empresa deberá demostrar sus esfuerzos de divulgación. Es recomendable revisar sus políticas y asegurarse de que se están cumpliendo. Eche un vistazo a los patrones de autoidentificación de discapacidades. ¿Puede la empresa aumentar las respuestas? ¿Qué impacto tiene la cultura de la empresa en la autoidentificación, si es que tiene alguno? Por último, la OFCCP tiene una lista de recursos para ayudar a la comunidad de contratistas federales. Aunque no se trata en absoluto de una lista exhaustiva, es aconsejable ponerse en contacto al menos con las organizaciones proporcionadas por la agencia. (Véase https://www.dol.gov/ofccp/Section503-FocusedReviews/files/Section503BestPracticesUpdated-3-6-19FINAL-030819FEDQA508c.pdf)
Recuerde que los contratistas deben realizar evaluaciones periódicas de los procesos de personal, tal y como exige el artículo 41 CFR § 60-741.44(b), y evaluaciones periódicas de las cualificaciones físicas y mentales, tal y como exige el artículo 41 CFR § 60-741.44(c). La documentación de estas evaluaciones es un dato obligatorio en la carta de programación de la revisión específica 503.
Ahora es el momento de asegurarse de que su empresa esté preparada para una auditoría. No hay atajos, así que asegúrese de comprender todas las normas y de poder documentar las decisiones.
Este artículo tiene fines meramente informativos. No constituye asesoramiento jurídico y no debe considerarse como tal. Para obtener más información, póngase en contacto con Lisa Kaiser en [email protected].
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.
