Es ist wieder einmal die Jahreszeit, in der man nicht nur das neue Jahr feiert, sondern auch Vorhersagen über das neue Jahr und darüber hinaus macht. Vor allem, wenn es darum geht, was in den Bereichen Legal Ops, Datenschutz und Information Governance auf uns zukommen könnte.
Für 2020 haben Mitratech und HBR Consulting eine Reihe von Führungskräften und Experten aus dem Bereich Legal Ops nach ihren Prognosen befragt und diese mit Daten unterlegt, um ihre Vorhersagen zu untermauern. Neben dem reinen Spaß am Blick in die Zukunft geht es hier natürlich auch um einen ernsten Zweck, denn die Prognosen könnten uns allen bessere Einblicke geben, die wir in den nächsten zwölf Monaten oder sogar noch weiter in die Strategien für Legal Operations einfließen lassen können.
Bitte beachten Sie, dass unser Webinar Kühne Vorhersagen mit noch mehr Details und Umfrageergebnissen ist. In diesem Beitrag stellen wir die Trends für 2020 vor, die im Webinar behandelt wurden. Dabei geht es um Daten und Analysen, Datenschutz, ALSPs, Diversität, Automatisierung, KI und die Zukunft von Legal Ops als Wegbereiter und Wachstum.
Sind Sie bereit? Lassen Sie uns die Kristallkugel aufwärmen und eintauchen...
Sie können anhand Ihrer Daten bessere Vorhersagen treffen
Unabhängig davon, in welchem Team Sie arbeiten, gibt es innerhalb eines Unternehmens riesige Datenmengen, und wie Brian McGovern, General Manager - Workflow Solutions bei Mitratech, behauptet, "werden die Datenquellen und das Datenvolumen weiter wachsen, und zwar exponentiell". Dies wird es Unternehmen und internen Organisationen ermöglichen, bessere und fundiertere Entscheidungen zu treffen, die ihnen einen Wettbewerbsvorteil gegenüber der Konkurrenz verschaffen.
Der Einsatz von Analysetools in Rechtsabteilungen entwickelt sich zu einem "Core Stack" von Lösungen, die mehr als nur die Analyse von Sach- und Ausgabendaten bieten. Bis 2021 werden schätzungsweise 78 % der Rechtsabteilungen Analysetools für ELM einsetzen, so die 2019 HBR Law Department Survey.
Mehr Arbeit wird intern erledigt
Seitdem Legal Operations als Mittel zur Eindämmung von Kosten und Ineffizienzen in der Rechtsabteilung entstanden ist, stehen Einsparungen und Leistung an erster Stelle. Molly Tynan Perry, Chief Operating Officer of Legal and Administrative Affairs bei Hewlett Packard Enterprises, prognostiziert daher, dass "immer mehr Unternehmen versuchen werden, die Zeit und die Aktivitäten der internen Ressourcen zu analysieren, um einen besseren Einblick in die Art und Weise zu erhalten, wie die Arbeit intern erledigt wird...[dies] wird zu einer größeren Chance führen, die Rationalisierung der internen Arbeit zu überdenken."
Externe Ausgaben im Sinkflug? Die Ausgaben für externe Rechtsberatung von großen und mittelständischen Unternehmen sind 2019 um 24 % gesunken, so.CLOC.
Alle paar Jahre erleben wir eine Verschiebung der Ausgaben für interne und externe Rechtsberatung und dann umgekehrt. Im vergangenen Jahr hat sich dieser Trend deutlich dahingehend verschoben, dass viel mehr Unternehmen die Arbeit intern erledigen, als dass sie auf externe Anwälte zurückgreifen.
Basierend auf Mollys Erkenntnissen und dem, was der Markt im Allgemeinen zeigt? Es ist davon auszugehen, dass die Verlagerung von Aufgaben auf interne Teams für mehr Rechtsabteilungen im Jahr 2020 ein wichtiges Thema sein wird.
Künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen sind im Kommen (und im Kommen...)
Die aufstrebende Technologie ist in der Rechtsbranche nicht zu bremsen. Anbieter und ihre Kunden schaffen immer mehr Möglichkeiten für den Einsatz von KI und maschineller Lernsoftware. George Chiu, Director ITG Law, Compliance, Business Ethics and External Affairs bei Prudential, geht davon aus, dass diese Technologien "für die Rechtsabteilung von grundlegender Bedeutung sein werden, so wie Matter Management und e-Billing" es derzeit sind, und dass sie "mehr als ein Wettbewerbsvorteil" sein werden.
Die Daten zeigen, dass etwa 9 % der Anwaltskanzleien derzeit KI-Funktionen in ihre Lösungen implementiert haben, diese Funktionen aber bis 2021 von mehr als 50 % des Marktes erwartet werden. Die Unternehmen müssen proaktiv die zugrunde liegenden Bedürfnisse für diese Tools verstehen und wissen, wie diese ihrem Unternehmen langfristig helfen werden.
[bctt tweet="KI- und maschinelle Lernfunktionen werden bis 2021 von mehr als 50 % des Legal-Tech-Marktes erwartet." via="no"]
Initiativen zur Förderung der Vielfalt werden fortgesetzt
Mike Russell, Lead Leader - Legal Operations bei Ingersoll Rand, bringt es auf den Punkt: "Die kontinuierlichen Bemühungen um Vielfalt zahlen sich ab 2020 aus - sozial bewusste Unternehmen werden nur mit wirklich vielfältigen Anbietern zusammenarbeiten."
Das Konzept ist nicht neu, denn es gibt einen sozialen Druck, mehr an dieser Front zu tun und das Bewusstsein für die Vielfalt unter den Unternehmen, Anwaltskanzleien und Anbietern im juristischen Ökosystem zu erhöhen.
Dies wirkt sich bereits darauf aus, welche Informationen und Fragen in Ausschreibungen enthalten sind, auf die Auswahl von Unternehmen, auf die Personalausstattung bestehender Unternehmen, auf die Zusammenarbeit mit Unternehmen, die sich im Besitz von Minderheiten und/oder Frauen befinden, und auf Analysen, die dazu führen, dass weniger Ausgaben für Unternehmen getätigt werden, die nicht mit den Diversitätskriterien eines Unternehmens übereinstimmen.
"Sozial bewusste Organisationen werden nur mit verschiedenen Anbietern zusammenarbeiten".
Mike Russell
Ingersoll Rand
Beschleunigung der Arbeitsergebnisse durch Automatisierung im Rechtswesen
Mit weniger mehr zu erreichen, ist für die meisten Unternehmen eine neue Konstante. Angesichts kleinerer Budgets und zunehmender Arbeitsbelastung bedeutet dies, dass "innovative Rechtsabteilungen ihre Bemühungen beschleunigen werden, die Wertschöpfungsleiter hinaufzuklettern, und die Workflow-Automatisierung nutzen werden, um ihren Unternehmen mehr Wert zu liefern", sagt Brian McGovern.
Oftmals werden Lebenszyklusmanagement- und Workflow-Tools eingesetzt, und es ist eine Notwendigkeit, nicht-traditionelle Wege für nicht-prozessuale Verfahren zu finden. Mehr als 60 % der Teilnehmer an der HBR-Umfrage betonten, wie wichtig es ist, diese Lösungen bereits jetzt zu implementieren. Weitere 20 % ziehen diese zeit- und kostensparenden Produkte in den nächsten zwei Jahren in Betracht.
Eine stärkere Hinwendung zu ALSPs
Der Einsatz alternativer Rechtsdienstleister nimmt in vielen Rechtsabteilungen als Mittel zur Verwaltung der Rechtskosten zu. George Chiu betont, dass ALSPs "den eDiscovery-Diensten weiterhin Marktanteile abnehmen werden".
Darüber hinaus prognostiziert Mike Russell, dass Rechtsdienstleistungen "für ein breiteres Publikum verfügbar sein müssen", was auch den "Zugang zum Recht" für kleine Unternehmen einschließt, die kein Vollzeit-Juristenteam beschäftigen können - ein Bedarf, dem ALSPs sehr gut entsprechen.
Nicht jede Rechtsabteilung kann immer alle Stärken haben. Es ist daher zu erwarten, dass immer mehr von ihnen diese Tatsache erkennen und sich anderen Methoden zuwenden. Wer ALSPs einsetzt, ist bei weitem nicht allein, denn sie sind Teil eines wachsenden Trends. Laut HBR können die Rechtsberatungsausgaben für ALSPs in bestimmten Branchen bereits bis zu 10 % betragen.
Stärkere Betonung kundenorientierter Rechtsdienstleistungen
Mike Russell erinnert uns daran, dass der "Kunde" oder "Klient" für juristische Dienstleistungen eigentlich "das gesamte Unternehmen und seine Geschäftsziele" sind. Das Unternehmen als Kunde ist anspruchsvoll, und es gibt nicht viel Raum für Versuch und Irrtum. Um den Rechtsabteilungen zu helfen, einen Mehrwert zu bieten, ist es wichtig, "Multi-Sourcing-Ressourcen im Rechtsbereich" wie "fortschrittliche Workflow-Tools und -Technologien, solide Prozesse und Metriken/Analysen" auszubauen.
Mit der richtigen Software und den richtigen Lösungen ist die Rechtsabteilung in der Lage, ihre Leistung auf einem hohen Niveau zu halten, um den Anforderungen des restlichen Unternehmens gerecht zu werden. Die zunehmende funktionsübergreifende Zusammenarbeit und die kontinuierliche interne und externe Leistungsbewertung von Anbietern sorgen dafür, dass die Bemühungen der Rechtsabteilung relevant bleiben, und unterstützen sie bei der Einführung maßgeschneiderter Tools, die produktiv und geschäftsfördernd sind und ihre Kunden zufriedenstellen.
U.S.-Datenschutzgesetze sind die (neue) Norm
Stacey Garrett von Keesal, Young & Logan hat ausführlich über den Datenschutz geschrieben, unter anderem über den California Consumer Privacy Act (CCPA). Es ist kein Geheimnis, dass andere Bundesstaaten ähnliche Datenschutzgesetze wie das CCPA erlassen, und sie weist darauf hin, dass all diese Vorschriften "die Einhaltung der Vorschriften für Unternehmen, die in mehreren Bundesstaaten tätig sind, zunehmend erschweren werden und Unternehmen einen Anreiz bieten werden, ihre Bemühungen um die Einhaltung der Vorschriften auf das Gemeinwohl auszurichten". Die Suche nach Möglichkeiten für die Verbraucher, "auf ihre Daten zuzugreifen und sie zu löschen, wird zur Norm werden".
Mike Williams, CEO von Mitratech, dehnt dies auf das aus, woran Unternehmen jetzt denken müssen, wenn sie sich mit Datenschutzgesetzen und Compliance-Anforderungen befassen, einschließlich "der Einführung von Richtlinien und Verfahren, der Speicherung von Dokumenten mit Verbraucherinformationen, der Zugriffskontrolle auf diese Dokumente und der Ermöglichung der richtigen Arten von Richtlinienverwaltung".
Die Rechtsabteilungen müssen sich dieser veränderten Landschaft bewusst sein und wissen, wie ihre Unternehmen diese neuen Anforderungen erfüllen sollten. Zumal sie sich in einer Zeit befinden, in der Compliance-Audits immer häufiger werden und Geldstrafen extrem hoch werden können. Neue Compliance-Prozesse müssen schnell eingeführt und neue Tools eingesetzt werden, um Anforderungen wie CCPA-basierte Verbraucherdatenanfragen zu erfüllen.
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