Aunque solo estamos en noviembre, podemos afirmar sin lugar a dudas que este ha sido un año de grandes cambios para las empresas sujetas a las leyes y normativas federales de acción afirmativa. La Oficina de Programas de Cumplimiento de Contratos Federales (OFCCP) del Departamento de Trabajo de los Estados Unidos ha puesto en marcha una serie de iniciativas importantes durante 2015. Con el gran número de iniciativas nuevas y propuestas relacionadas con la OFCCP que se han producido en los últimos años, se ha vuelto difícil hacer un seguimiento de todas las medidas que deben tomar los contratistas y subcontratistas federales. A continuación, vamos a echar un vistazo a lo que ocurrió durante 2015 y a lo que las empresas deberían estar haciendo ahora. Tenga en cuenta que la información de este artículo es precisa a fecha de 12 de noviembre de 2015.
Todas las partes de las regulaciones revisadas relativas a los veteranos protegidos y las personas con discapacidad entraron en vigor.
Las normas revisadas de la OFCCP relativas a la condición de veterano y discapacidad entraron en vigor por primera vez el 24 de marzo de 2014. Sin embargo, algunas partes de estas normas (las relativas a la acción afirmativa o «Subparte C») no entraron en vigor para los contratistas o subcontratistas federales individuales hasta la primera actualización de sus respectivos planes de acción afirmativa después del 24 de marzo de 2014. La fecha límite para realizar dicha actualización habría sido el 24 de marzo de 2015. Por lo tanto, todos los contratistas y subcontratistas federales actuales deben cumplir las disposiciones de la Subparte C de estas regulaciones, junto con las disposiciones que entraron en vigor el 24 de marzo de 2014.
Medidas a tomar
Entre las disposiciones de la Subparte C que los contratistas y subcontratistas federales deben aplicar ahora de forma continua se encuentran:
- Recopilación de información demográfica sobre la condición de veterano y discapacidad de los solicitantes y empleados.
- Realizar esfuerzos de divulgación para reclutar a veteranos y personas con discapacidades.
- Formar al personal involucrado en el proceso de selección sobre las obligaciones de la empresa en materia de acción afirmativa con respecto a los veteranos y las personas con discapacidad.
- Revisar los requisitos físicos y mentales del puesto de trabajo para garantizar que no supongan un obstáculo para la contratación de personas cualificadas con discapacidad y veteranos discapacitados cualificados.
- Establecer un sistema de auditoría y presentación de informes que evalúe el cumplimiento por parte de la empresa de las normas de acción afirmativa.
Al final del primer año tras la entrada en vigor de las disposiciones de la subparte C, había medidas adicionales que las empresas debían haber completado. (Si los planes de acción afirmativa de una empresa para veteranos y personas con discapacidad se actualizan en diciembre, enero, febrero o marzo, aún hay tiempo para completar las cuatro medidas que se indican a continuación).
- Se debería haber realizado una nueva encuesta sobre la situación de discapacidad de la plantilla.
- Se deberían haber enviado cartas a los proveedores para informarles de la política de igualdad de oportunidades de la empresa.
- Se debería haber llevado a cabo una revisión de los procesos de personal de la empresa.
- Se debería haber realizado una evaluación de los esfuerzos de divulgación y reclutamiento de la empresa.
Hay algunas disposiciones de la Subparte C en las que los plazos para cumplir con las obligaciones no están claros. Por ejemplo, los contratistas y subcontratistas federales deben haber actualizado o deben estar actualizando sus declaraciones de política de igualdad de oportunidades en el empleo/acción afirmativa para incorporar ciertas ideas que se encuentran en las regulaciones revisadas. Si bien muchas empresas ya han actualizado sus declaraciones de política, aquellas que aún no lo han hecho deben considerar esto como un tema de alta prioridad.
Por último, el primer plan de acción afirmativa (AAP) para personas con discapacidad completado después del 24 de marzo de 2014 debe incluir o debería haber incluido una comparación del porcentaje de personas con discapacidad en la población de empleados con el objetivo de utilización del 7 % establecido por la OFCCP. El primer AAP para veteranos protegidos completado después del 24 de marzo de 2014 debe incluir o debería haber incluido un punto de referencia para la contratación de veteranos.
Se publican las normas definitivas relativas a la ampliación del Decreto Ejecutivo 11246 para incluir la orientación sexual y la identidad de género.
El presidente Obama firmó en julio de 2014 una serie de enmiendas a la Orden Ejecutiva 11246 que prohíben a los contratistas y subcontratistas federales discriminar a los solicitantes o empleados por motivos de orientación sexual o identidad de género. Las normas derivadas de estas enmiendas entraron en vigor de manera general el 8 de abril de 2015. Los contratistas y subcontratistas individuales no tenían que cumplir estas normas hasta que firmaran un contrato o subcontrato federal nuevo o modificado a partir del 8 de abril de 2015. Aunque existía cierta preocupación por la posibilidad de que la OFCCP exigiera algún tipo de recopilación de datos sobre la orientación sexual y la identidad de género, en realidad no existe tal requisito en la normativa definitiva.
Medidas a tomar
En virtud de estas nuevas regulaciones, la medida más importante que se debe tomar es garantizar que no haya discriminación contra los solicitantes y empleados lesbianas, gais, bisexuales o transgénero (LGBT). Además, los contratistas y subcontratistas federales deben tener en cuenta lo siguiente:
- Eslogan de igualdad de oportunidades en el empleo (EEO): la OFCCP ha indicado en un seminario web y en respuesta a una pregunta frecuente que, si alguna de las clases protegidas por la Orden Ejecutiva 11246 se menciona en los eslóganes de igualdad de oportunidades en el empleo (EEO) de los anuncios de empleo, entonces deben mencionarse TODAS las clases que figuran en la orden ejecutiva, incluidas la orientación sexual y la identidad de género.
- Uso de baños y duchas: las cuestiones más importantes que se derivan de la nueva normativa pueden estar relacionadas con el uso de baños y duchas por parte de los empleados transgénero. La OFCCP ha indicado que se debe permitir a los solicitantes y empleados utilizar los baños de acuerdo con su identidad de género. La agencia no ha proporcionado ninguna orientación formal sobre las duchas.
Se publican las normas definitivas relativas al decreto ejecutivo sobre la prohibición de represalias por negociar la remuneración
En abril de 2014, el presidente Obama firmó una orden ejecutiva que impide a los contratistas y subcontratistas federales tomar represalias contra los solicitantes o empleados que hablen sobre información salarial. Esta orden ejecutiva modifica nuevamente la Orden Ejecutiva 11246. El 11 de septiembre de 2015, la OFCCP publicó las normas definitivas que implementan los requisitos de transparencia salarial. Las normas entrarán en vigor de manera general el 11 de enero de 2016. Los contratistas y subcontratistas individuales no están obligados a cumplir estas normas hasta que firmen un contrato o subcontrato federal nuevo o modificado a partir del 11 de enero de 2016.
Medidas a tomar
En virtud de estas nuevas normas, habrá muy pocas circunstancias en las que los contratistas y subcontratistas federales puedan tomar medidas contra los solicitantes o empleados que hablen sobre los salarios. La principal circunstancia en la que las empresas pueden tomar medidas se refiere a situaciones en las que los empleados reciben y luego comparten indebidamente información sobre los salarios de otros empleados. Las normas de transparencia salarial (a menudo denominadas normas de confidencialidad salarial) también establecen los siguientes requisitos:
- Difundir información a los solicitantes y empleados utilizando el lenguaje prescrito por la OFCCP: las normas sobre confidencialidad salarial establecen que los contratistas y subcontratistas federales deben difundir información sobre la prohibición de tomar represalias por hablar sobre el salario a los solicitantes y empleados. Las empresas están obligadas a utilizar el lenguaje específico elaborado por la OFCCP para este fin. El lenguaje prescrito se puede encontrar en el sitio web de la OFCCP. Las normas establecen que la difusión del lenguaje de la OFCCP «se llevará a cabo mediante publicación electrónica o mediante la colocación de una copia de la disposición en lugares visibles y accesibles para los empleados y los solicitantes de empleo».
- Incluir el lenguaje prescrito por la OFCCP en los manuales o guías para empleados: existe una disposición específica en la nueva normativa que exige a las empresas incluir el lenguaje prescrito por la OFCCP en los «manuales o guías para empleados».
A diferencia de las disposiciones relativas a los veteranos y las personas con discapacidad, así como a la orientación sexual y la identidad de género mencionadas anteriormente, las empresas tienen hasta al menos el 11 de enero de 2016 para aplicar los requisitos de confidencialidad salarial.
Suplemento a «La igualdad de oportunidades en el empleo es ley»
Cuando la OFCCP publicó sus normas sobre confidencialidad salarial el 11 de septiembre de 2015, también publicó un suplemento al cartel federal «EEO is the Law» (La igualdad de oportunidades en el empleo es la ley). Este suplemento contiene información sobre las normas revisadas de la OFCCP relativas a los veteranos y las personas con discapacidad, las nuevas normas de la OFCCP relativas a la orientación sexual y la identidad de género, y las nuevas normas de la OFCCP relativas a la confidencialidad salarial. El suplemento está disponible en el sitio web de la OFCCP.
Medidas a tomar
Los contratistas y subcontratistas federales deberán poner a disposición de los solicitantes y empleados el suplemento del cartel «EEO is the Law» (La igualdad de oportunidades en el empleo es ley). La OFCCP no ha indicado cuándo debe publicarse el suplemento, pero parece que debería publicarse a más tardar el 11 de enero de 2016, fecha en la que entrarán en vigor las normas sobre confidencialidad salarial.
- Publicación en las instalaciones de la empresa: el suplemento debe publicarse en todas las instalaciones de la empresa donde actualmente se publican los avisos sobre «La igualdad de oportunidades en el empleo es ley» y otros avisos relacionados con el empleo.
- Inclusión en las ofertas de empleo: los contratistas y subcontratistas federales que utilizan un sistema electrónico para publicar ofertas de empleo dirigidas a posibles candidatos están obligados, en virtud de la normativa sobre veteranos y discapacitados, a garantizar que el cartel «EEO is the Law» (La igualdad de oportunidades en el empleo es ley) se «almacene de forma visible junto con la solicitud electrónica o como parte de ella». Es probable que esto signifique que el suplemento también debe almacenarse junto con la solicitud electrónica o como parte de ella.
Elementos que aún esperan la decisión final de la OFCCP
Aunque en 2015 se llevaron a cabo varias medidas de la OFCCP, aún hay varias iniciativas de la OFCCP que están a la espera de una decisión definitiva.
1. Informe sobre igualdad salarial
El mismo día en que el presidente Obama firmó la orden ejecutiva que prohíbe las represalias contra los solicitantes o empleados por hablar sobre los salarios, el presidente emitió un memorándum en el que exigía al secretario de Trabajo que promulgara normas relativas a la recopilación de datos salariales de los contratistas y subcontratistas federales. El 8 de agosto de 2014, la OFCCP publicó una propuesta de normativa relativa a la creación de un informe sobre la igualdad salarial. Este informe obligaría a las empresas a presentar datos sobre las remuneraciones con periodicidad anual. Los datos resumidos se presentarían por categoría EEO-1, y las empresas proporcionarían el número total de empleados y el total de salarios W-2 por categoría de género y raza/etnia. Se requeriría un informe separado para cada centro de 50 o más empleados.
Estado de la iniciativa
No se han publicado normas definitivas con respecto al Informe sobre igualdad salarial. Hasta que se publiquen las normas definitivas, no se requiere ninguna acción específica por parte de los contratistas o subcontratistas federales.
2. Normativa sobre discriminación sexual
El 30 de enero de 2015, la OFCCP publicó una propuesta de modificación de su normativa sobre discriminación sexual. Esta propuesta incorporaría gran parte de las recientes directrices de la OFCCP sobre la evaluación de la remuneración a la normativa oficial de la agencia. La propuesta también exigiría a los contratistas y subcontratistas federales adoptar denominaciones de puestos de trabajo neutras en cuanto al género para todos los puestos, proporcionar determinadas prestaciones a las empleadas por embarazo y maternidad, y evitar los estereotipos basados en el sexo.
Estado de la iniciativa
No se ha publicado ninguna versión definitiva de las revisiones propuestas a las normas sobre discriminación sexual. Sin embargo, la OFCCP proporcionó una versión definitiva de estas normas a la Oficina de Gestión y Presupuesto (OMB) en octubre. Si la OMB aprueba esta versión de las normas, estas podrían publicarse en su forma definitiva a finales de 2015 o principios de 2016.
Dónde encontrar más información
El texto prescrito por la OFCCP en virtud de sus normas sobre confidencialidad salarial, así como el suplemento del cartel «EEO is the Law» (La igualdad de oportunidades en el empleo es ley), se pueden consultar en http://www.dol.gov/ofccp/PayTransparency.html. También se puede encontrar información adicional sobre todas las iniciativas de la OFCCP mencionadas anteriormente en el sitio web de la OFCCP. Para consultar el estado de las normas de la OFCCP sobre discriminación sexual, visite el sitio web de la Oficina de Información y Asuntos Regulatorios de la OMB en http://www.reginfo.gov/.
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Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.
