Même si nous ne sommes qu'en novembre, nous pouvons déjà affirmer que cette année a été marquée par des changements considérables pour les entreprises soumises aux lois et réglementations fédérales en matière d'action positive. Le Bureau des programmes de conformité des contrats fédéraux (OFCCP) du ministère américain du Travail a mis en œuvre un certain nombre d'initiatives majeures au cours de l'année 2015. Compte tenu du nombre important d'initiatives nouvelles et proposées impliquant l'OFCCP au cours des dernières années, il est devenu difficile de suivre toutes les mesures que les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux doivent prendre. Ci-dessous, nous allons examiner ce qui s'est passé en 2015 et ce que les entreprises devraient faire maintenant. Veuillez noter que les informations contenues dans cet article sont exactes au 12 novembre 2015.
Toutes les parties du règlement révisé concernant les anciens combattants protégés et les personnes handicapées sont entrées en vigueur.
Les règlements révisés de l'OFCCP concernant le statut d'ancien combattant et d'invalidité sont entrés en vigueur le 24 mars 2014. Cependant, certaines parties de ces règlements (les parties relatives à la discrimination positive ou « sous-partie C ») ne sont entrées en vigueur pour les entrepreneurs ou sous-traitants fédéraux individuels qu'après la première mise à jour de leurs plans d'action positive respectifs après le 24 mars 2014. La date limite pour cette mise à jour était le 24 mars 2015. Ainsi, tous les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux actuels doivent se conformer aux dispositions de la sous-partie C de ces réglementations ainsi qu'aux dispositions entrées en vigueur le 24 mars 2014.
Actions à entreprendre
Parmi les dispositions de la sous-partie C que les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux doivent désormais mettre en œuvre de manière continue, on trouve :
- Collecte d'informations démographiques concernant le statut d'ancien combattant et d'invalidité auprès des candidats et des employés.
- Mener des actions de sensibilisation pour recruter des anciens combattants et des personnes handicapées.
- Former le personnel impliqué dans le processus de sélection aux obligations de l'entreprise en matière d'action positive envers les anciens combattants et les personnes handicapées.
- Examiner les qualifications mentales et physiques requises pour un poste afin de s'assurer qu'elles ne constituent pas un obstacle à l'emploi de personnes handicapées et d'anciens combattants handicapés qualifiés.
- Mettre en place un système d'audit et de reporting qui évalue la conformité de l'entreprise aux réglementations en matière d'action positive.
À la fin de la première année suivant l'entrée en vigueur des dispositions de la sous-partie C, une entreprise devait avoir pris des mesures supplémentaires. (Si les plans d'action positive d'une entreprise en faveur des anciens combattants et des personnes handicapées sont mis à jour en décembre, janvier, février ou mars, il est encore temps de prendre les quatre mesures indiquées ci-dessous.)
- Une nouvelle enquête sur le statut d'invalidité de la main-d'œuvre aurait dû être menée.
- Des lettres auraient dû être envoyées aux fournisseurs pour les informer de la politique d'égalité des chances de l'entreprise.
- Un examen des processus liés au personnel de l'entreprise aurait dû être effectué.
- Une évaluation des efforts de sensibilisation et de recrutement de l'entreprise aurait dû être menée.
Certaines dispositions de la sous-partie C ne précisent pas clairement les délais à respecter pour remplir les obligations. Par exemple, les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux devraient avoir mis à jour ou devraient mettre à jour leurs déclarations de politique en matière d'égalité des chances en matière d'emploi et d'action positive afin d'y intégrer certaines idées figurant dans la réglementation révisée. Si de nombreuses entreprises ont déjà mis à jour leurs déclarations de politique, celles qui ne l'ont pas encore fait devraient considérer cela comme une priorité absolue.
Enfin, le premier plan d'action positive (AAP) pour les personnes handicapées achevé après le 24 mars 2014 devrait inclure ou aurait dû inclure une comparaison entre le pourcentage de personnes handicapées dans la population active et l'objectif d'utilisation de 7 % fixé par l'OFCCP. Le premier AAP pour les anciens combattants protégés achevé après le 24 mars 2014 devrait inclure ou aurait dû inclure un critère de référence pour l'embauche d'anciens combattants.
Publication du règlement définitif concernant l'extension du décret 11246 afin d'y inclure l'orientation sexuelle et l'identité de genre
En juillet 2014, le président Obama a signé des amendements au décret 11246 qui interdisent aux entrepreneurs et sous-traitants fédéraux de discriminer les candidats ou les employés en raison de leur orientation sexuelle ou de leur identité de genre. Les réglementations prévues par ces amendements sont entrées en vigueur de manière générale le 8 avril 2015. Les entrepreneurs et sous-traitants individuels n'étaient pas tenus de se conformer à ces réglementations tant qu'ils n'avaient pas conclu un nouveau contrat ou sous-contrat fédéral ou modifié un contrat ou sous-contrat existant à compter du 8 avril 2015. Bien que certains craignaient que l'OFCCP n'exige la collecte de données sur l'orientation sexuelle et l'identité de genre, les réglementations finales ne prévoient en réalité aucune exigence de ce type.
Actions à entreprendre
En vertu de ces nouvelles réglementations, la mesure la plus importante à prendre consiste à veiller à ce qu'il n'y ait aucune discrimination à l'encontre des candidats et des employés lesbiennes, gays, bisexuels ou transgenres (LGBT). Au-delà de cela, les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux doivent tenir compte des éléments suivants :
- Slogan EEO – L'OFCCP a indiqué dans un webinaire et dans une réponse à une question fréquemment posée que si l'une des catégories protégées par le décret 11246 est mentionnée dans les slogans EEO des offres d'emploi, alors TOUTES les catégories figurant dans le décret, y compris l'orientation sexuelle et l'identité de genre, doivent être mentionnées.
- Utilisation des toilettes et des douches – Les questions les plus importantes soulevées par la nouvelle réglementation concernent l'utilisation des toilettes et des douches par les employés transgenres. L'OFCCP a indiqué que les candidats et les employés doivent être autorisés à utiliser les toilettes correspondant à leur identité de genre. L'agence n'a fourni aucune directive officielle concernant les douches.
Publication du règlement définitif concernant le décret présidentiel interdisant les représailles pour les discussions sur la rémunération
En avril 2014, le président Obama a signé un décret interdisant aux entrepreneurs et sous-traitants fédéraux d'exercer des représailles à l'encontre des candidats ou des employés qui discutent d'informations relatives à leur rémunération. Ce décret modifie à nouveau le décret 11246. Le 11 septembre 2015, l'OFCCP a publié les règlements définitifs qui mettent en œuvre les exigences en matière de transparence salariale. Ces règlements entreront en vigueur de manière générale le 11 janvier 2016. Les entrepreneurs et sous-traitants individuels ne sont pas tenus de se conformer à ces règlements tant qu'ils n'ont pas conclu de nouveau contrat ou de nouveau contrat de sous-traitance fédéral ou modifié le 11 janvier 2016 ou après cette date.
Actions à entreprendre
En vertu de ces nouvelles réglementations, les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux ne pourront prendre des mesures à l'encontre des candidats ou des employés qui discutent de leur salaire que dans des circonstances très limitées. Les entreprises peuvent principalement prendre des mesures lorsque des employés reçoivent de manière inappropriée des informations sur le salaire d'autres employés, puis les divulguent. Les réglementations sur la transparence salariale (souvent appelées réglementations sur le secret salarial) imposent également les exigences suivantes :
- Diffuser les informations aux candidats et aux employés en utilisant la formulation prescrite par l'OFCCP – Les réglementations relatives au secret salarial stipulent que les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux doivent diffuser des informations sur l'interdiction de représailles pour avoir discuté des salaires aux candidats et aux employés. Les entreprises sont tenues d'utiliser le langage spécifique préparé par l'OFCCP à cette fin. Le langage prescrit est disponible sur le site web de l'OFCCP. La réglementation stipule que la diffusion du langage de l'OFCCP « doit être effectuée par affichage électronique ou par affichage d'une copie de la disposition dans des endroits bien visibles et accessibles aux employés et aux candidats à un emploi ».
- Inclure les mentions prescrites par l'OFCCP dans les manuels ou guides destinés aux employés – Les nouvelles réglementations contiennent une disposition spécifique qui oblige les entreprises à inclure les mentions prescrites par l'OFCCP dans les « manuels ou guides destinés aux employés ».
Contrairement aux dispositions relatives aux anciens combattants et aux personnes handicapées ainsi qu'à celles relatives à l'orientation sexuelle et à l'identité de genre mentionnées ci-dessus, les entreprises ont jusqu'au 11 janvier 2016 au moins pour mettre en œuvre les exigences en matière de confidentialité salariale.
Supplément à « L'égalité professionnelle est la loi »
Lorsque l'OFCCP a publié ses réglementations sur la confidentialité des salaires le 11 septembre 2015, elle a également publié un supplément à l'affiche fédérale « EEO is the Law » (L'égalité professionnelle est la loi). Ce supplément contient des informations sur les réglementations révisées de l'OFCCP concernant les anciens combattants et les personnes handicapées, les nouvelles réglementations de l'OFCCP concernant l'orientation sexuelle et l'identité de genre, ainsi que les nouvelles réglementations de l'OFCCP sur la confidentialité des salaires. Le supplément est disponible sur le site web de l'OFCCP.
Actions à entreprendre
Les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux devront mettre à la disposition des candidats et des employés le supplément à l'affiche « EEO is the Law » (L'égalité professionnelle est la loi). L'OFCCP n'a pas indiqué quand ce supplément devra être affiché, mais il semble qu'il devra l'être au plus tard le 11 janvier 2016, date à laquelle les réglementations sur la confidentialité des salaires entreront en vigueur.
- Affichage dans les locaux de l'entreprise – Le supplément doit être affiché dans tous les locaux de l'entreprise où sont actuellement affichés les avis « EEO is the Law » (L'égalité d'accès à l'emploi est une obligation légale) et autres avis liés à l'emploi.
- Inclusion dans les offres d'emploi – Les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux qui utilisent un système électronique pour proposer des emplois à des candidats potentiels sont tenus, en vertu de la réglementation relative aux anciens combattants et aux personnes handicapées, de veiller à ce que l'affiche « EEO is the Law » (L'égalité des chances en matière d'emploi est la loi) soit « conservée de manière visible avec ou dans le cadre de la candidature électronique ». Cela signifie probablement que le supplément doit également être conservé avec ou dans le cadre de la candidature électronique.
Éléments en attente d'une décision finale de l'OFCCP
Si plusieurs mesures de l'OFCCP ont été mises en œuvre en 2015, plusieurs initiatives de l'OFCCP sont toujours en attente d'une décision finale.
1. Rapport sur l'égalité salariale
Le jour même où le président Obama a signé le décret interdisant les représailles contre les candidats ou les employés qui discutent de leur salaire, il a publié un mémorandum demandant au secrétaire au Travail de publier des règlements concernant la collecte de données salariales auprès des entrepreneurs et sous-traitants fédéraux. Le 8 août 2014, l'OFCCP a publié un projet de règlement concernant la création d'un rapport sur l'égalité salariale. Ce rapport obligerait les entreprises à soumettre chaque année des données sur les rémunérations. Les données récapitulatives seraient soumises par catégorie EEO-1, et les entreprises fourniraient le nombre total d'employés et le total des salaires W-2 par sexe et par catégorie ethnique. Un rapport distinct serait exigé pour chaque établissement comptant 50 employés ou plus.
Statut de l'initiative
Aucune réglementation définitive n'a été publiée concernant le rapport sur l'égalité salariale. Tant que la réglementation définitive n'aura pas été publiée, aucune mesure spécifique n'est requise de la part des entrepreneurs ou sous-traitants fédéraux.
2. Réglementation relative à la discrimination sexuelle
Le 30 janvier 2015, l'OFCCP a publié des propositions de modification de sa réglementation relative à la discrimination sexuelle. Ces propositions intégreraient une grande partie des récentes directives de l'OFCCP concernant l'évaluation de la rémunération dans la réglementation officielle de l'agence. Les modifications proposées exigeraient également que les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux adoptent des intitulés de poste neutres pour tous les postes, offrent certains avantages aux employées en cas de grossesse et d'accouchement, et préviennent les stéréotypes sexistes.
Statut de l'initiative
Aucune version définitive des révisions proposées aux réglementations relatives à la discrimination sexuelle n'a été rendue publique. Cependant, l'OFCCP a fourni une version définitive de ces réglementations au Bureau de la gestion et du budget (OMB) en octobre. Si l'OMB approuve cette version des réglementations, celles-ci pourraient être publiées sous leur forme définitive fin 2015 ou début 2016.
Où trouver plus d'informations
Le libellé prescrit par l'OFCCP dans le cadre de ses réglementations sur la confidentialité des salaires ainsi que le supplément à l'affiche « EEO is the Law » (L'égalité des chances en matière d'emploi est la loi) sont disponibles à l'adresse http://www.dol.gov/ofccp/PayTransparency.html. Des informations supplémentaires sur toutes les initiatives de l'OFCCP mentionnées ci-dessus sont également disponibles sur le site web de l'OFCCP. Pour vérifier l'état d'avancement des réglementations de l'OFCCP en matière de discrimination sexuelle, consultez le site web du Bureau de l'information et des affaires réglementaires de l'OMB à l'adresse http://www.reginfo.gov/.
Remarque : le présent article ne constitue pas un avis juridique et ne remplace pas les conseils d'un professionnel sur la situation particulière de votre organisation. Tous les documents originaux sont protégés par copyright © HR Analytical Services Inc. 2015
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.
