Es esa época del año otra vez; no solo para celebrar el nuevo año, sino también para hacer predicciones sobre él... y más allá. Especialmente en lo que respecta a lo que nos depara el futuro en materia de operaciones jurídicas, privacidad de datos y gobernanza de la información.
Para 2020, Mitratech y HBR Consulting se pusieron en contacto con diversos líderes y expertos en operaciones jurídicas para recabar sus previsiones, acompañadas de datos que respaldaran sus pronósticos. Más allá del mero entretenimiento que supone adivinar el futuro, es evidente que hay un propósito serio detrás de todo esto, ya que sus perspectivas pueden proporcionarnos a todos una mejor visión para aplicar a las estrategias de operaciones jurídicas durante los próximos doce meses, o incluso más allá.
Tenga en cuenta que nuestro seminario web «Bold Predictions» contiene mucha más información y resultados de encuestas. En esta publicación, destacamos las tendencias para 2020 que se analizan en el seminario web, abordando temas como datos y análisis, privacidad de datos, ALSP, diversidad, automatización, IA y el futuro de las operaciones legales pioneras y su crecimiento.
¿Listos? Calentemos la bola de cristal y sumerjámonos en ella...
Podrás hacer mejores predicciones con tus datos.
Los datos, independientemente del equipo en el que se encuentre, existen en grandes cantidades dentro de una empresa y, como sostiene Brian McGovern, director general de Workflow Solutions en Mitratech, «las fuentes y el volumen de datos seguirán creciendo de forma exponencial». Esto permitirá a las empresas y organizaciones internas tomar decisiones mejores y más informadas que les proporcionarán una ventaja competitiva sobre la competencia.
El uso de herramientas analíticas en los departamentos jurídicos se está expandiendo hasta convertirse en un «conjunto básico» de soluciones que ofrecen mucho más que el simple análisis de datos sobre asuntos y gastos. Para 2021, se estima que el 78 % de los departamentos jurídicos utilizarán herramientas analíticas para la gestión de contratos y litigios (ELM), según la Encuesta sobre departamentos jurídicos de HBR de 2019.
Se realizará más trabajo internamente.
Desde sus inicios como medio para mitigar los costes y las ineficiencias del departamento jurídico, las operaciones jurídicas han tenido como prioridad el ahorro y el rendimiento. Molly Tynan Perry, directora de operaciones de asuntos jurídicos y administrativos de Hewlett Packard Enterprises, prevé que «más empresas tratarán de analizar el tiempo y las actividades de los recursos internos para obtener una mayor visibilidad de cómo se realiza el trabajo internamente... [esto] dará lugar a una mayor oportunidad para reconsiderar cómo racionalizar el trabajo interno».
¿El gasto externo en picada? Según CLOC, el gasto legal externo de las grandes y medianas empresas cayó un 24 % en 2019.CLOC.
Cada pocos años, observamos un cambio en el gasto entre asesores internos y externos, y viceversa. En el último año, la tendencia ha sido que muchas más organizaciones han optado por trabajar internamente, en lugar de recurrir a asesores externos.
¿Basándonos en las observaciones de Molly y en lo que el mercado está demostrando en general? Es seguro asumir que aumentar el volumen de trabajo de los equipos internos se convertirá en una consideración importante para más departamentos jurídicos en 2020.
La inteligencia artificial y el aprendizaje automático están en auge (y siguen creciendo...).
La tecnología emergente no está perdiendo impulso en el sector jurídico. Los proveedores y sus clientes están creando cada vez más oportunidades para el uso de software de inteligencia artificial y aprendizaje automático. George Chiu, director de ITG Law, Compliance, Business Ethics and External Affairs en Prudential, afirma que estas tecnologías «serán fundamentales para las operaciones jurídicas, al igual que lo son actualmente la gestión de asuntos y la facturación electrónica», y se considerarán más «que una ventaja competitiva».
Los datos muestran que, aunque aproximadamente el 9 % de los departamentos jurídicos han implementado actualmente funciones de IA en sus conjuntos de soluciones, se espera que más del 50 % del mercado cuente con estas funciones para 2021. Las empresas deberán ser proactivas a la hora de comprender las necesidades subyacentes de estas herramientas y cómo estas ayudarán a sus negocios a largo plazo.
Las iniciativas de diversidad continuarán.
Mike Russell, director de operaciones jurídicas de Ingersoll Rand, lo expresa de forma sencilla: «Los esfuerzos continuos en materia de diversidad comenzarán a dar sus frutos en 2020: las organizaciones con conciencia social solo trabajarán con proveedores verdaderamente diversos».
No es un concepto nuevo, ya que ha habido una presión social para hacer más en este ámbito y aumentar la conciencia sobre la diversidad entre las empresas, los bufetes de abogados y los proveedores que participan en el ecosistema jurídico.
Esto ya está afectando a la información y las preguntas que se incluyen en las solicitudes de propuestas, la selección de empresas, la dotación de personal de las empresas existentes, la contratación de empresas propiedad de minorías y/o mujeres, y los análisis que conducen a una reducción del gasto con las empresas que no se ajustan a los criterios de diversidad de la empresa.
«Las organizaciones con conciencia social solo trabajarán con proveedores diversos».
Mike Russell
Ingersoll Rand
Aceleración de los resultados mediante la automatización jurídica
Hacer más con menos es una nueva constante para la mayoría de las organizaciones. Por lo tanto, con presupuestos más reducidos y cargas de trabajo cada vez mayores, esto significa que «los departamentos jurídicos innovadores acelerarán sus esfuerzos por ascender en la escala de valor y utilizarán la automatización de los flujos de trabajo para aportar más valor a sus empresas», afirma Brian McGovern.
A menudo habilitado mediante herramientas de gestión del ciclo de vida y del flujo de trabajo, es necesario crear y encontrar formas no tradicionales para las prácticas no litigiosas. Más del 60 % de los encuestados por HBR destacaron la importancia de implementar estas soluciones ahora mismo. Otro 20 % está considerando estos productos que ahorran tiempo y dinero para los próximos dos años.
Un giro más pronunciado hacia los ALSP
El uso de proveedores de servicios jurídicos alternativos está creciendo como medio para gestionar los gastos jurídicos en muchos departamentos jurídicos. George Chiu destaca que los ALSP «seguirán quitando cuota de mercado a los servicios de eDiscovery», por ejemplo.
Además, Mike Russell predice que los servicios jurídicos tendrán que estar «disponibles para un público más amplio», lo que incluyeel «acceso a la justicia»para las pequeñas empresas que no pueden permitirse un equipo jurídico interno a tiempo completo, una necesidad con la que los ALSP se alinean perfectamente.
No todos los departamentos jurídicos pueden tener todas las fortalezas en todo momento. Por lo tanto, es de esperar que cada vez más de ellos reconozcan este hecho y busquen otros métodos. Quienes utilizan ALSP no están solos, ya que se han sumado a una tendencia en auge. Según HBR, el gasto jurídico en ALSP puede alcanzar ya el 10 % en determinados sectores.
Mayor énfasis en los servicios jurídicos centrados en el cliente.
Mike Russell nos recuerda que el «cliente» de los servicios jurídicos es, en realidad, «toda la empresa y sus objetivos comerciales». La empresa, como cliente, es exigente y no hay mucho margen para el ensayo y el error. Para ayudar a los departamentos jurídicos a aportar valor, es importante aumentar los «recursos jurídicos de múltiples fuentes», como «herramientas y tecnologías avanzadas de flujo de trabajo, procesos sólidos y métricas/análisis».
Al garantizar que se disponga del software y las soluciones adecuadas, el departamento jurídico podrá seguir rindiendo a un nivel lo suficientemente alto como para satisfacer las demandas del resto de la organización. El aumento de las colaboraciones interfuncionales y las evaluaciones continuas del rendimiento de los proveedores internos y externos mantendrán la relevancia de los esfuerzos del departamento jurídico y le ayudarán a adoptar herramientas personalizadas que sean productivas y positivas para el negocio, satisfaciendo así a sus clientes finales.
Las leyes estadounidenses sobre privacidad de datos son la (nueva) norma.
Stacey Garrett, de Keesal, Young & Logan, ha escrito extensamente sobre la privacidad de los datos, incluida la Ley de Privacidad del Consumidor de California (CCPA). No es ningún secreto que otros estados están elaborando leyes de privacidad similares a la CCPA, y ella señala cómo todas estas regulaciones «van a dificultar cada vez más el cumplimiento por parte de las empresas que operan en varios estados, y van a incentivar a las empresas a modelar sus esfuerzos de cumplimiento con la vista puesta en el bien común». Encontrar formas para que los consumidores «accedan y eliminen sus datos se convertirá en la norma».
El director ejecutivo de Mitratech, Mike Williams, amplía esto a lo que las organizaciones deben tener en cuenta ahora mismo al abordar las leyes de privacidad y los requisitos de cumplimiento, lo que incluye «tener que implementar políticas y procedimientos, cómo almacenar documentos con información de los consumidores, cómo proporcionar control de acceso a esos documentos y cómo habilitar los tipos adecuados de gestión de políticas».
Los departamentos jurídicos deben ser conscientes de este panorama cambiante y de cómo sus empresas deben satisfacer estos nuevos requisitos. Sobre todo porque se encuentran en un momento en el que las auditorías de cumplimiento normativo son cada vez más habituales y las multas pueden llegar a ser muy elevadas. Será necesario implantar rápidamente nuevos procesos de cumplimiento normativo y adoptar nuevas herramientas para cumplir requisitos como las solicitudes de datos de consumidores basadas en la CCPA.
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