联邦合约合规计划办公室（OFCCP）于2018年8月10日发布指令（2018-04），要求开展以残疾人相关法律法规为重点的合规评估。 联邦承包商应知悉，该机构主要执行三项法律：经修订的《第11246号行政命令》、经修订的《康复法案》第503条，以及经修订的《1974年越南战争时期退伍军人再安置援助法案》。简言之，这三项法律共同禁止基于特定列举特征的歧视行为，并要求采取平权措施。 过去10-15年间，该机构及其工作程序已发生显著变化。然而，尽管OFCCP在执行行政命令方面成效显著提升，但对退伍军人及残疾人权益的实质性保障却收效甚微。
鉴于此，该机构于数年前对承包商提出了新要求。 所有需制定残疾人平权行动计划的企业，都必须朝着实现7.0%的"理想目标"努力——即确保该比例的员工申报自身存在残疾。联邦合同合规计划办公室认为，鉴于《美国残疾人法案》对残疾人的宽泛定义，该目标本应相对容易达成。 然而多数承包商似乎始终难以达成年度目标。OFCCP要求联邦承包商每年评估自身举措，并制定改进方案。要达成目标并顺利通过OFCCP专项审查确实需要大量工作，因此掌握准备方法至关重要。
此外，不同地区如何处理这些审查将值得关注。但至少可以预见，监管机构将进行实地检查。 
为提高透明度，该机构已在指令、样本日程安排函及常见问题解答中详细说明了重点审查期间的预期流程，所有文件均可在其官网查阅。此外，该机构已公布日程安排清单，因此企业不应因未收到日程安排函而措手不及（故延期申请通常不予批准）。人力资源及其他相关人员应熟悉这些资源。 503专项审查属新举措，在完成若干案例前尚难掌握具体操作细节。不同地区如何开展此类审查亦值得关注。但至少可预见的是，该机构将进行现场核查。
联邦合同合规计划办公室（OFCCP）将要求企业提交关于残疾人相关政策及实践的文件，并对这些政策和实践进行"全面审查"。审查内容包括与负责执行相关政策的人事管理人员及人力资源部门人员进行沟通，同时听取受政策影响的员工意见——当然，理论上所有员工都可能受到影响。OFCCP将"评估招聘与薪酬数据，以及合理便利请求的处理情况"。 或许最关键的是指令未提及的内容。尽管OFCCP在常见问题解答中声明"在第503条专项审查期间不会审查行政命令平权行动计划(AAP)"，但其保留了在预约函之外要求补充信息的权利。 该指令未提及对其他事项的调查。尽管劳工部在503专项审查之外可能不会主动寻找违规行为，但其无法忽视其他潜在迹象，因此企业人员必须知晓所有风险领域，这对成功通过审计至关重要。
那么，为第503节专项审查做好准备的最佳实践是什么？简而言之，就是企业为应对任何其他联邦合同合规计划办公室（OFCCP）审计应采取的所有措施。 这包括但不限于：制定合规的平权行动计划（AAPs）；评估不利影响；及时处理投诉；严格遵循政策与实践；对所有相关员工进行平等就业机会（EEO）合规培训；确定桌面审计的数据提交方式及补充材料；审查薪酬异常值并准备说明；建立并记录可辩护的薪酬实践；当然还需进行全面的第503条及退伍军人就业与再培训援助法案（VEVRAA）评估。
该公司需要提供其外联工作的证明材料。建议审视相关政策并确保其得到切实执行。需要牢记的重要信息是，该机构非常关注合理便利措施的实施与记录方式。确保公司妥善保存相关记录。公司需提供其外联工作的证明材料。建议审视现有政策并确保其得到切实执行。 请关注员工自我申报残疾状况的规律。公司能否提升申报率？企业文化对自我申报有何影响（如有）？最后，联邦合约合规计划办公室（OFCCP）提供了一份资源清单以协助联邦承包商群体。虽然该清单远非详尽，但至少应联系该机构推荐的组织机构。 （详见https://www.dol.gov/ofccp/Section503-FocusedReviews/files/Section503BestPracticesUpdated-3-6-19FINAL-030819FEDQA508c.pdf）
请注意，承包商必须按照《联邦法规》第41编第60-741.44(b)条的要求，定期评估人员管理流程；同时须依据《联邦法规》第41编第60-741.44(c)条的规定，定期评估人员的身心素质。此类评估的记录材料属于503专项审查日程安排函中要求的必备数据。
现在正是确保贵公司做好审计准备的时机。没有捷径可走，因此请务必理解所有规则并能记录决策依据。
本文仅供参考。本文并非法律建议，不应作为法律建议依赖。如需了解更多信息，请联系 Lisa Kaiser，电子邮件：[email protected]。
编者按：本文最初发表于 Circaworks.com。2023 年 4 月，Mitratech 收购了包容性招聘和 OFCCP 合规软件的领先供应商 Circa。此后，我们对内容进行了更新，以反映我们扩大的产品范围、不断发展的人才招聘合规法规以及人力资源管理的最佳实践。
