Los departamentos jurídicos de las empresas se ven sometidos, por supuesto, a una presión constante para reducir costes y aumentar la eficiencia. Aquí es donde entra en juego la automatización de los procesos jurídicos, que permite a las empresas optimizar, automatizar, gestionar y medir todo tipo de tareas jurídicas.

Es probable que ya cuente con una solución de automatización de procesos legales, pero ¿está aprovechándola al máximo? Al entrar en 2021, es el momento perfecto para evaluar (o reevaluar) si se está beneficiando o no de la solución elegida. A continuación, se indican tres áreas principales de beneficios potencialesque debe tener en cuenta a la hora de buscar la mejor solución de automatización.

Retorno de la inversión y coste de propiedad

Seamos realistas: independientemente de la solución de automatización de procesos legales que se considere, todo se reduce al retorno de la inversión y al coste para la organización. Con las nuevas presiones que ha traído consigo el año 2020, esto es más importante que nunca.

Una solución eficaz de automatización jurídica proporciona acceso inmediato a todo el conjunto de herramientas necesarias para la automatización intuitiva del flujo de trabajo mediante arrastrar y soltar y la transformación de procesos. ¿Por qué esperar a ver qué tipo de retorno de la inversión está obteniendo? Una buena solución demuestra un retorno de la inversión inmediato y se adapta fácilmente a una mayor implementación en más procesos, al tiempo que le proporciona información valiosa sobre el funcionamiento de sus procesos empresariales para que pueda optimizarlos continuamente.

Del mismo modo, la mejor tecnología de automatización reducirá el coste total de propiedad. Podrá reducir los costes totales porque eliminará los requisitos de infraestructura, tendrá precios predecibles, reducirá los costes de formación y asistencia técnica, y estará equipado con la capacidad de integrar las mejores prácticas de riesgo y cumplimiento en los procesos, lo que en última instancia también supone un ahorro de dinero.

Facilidad de adopción y uso

Cualquier solución eficaz de automatización de procesos legales debe estar diseñada para facilitar su uso y despliegue, proporcionando un nivel de autoservicio que le permita diseñar y publicar flujos de trabajo para cualquier proceso sin necesidad de codificación, TI o participación de desarrolladores. No solo le simplifica la vida, sino que también se traduce en una reducción de costes y en una disminución del margen de error humano. ¡Es una situación en la que todos ganan!

Debe tener la capacidad de configurar integraciones personalizadas y/o integrar su solución de forma fluida y sencilla con las principales aplicaciones de software, como las integraciones eSign. Una solución SaaS debería ser suficiente para utilizarla en sus procesos en múltiples funciones y departamentos. Debe ser flexible y escalable, con la capacidad de responder rápidamente a las necesidades cambiantes con una metodología ágil que permita su implementación.

Mejor cumplimiento

En términos de informes y análisis, es importante poder acceder a los informes en diversos formatos, ya que esto proporciona visibilidad y transparencia en toda la organización. Esto conduce a una mayor responsabilidad y un mejor cumplimiento normativo.

Debería poder realizar un seguimiento y supervisar todas las transacciones en todos los flujos de trabajo, con una única fuente de información veraz y registros de auditoría. Esto es más importante que nunca ahora que trabajamos con personal remoto.  Lo ideal es que su solución proporcione acceso gestionado a documentos centralizados, estados de los flujos de trabajo y análisis con colaboración en tiempo real. Una solución eficaz se habría desarrollado con los mejores expertos en seguridad y responsables de cumplimiento normativo para cumplir con los estándares de seguridad más estrictos, protegiendo a su organización de los cambios en las normas y reglamentos y de los peligros inherentes a tener una plantilla muy dispersa.

Mayor agilidad

¿Qué ha quedado claro en casi todos los departamentos de casi todas las empresas del mundo en 2020? Que la capacidad de adaptarse rápidamente para hacer frente a nuevas circunstancias, como el teletrabajo o las implicaciones legales de una pandemia a gran escala, es fundamental.

La automatización de los procesos legales puede aportar una agilidad sin igual, prácticamente inigualable por ninguna otra mejora tecnológica disponible para los equipos jurídicos de las empresas y otros departamentos que trabajan con ellos. La solución adecuada puede traspasar las fronteras departamentales e integrar las mejores prácticas jurídicas en los flujos de trabajo utilizados por otras unidades corporativas, al tiempo que imparte la misma eficiencia que al departamento jurídico. Si eso no convierte al departamento jurídico en el héroe de la sala de juntas, no sabemos qué otra cosa podría hacerlo.

Debe esperar mucho de la automatización de los procesos legales.

Puede parecer que estás exigiendo demasiado a una única solución, pero tu organización se merece lo mejor. Especialmente ahora que las organizaciones se están recuperando de un 2020 difícil y hacen hincapié en la agilidad, la productividad y la eficiencia más que nunca.

La automatización de los procesos legales puede proporcionar todo lo anterior, al tiempo que libera a su equipo de operaciones legales y a su personal jurídico de tareas rutinarias y tediosas y del papeleo agotador, permitiéndoles centrarse en tareas más importantes. La automatización de los procesos legales puede transformar su empresa: sus resultados, sus empleados y sus clientes se lo agradecerán.