5 usos esenciales de la tecnología en las operaciones jurídicas

La realidad actual del ámbito jurídico empresarial es la presión de hacer más con menos. Hoy en día, las herramientas tecnológicas jurídicas proporcionan a los departamentos jurídicos la capacidad de adaptarse y tomar las mejores decisiones para su organización y la empresa en general.

Independientemente de si se encuentra en una fase inicial o avanzada, es importante comprender lo que un impulso tecnológico puede aportar a su empresa. Estos cinco elementos principales conforman una plataforma ELM sólida y consolidada: gestión de asuntos, gestión de gastos, gestión de contratos, informes y análisis, y automatización de flujos de trabajo.

Gestión de asuntos

Ante el reto de gestionar miles de nuevos asuntos legales, tanto internos como externos, este proceso simplemente no puede seguir realizándose de forma manual. El uso de la tecnología permite al usuario mantener la integridad del proceso y eliminar riesgos al abordar varias tareas clave:

• Automatizar los asuntos para agilizar el proceso y eliminar los errores humanos de los flujos de trabajo de gestión de asuntos.
• Crear un repositorio central de documentos, una única fuente de información veraz, para que todos los usuarios tengan acceso a los documentos y activos más recientes y se facilite la colaboración.
• Aumenta la visibilidad de los asuntos para facilitar la supervisión y la optimización, ya que los gerentes pueden tener una visión general del estado y la eficiencia de cada asunto del departamento.

Al implementar soluciones de gestión de asuntos, hemos observado que los equipos jurídicos gestionan mejor las cargas de trabajo relacionadas con los asuntos y reducen sus recursos y gastos jurídicos.

¿Cuánto? En el gráfico que se muestra, basado en una empresa con un gasto legal anual de 400 millones de dólares, «Reducir el gasto legal» ofrece la mayor parte del valor.

La rentabilidad es muy rápida gracias a las mejoras en la eficiencia de la gestión de materiales y en el gasto.

Cuando la gestión de asuntos se combina con la facturación electrónica, la inversión adicional en un sistema de facturación electrónica duplicó con creces el ya significativo ahorro que supone un sistema de gestión de asuntos.

Facturación electrónica y gestión de gastos

Trabajar con asesores externos alivia la carga de trabajo, pero también plantea nuevas necesidades en cuanto al control de costes, la contratación tras la selección de una empresa y la creación de visibilidad para garantizar que la relación se optimiza en aras de la eficiencia. ¿En qué aspectos puede aportar beneficios la tecnología?

• Automatización de los registros de auditoría, lo que permite modificar las facturas (mediante revisiones, ajustes, aprobaciones y rechazos).
• Aplicar automáticamente las directrices de facturación , para que esta sea precisa y puntual.
• Previsión y seguimiento precisos de los presupuestos y gastos por asunto y en general.
• Optimización del procesamiento y la aprobación de facturas, lo que mejora el proceso de revisión, elimina las sanciones por pagos atrasados y mejora la relación de trabajo entre el cliente y el asesor externo.

Al gestionar los gastos externos y la facturación electrónica mediante una solución automatizada con sólidas capacidades de generación de informes y análisis, un departamento jurídico puede lograr una reducción de hasta el 10 % en los gastos jurídicos anuales .

Gestión de contratos

Los numerosos contratos que un equipo de operaciones jurídicas debe ayudar a tramitar incluyen los firmados con proveedores, clientes, socios y cualquier otra entidad relacionada con la que se mantengan relaciones comerciales. Se trata de otro ámbito en el que la plataforma de software adecuada puede aportar una gran variedad de mejoras:

• La ejecución más rápida de los contratos se traduce en una mayor velocidad y agilidad a la hora de poner en marcha el trabajo.
• El seguimiento de los contratos hasta su finalización garantiza que se cumplan al pie de la letra.
• Creación de plantillas repetibles para que los nuevos contratos para trabajos iguales o similares puedan ejecutarse con mayor facilidad y eficiencia.
• Garantizar el cumplimiento en la creación y ejecución de contratos mediante procesos automáticos y estandarizados que ayudan a reducir los errores humanos y los riesgos.
• Admite el control de versiones de los contratos, lo que elimina posibles confusiones y costes.

Al contar con un centro dedicado exclusivamente a los contratos, las empresas nunca pierden documentos importantes ni plazos, y disponen de una forma de asignar tareas y enviar recordatorios a los participantes mediante correos electrónicos automáticos. Esto reduce las fricciones y los retrasos, y aumenta el ahorro de costes.

Informes y análisis

La capacidad de acceder a sus datos de una manera fácil de consumir se ha vuelto cada vez más importante, ya que una mejor visualización de esos datos permite a Legal Ops obtener información útil basada en análisis. ¿Cómo puede poner eso en práctica?

• Mejorar la eficiencia en todo el departamento y la empresa mediante la optimización de los procesos y los resultados.
• Optimizar la selección de asesores externos en función de los costes y los resultados, de modo que se asigne el recurso adecuado a cada asunto.
• Análisis de la alineación del presupuesto y los costes por proveedor, gastos, honorarios y controladores de tiempo.

Al recurrir al análisis de datos, cada vez más equipos de operaciones jurídicas están utilizando métricas granulares para orientar su toma de decisiones sobre la contratación de asesores externos y otras áreas operativas.

Esta «gestión activa», impulsada por la toma de decisiones basada en datos, ha ganado terreno en los últimos años a medida que los costes han aumentado, especialmente durante fases como la de presentación de pruebas previas al juicio.

A continuación se muestra un cálculo sencillo del retorno de la inversión (ROI) que se obtiene simplemente utilizando análisis para mejorar la eficiencia operativa.

Automatización del flujo de trabajo

La automatización de los flujos de trabajo jurídicos en un entorno corporativo aporta una serie de eficiencias y ventajas (como a los usuarios les gusta Yahoo y NetApp pueden atestiguar) al...

• Aceleración de los procesos mediante la eliminación del trabajo manual y los retrasos, gracias a la automatización de las tareas repetitivas.
• Eliminar los errores humanos que pueden resultar potencialmente costosos.
• Garantizar que se sigan las mejores prácticas mediante la estandarización y repetibilidad de los procesos.
• Garantizar el cumplimiento normativo mediante el archivo de los flujos de trabajo completados para futuras auditorías y revisiones de cumplimiento.
• Impulsar una colaboración más eficaz y oportuna entre los participantes, incluyendo incluso a asesores externos y otros miembros del ecosistema jurídico.
• Extender las mejores prácticas legales a toda la organización., ya que están integrados en flujos de trabajo ajenos al departamento jurídico, como los procesos de recursos humanos y adquisiciones.

Ejemplo: NetApp decidió automatizar sus procesos de operaciones legales. Con solo aplicar la automatización del flujo de trabajo a los numerosos acuerdos de confidencialidad que el departamento legal tenía que procesar cada año, logró un ahorro neto de 3,6 millones de dólares al año.