Die OFCCP veröffentlichte am 10. August 2018 ihre Richtlinie (2018-04) zur Durchführung von Konformitätsbewertungen mit Schwerpunkt auf den Gesetzen und Vorschriften in Bezug auf Menschen mit Behinderungen. Wie Bundesauftragnehmern bekannt ist, setzt die OFCCP drei Gesetze durch: die Executive Order 11246 in ihrer geänderten Fassung, Abschnitt 503 des Rehabilitation Act in seiner geänderten Fassung und den Vietnam Era Veterans' Readjustment Assistance Act von 1974 in seiner geänderten Fassung, die zusammen kurz gesagt Diskriminierung verbieten und positive Maßnahmen auf der Grundlage spezifischer, aufgeführter Merkmale vorschreiben. Die Behörde und ihre Verfahren haben sich in den letzten 10 bis 15 Jahren erheblich weiterentwickelt. Während die OFCCP bei der Durchsetzung der Executive Order deutlich effektiver wurde, wurde jedoch wenig unternommen, um die Rechte von Veteranen und Menschen mit Behinderungen wesentlich zu verbessern.
In Anbetracht dessen hat die Behörde vor einigen Jahren neue Anforderungen für Auftragnehmer eingeführt. Jedes Unternehmen, das einen Aktionsplan zur Förderung von Menschen mit Behinderungen vorlegen muss, muss ein „ambitioniertes Ziel“ von 7,0 Prozent seiner Belegschaft anstreben, die sich als behindert identifizieren. Nach Ansicht der OFCCP sollte dieses Ziel insbesondere angesichts der weit gefassten Definition einer Person mit Behinderung gemäß dem Americans with Disabilities Act (ADA) relativ leicht zu erreichen sein. Viele Auftragnehmer scheinen jedoch regelmäßig Schwierigkeiten zu haben, das Jahresziel zu erreichen. Die OFCCP verlangt von Auftragnehmern des Bundes, dass sie ihre Bemühungen jedes Jahr bewerten und festlegen, was sie noch tun können, um ihre Bemühungen zu verbessern. Es ist mit einem erheblichen Aufwand verbunden, das Ziel zu erreichen und natürlich eine gezielte Überprüfung durch die OFCCP erfolgreich zu bestehen. Daher ist es wichtig zu verstehen, wie man sich darauf vorbereitet.
Darüber hinaus wird es interessant sein zu sehen, wie die verschiedenen Regionen mit diesen Überprüfungen umgehen. Es ist jedoch davon auszugehen, dass die Behörde zumindest vor Ort erscheinen wird. Im Bemühen um mehr Transparenz hat die Behörde in der Richtlinie, dem Musterbrief zur Terminvereinbarung und den FAQs, die alle auf ihrer Website verfügbar sind, dargelegt, was bei einer gezielten Überprüfung zu erwarten ist. Darüber hinaus hat sie ihre Terminliste veröffentlicht, sodass kein Unternehmen unvorbereitet sein sollte, wenn es einen Terminbrief erhält. (Daher ist es unwahrscheinlich, dass Verlängerungen gewährt werden.) Die Personalabteilung und andere relevante Mitarbeiter sollten mit diesen Ressourcen vertraut sein. Die gezielte Überprüfung gemäß 503 ist neu, sodass wir erst nach Abschluss einiger dieser Überprüfungen praktische Details kennen werden. Darüber hinaus wird es interessant sein zu sehen, wie die verschiedenen Regionen mit diesen Überprüfungen umgehen. Es ist jedoch davon auszugehen, dass die Behörde zumindest vor Ort erscheinen wird.
Die OFCCP wird Richtlinien und Informationen zu Praktiken im Zusammenhang mit Menschen mit Behinderungen anfordern und diese Richtlinien und Praktiken „umfassend überprüfen”. Dazu gehören Gespräche mit der Geschäftsleitung und den für die Umsetzung dieser Richtlinien und Praktiken zuständigen Mitarbeitern der Personalabteilung sowie mit den von diesen Richtlinien und Praktiken betroffenen Mitarbeitern, was natürlich wohl jeder Mitarbeiter sein dürfte. Die OFCCP wird „Einstellungs- und Vergütungsdaten sowie die Bearbeitung von Anträgen auf angemessene Vorkehrungen bewerten”. Am wichtigsten ist vielleicht, was nicht in der Richtlinie steht. Während die OFCCP in ihren FAQs veröffentlicht hat, dass sie „während einer auf Abschnitt 503 fokussierten Überprüfung keine Überprüfung des Executive Order Affirmative Action Program (AAP) durchführen wird”, hat sie sich die Möglichkeit offen gelassen, über das Planungsschreiben hinaus zusätzliche Informationen anzufordern. Die Richtlinie enthält keine Angaben zur Untersuchung anderer Angelegenheiten. Auch wenn die Mitarbeiter der OFCCP außerhalb der auf Abschnitt 503 ausgerichteten Überprüfung möglicherweise nicht aktiv nach Verstößen suchen, können sie andere potenzielle Indikatoren nicht ignorieren. Daher ist es für eine erfolgreiche Prüfung von entscheidender Bedeutung, dass die Mitarbeiter des Unternehmens sich aller problematischen Bereiche bewusst sind.
Was sind also die besten Vorgehensweisen, um sich auf eine gezielte Überprüfung gemäß Abschnitt 503 vorzubereiten? Kurz gesagt: alles, was ein Unternehmen tun sollte, um sich auf jede andere OFCCP-Prüfung vorzubereiten. Dazu gehören unter anderem die Einrichtung konformer AAPs, die Überprüfung nachteiliger Auswirkungen, die umgehende Untersuchung von Beschwerden, die Einhaltung von Richtlinien und Praktiken, die ordnungsgemäße Schulung aller relevanten Mitarbeiter in Bezug auf EEO-Compliance-Praktiken, die Entscheidung, wie Daten bei einer Dokumentenprüfung vorgelegt werden und welche „zusätzlichen” Faktoren bereitgestellt werden, die Überprüfung von Vergütungsausreißern und die Ermittlung von Erklärungen, die Einrichtung und Dokumentation vertretbarer Vergütungspraktiken und natürlich gründliche 503- und VEVRAA-Bewertungen.
Das Unternehmen muss Nachweise für seine Outreach-Bemühungen vorlegen. Es ist ratsam, Ihre Richtlinien zu überprüfen und sicherzustellen, dass sie eingehalten werden.Wichtig zu beachten ist, dass die Behörde großes Interesse an Unterkünften und deren Verwaltung und Dokumentation hat. Stellen Sie sicher, dass das Unternehmen ordnungsgemäße Aufzeichnungen führt. Das Unternehmen muss Nachweise für seine Bemühungen um Barrierefreiheit vorlegen. Es empfiehlt sich, Ihre Richtlinien zu überprüfen und sicherzustellen, dass sie eingehalten werden. Sehen Sie sich die Muster der Selbstidentifizierung von Behinderungen an. Kann das Unternehmen die Reaktionsfähigkeit verbessern? Welchen Einfluss hat die Unternehmenskultur auf die Selbstidentifizierung, falls überhaupt? Schließlich verfügt die OFCCP über eine Liste von Ressourcen zur Unterstützung der Auftragnehmer der Bundesregierung. Diese Liste ist zwar keineswegs vollständig, aber es ist ratsam, sich zumindest an die von der Behörde angegebenen Organisationen zu wenden. (Siehe https://www.dol.gov/ofccp/Section503-FocusedReviews/files/Section503BestPracticesUpdated-3-6-19FINAL-030819FEDQA508c.pdf)
Beachten Sie, dass Auftragnehmer gemäß 41 CFR § 60-741.44(b) regelmäßige Bewertungen der Personalprozesse und gemäß 41 CFR § 60-741.44(c) regelmäßige Bewertungen der körperlichen und geistigen Eignung durchführen müssen. Die Dokumentation dieser Bewertungen ist in dem Schreiben zur Terminierung der gezielten Überprüfung gemäß 503 als erforderliche Angabe aufgeführt.
Jetzt ist es an der Zeit, sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen für eine Prüfung vorbereitet ist. Es gibt keine Abkürzungen, daher sollten Sie sicherstellen, dass Sie alle Regeln verstehen und Entscheidungen dokumentieren können.
Dieser Artikel dient lediglich der Information. Er stellt keine Rechtsberatung dar und sollte nicht als solche angesehen werden. Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an Lisa Kaiser unter [email protected]
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.
