L'OFCCP a publié sa directive (2018-04) visant à mener des évaluations de conformité axées sur les lois et réglementations relatives aux personnes handicapées le 10 août 2018. Comme le savent les entrepreneurs fédéraux, l'OFCCP applique trois lois, à savoir le décret 11246, tel que modifié, la section 503 de la loi sur la réadaptation, telle que modifiée, et la loi de 1974 sur l'aide à la réadaptation des vétérans de la guerre du Vietnam, telle que modifiée, qui, en résumé, interdisent la discrimination et exigent des mesures d'action positive fondées sur des caractéristiques spécifiques énumérées. L'agence et ses procédures ont considérablement évolué au cours des 10 à 15 dernières années. Cependant, si l'OFCCP est devenu beaucoup plus efficace dans l'application du décret, peu de mesures ont été prises pour avoir un impact significatif sur les droits des anciens combattants et des personnes handicapées.
Consciente de cela, l'agence a introduit il y a plusieurs années de nouvelles exigences pour les entrepreneurs. Chaque entreprise tenue d'avoir un plan d'action positive en faveur des personnes handicapées doit s'efforcer d'atteindre un « objectif ambitieux » de 7,0 % de son personnel identifié comme handicapé. L'OFCCP estime que cet objectif devrait être relativement facile à atteindre, compte tenu notamment de la définition large de la notion de personne handicapée dans l'Americans with Disabilities Act (ADA). Cependant, de nombreux entrepreneurs semblent avoir systématiquement des difficultés à atteindre cet objectif annuel. L'OFCCP exige que les entrepreneurs fédéraux évaluent chaque année leurs efforts et déterminent ce qu'ils peuvent faire d'autre pour les améliorer. Il faut beaucoup de travail pour atteindre cet objectif et, bien sûr, pour réussir l'examen ciblé de l'OFCCP. Il est donc important de comprendre comment s'y préparer.
De plus, il sera intéressant de voir comment les différentes régions traiteront ces examens. Cependant, il faut s'attendre au minimum à ce que l'agence se rende sur place. 
Dans un souci de transparence, l'agence a décrit le déroulement d'un examen ciblé dans la directive, le modèle de lettre de convocation et la FAQ, tous disponibles sur son site Web. De plus, elle a publié sa liste de convocation, de sorte qu'aucune entreprise ne devrait être prise au dépourvu à la réception d'une lettre de convocation. (Par conséquent, il est peu probable que des prolongations soient accordées.) Les ressources humaines et autres membres du personnel concernés doivent se familiariser avec ces ressources. L'examen ciblé 503 est nouveau, et tant que nous n'aurons pas vu quelques-uns de ces examens aboutir, nous ne connaîtrons pas les détails pratiques. Il sera également intéressant de voir comment les différentes régions gèrent ces examens. Cependant, il faut au minimum s'attendre à ce que l'agence se rende sur place.
L'OFCCP demandera des politiques et des informations sur les pratiques relatives aux personnes handicapées et « procédera à un examen complet » de ces politiques et pratiques. Cela inclut des entretiens avec la direction et le personnel des ressources humaines chargé de la mise en œuvre de ces politiques et pratiques, ainsi qu'avec les employés concernés par ces politiques et pratiques, c'est-à-dire, bien sûr, tous les employés. L'OFCCP « évaluera les données relatives à l'embauche et à la rémunération, ainsi que le traitement des demandes d'aménagement ». Le plus important est peut-être ce qui ne figure pas dans la directive. Bien que l'OFCCP ait publié dans sa FAQ qu'il « ne procédera pas à un examen du programme d'action positive (AAP) prévu par le décret présidentiel lors d'un examen ciblé au titre de l'article 503 », il se réserve la possibilité de demander des informations supplémentaires au-delà de la lettre de programmation. La directive ne mentionne pas l'enquête sur d'autres questions. Bien que le personnel de l'OFCCP ne recherche pas activement les cas de non-conformité en dehors de l'examen axé sur la section 503, il ne peut ignorer d'autres indicateurs potentiels qui apparaissent. Il est donc absolument essentiel pour la réussite de l'audit que le personnel de l'entreprise soit conscient de tous les domaines préoccupants.
Quelles sont donc les meilleures pratiques pour se préparer à un examen ciblé au titre de la section 503 ? En bref, tout ce qu'une entreprise doit faire pour se préparer à tout autre audit de l'OFCCP. Cela comprend, sans s'y limiter, la mise en place de plans d'action positifs (AAP) conformes, l'examen des effets négatifs, l'enquête rapide sur les plaintes, le respect des politiques et des pratiques, la formation adéquate de tous les employés concernés aux pratiques de conformité EEO, la décision de la manière dont les données seront soumises dans le cadre d'un audit documentaire et de tout facteur « supplémentaire » qui sera fourni, l'examen des rémunérations atypiques et la détermination des explications, la mise en place et la documentation de pratiques salariales défendables et, bien sûr, des évaluations approfondies 503 et VEVRAA.
L'entreprise devra fournir des preuves de ses efforts de sensibilisation. Il est judicieux d'examiner vos politiques et de vous assurer qu'elles sont respectées.Il est important de garder à l'esprit que l'agence s'intéresse particulièrement aux aménagements et à la manière dont ceux-ci sont gérés et consignés. Veillez à ce que l'entreprise conserve des registres appropriés. L'entreprise devra fournir des preuves de ses efforts de sensibilisation. Il est judicieux d'examiner vos politiques et de vous assurer qu'elles sont respectées. Examinez les tendances en matière d'auto-identification des handicaps. L'entreprise peut-elle améliorer ses réponses ? Quel est l'impact de la culture d'entreprise sur l'auto-identification, le cas échéant ? Enfin, l'OFCCP dispose d'une liste de ressources pour aider la communauté des contractants fédéraux. Bien que cette liste ne soit en aucun cas exhaustive, il est judicieux de contacter au moins les organisations fournies par l'agence. (Voir https://www.dol.gov/ofccp/Section503-FocusedReviews/files/Section503BestPracticesUpdated-3-6-19FINAL-030819FEDQA508c.pdf)
N'oubliez pas que les entrepreneurs doivent procéder à des évaluations régulières des processus liés au personnel, conformément à la disposition 41 CFR § 60- 741.44(b), ainsi qu'à des évaluations régulières des aptitudes physiques et mentales, conformément à la disposition 41 CFR § 60-741.44(c). La documentation relative à ces évaluations est requise dans la lettre de planification de l'examen ciblé 503.
Il est temps de vous assurer que votre entreprise est prête pour un audit. Il n'y a pas de raccourcis, alors assurez-vous de bien comprendre toutes les règles et d'être en mesure de documenter vos décisions.
Cet article a été rédigé à titre d'information uniquement. Il ne constitue pas un avis juridique et ne doit pas être considéré comme tel. Pour plus d'informations, veuillez contacter Lisa Kaiser à l'adresse suivante : [email protected]
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.
