技术在法律业务中的 5 种基本用途

当今企业法务面临的现实压力是事倍功半。如今，法律技术工具为法律部门提供了扩展能力，并为其组织和更大的公司做出最佳选择和决策。

无论您是处于基础状态还是高级状态，了解技术提升能为您的公司带来什么都是有意义的。这五大要素构成了一个强大而完善的 ELM 平台：事项管理、支出管理、合同管理、报告与分析 以及 工作流程自动化。

事务管理

在管理成千上万的内部和外部新法律事务的挑战下，这一流程根本无法继续使用人工操作。使用技术可以让用户保持流程的完整性，并通过解决几项关键任务来消除风险：

• 实现事务自动化，加快流程，消除事务管理工作流程中的人为错误。
• 建立一个中央事项库，这是一个单一的信息源，所有用户都能访问最新的文件和资产，并能更好地开展协作。
• 提高事务能见度，帮助监督和优化，因为管理人员可以深入了解部门内每个事务的状态和效率。

通过实施事务管理解决方案，我们看到法律团队能够更好地管理事务工作量，减少资源和法律支出。

减少 多少？如图所示，以一家年法律支出为 4 亿美元的公司为例，"减少法律支出 "带来了大部分价值。

由于提高了事务管理效率和支出，回报速度非常快。

当事项管理与电子账单相结合时，对电子账单系统的额外投资比事项管理系统本已节省的大量资金翻了一番还多。

电子账单和支出管理

与外部法律顾问合作可减轻工作量，但也提出了新的需求，如控制成本、选定公司后的参与，以及创建可视性，以确保为提高效率而优化合作关系。技术能在哪些方面带来效益？

• 审计跟踪自动化， 允许修改账单（通过审查、调整、批准和拒绝）。
• 自动执行计费准则 ，使计费准确及时。
• 准确预测和跟踪 每个事项和整个事项的预算和支出。
• 简化发票处理和审批，从而改进审查流程，消除逾期付款罚金，并改善客户与外聘律师之间的工作关系。

通过使用具有可靠报告和分析功能的自动化解决方案来管理外部支出和电子账单，法律部门每年的法律支出可减少高达 10%。

合同管理

法律运营团队必须帮助处理的许多合同包括与供应商、客户、合作伙伴以及与您开展业务的任何其他相关实体签订的合同。这也是正确的软件平台能够带来巨大改进的另一个领域：

• 更快地执行合同 意味着更快、更灵活地启动工作。
• 跟踪合同完成情况，确保合同得到不折不扣的执行。
• 创建可重复的模板 ，使相同或类似工作的新合同可以更轻松、更高效地执行。
• 通过自动、标准化流程，在合同创建和执行过程中执行合规性 ，帮助减少人为错误和风险。
• 支持 合同版本控制 ，消除潜在的混乱和成本。

有了专门的合同中心，公司就不会错过重要文件或截止日期，并有办法通过自动提醒电子邮件分配和提醒参与者。这就减少了摩擦和延误，节约了成本。

报告与分析

以易于使用的方式访问数据的能力变得越来越重要，因为更好地可视化数据可以让法律运营部门根据分析结果得出可行的见解。如何将其投入使用？

• 通过优化流程和成果，提高整个部门和公司的效率。
• 根据成本和结果优化外部法律顾问的选择，从而将合适的资源分配给合适的事务。
• 分析每个供应商、支出、费用和计时员的预算和成本调整情况。

通过数据分析，更多的法律运营团队正在 利用细化指标 以指导他们在聘用外部法律顾问和其他业务领域的决策。

在过去几年里，随着成本的增加，尤其是在审前取证等阶段，这种以数据为基础的决策驱动的 "主动管理 "逐渐受到重视。

以下是利用分析技术提高运营效率的投资回报率的简单计算。

工作流程自动化

在企业环境中实现法律工作流程自动化可提高效率和优势（如用户 雅虎和 NetApp等用户所证明的），通过...

• 通过自动执行重复性任务，消除人工劳动和延误，从而加快流程。
• 消除可能造成巨大损失的人为错误。
• 通过使流程标准化和可重复，确保遵循最佳做法。
• 将已完成的工作流程存档，以便日后进行审计和合规审查，从而保障合规性。
• 推动参与者之间更有效、更及时的合作，甚至包括外部法律顾问和法律生态系统的其他成员。
• 将法律最佳实践推广到整个组织因为它们嵌入了非法律部门的工作流程，如人力资源和采购流程。

举例说明：NetApp 决定将其法律运营流程自动化。通过将工作流程自动化应用于法律部门每年必须处理的许多 NDA，每年可节省 360 万美元。