Como puede confirmar cualquiera que haya asistido a una conferencia del CLOC Institute, estas conferencias inspiran la conexión y la colaboración. ¿Las innovaciones y tecnologías que se exhiben? Pueden ser igual de inspiradoras.
A continuación, sin ningún orden en particular, presentamos cinco tendencias tecnológicas legales que se hicieron evidentes en CLOC 2018, cada una de las cuales tiene muchas posibilidades de impulsar tanto la transformación digital como la expansión del papel de las operaciones legales en cualquier empresa con visión de futuro.
1 • La colaboración impulsa la evolución
Jason Parkman lo señaló en su reciente entrada de blog: El espíritu de conexión que se muestra en una reunión de CLOC es increíble. La conexión conduce a la colaboración, y la colaboración está impulsando las tendencias tecnológicas legales y dando forma al futuro de las operaciones legales.
Lo que me parece más destacable es lo generalizada que está esta apertura y disposición a colaborar. Se manifiesta en cómo los profesionales de operaciones jurídicas comparten y enseñan a través de CLOC, sí, pero también en la forma en que los proveedores de plataformas trabajan en estrecha colaboración con los clientes, cómo los equipos de operaciones jurídicas y sus propias partes interesadas se unen en torno a tecnologías como la automatización de flujos de trabajo para inventar nuevas y mejores formas de hacer negocios.
Entre las tendencias tecnológicas legales, esta puede ser la más llamativa porque es una fusión entre el compromiso humano y el ingenio tecnológico, y no muestra signos de ralentización, sino todo lo contrario, ya que estas herramientas permiten una cooperación y un trabajo en equipo aún más fluidos en toda la empresa. La planificación y el establecimiento de objetivos para aprovechar la colaboración y alcanzar las metas, así como la creación de un entendimiento común de las prioridades, ayudarán a las organizaciones a sacar el máximo partido a esta nueva capacidad.
Otra forma muy visible en la que esto se manifiesta es en cómo las tecnologías complementarias están acercando a las empresas alineadas, forjando conexiones que producen un nivel completamente nuevo de valor y oportunidades para los usuarios de Legal Ops. Eso es evidente en nuestra propia historia, y por eso fue tan oportuno anunciar la fusión de Mitratech y ThinkSmart, y el potencial que crea dicha conexión, en la CLOC de este año.
2 • Los datos y los análisis son cada vez más importantes.
En cualquier organización en la que se adopten tecnologías de automatización del flujo de trabajo u otros procesos, el análisis es un factor fundamental. No es de extrañar que los departamentos de operaciones jurídicas, interesados en aumentar la eficiencia de los procesos legales, los estén adoptando. El análisis sirve para demostrar el valor de la tecnología y las propias contribuciones de las operaciones jurídicas a la empresa, por lo que fue un tema muy debatido en CLOC 2018.
La toma de decisiones basada en datos y la confianza en las métricas pueden ser procedimientos operativos estándar en muchas áreas de una empresa, pero todavía nos encontramos en una fase «reveladora» en lo que respecta a su potencial para muchos departamentos jurídicos corporativos. Aquellos que han dominado el análisis de procesos jurídicos están descubriendo nuevas economías y mejoras para las operaciones internas y para la forma en que utilizan y gestionan los servicios de asesores externos.
Un aspecto de esto que se presentó en CLOC fue la idea de compartir datos entre empresas y firmas para ayudar a optimizar mutuamente la forma en que trabajan juntas. Como explicó Winston Yeung, director sénior de Operaciones Jurídicas de T-Mobile, esto no solo ayuda a alinear las expectativas y los objetivos, sino que también fomenta debates francos sobre métricas y datos que generan confianza y mejores relaciones entre su departamento y los bufetes de abogados externos.
3 • La ciberseguridad es una preocupación cada vez mayor.
Si hay un área de negocio en la que la seguridad de los datos debe ser una preocupación fundamental, esa es la de operaciones jurídicas. Los departamentos internos y los asesores externos tienen acceso a la información más sensible de una empresa, y evaluar el grado de protección de esos datos puede ser una tarea difícil. Las empresas pueden recurrir a cuestionarios de seguridad para evaluar el grado de protección de esos datos por parte de las empresas externas, por ejemplo, lo que puede ser un enfoque ineficaz. Algunas simplemente optan por confiar en que sus proveedores externos hagan un trabajo adecuado, sin revisarlo.
Justin Hectus señaló, durante una sesión inaugural en CLOC 2018, cómo su propia empresa, Keesal, Young & Logan, había visto duplicarse las evaluaciones de ciberseguridad de sus clientes tanto en 2016 como en 2017. Sin embargo, el 85 % de los clientes aún no realizan evaluaciones de ciberseguridad, un problema agravado por la falta de personal cualificado en ciberseguridad y la escasa estandarización de los marcos de evaluación. Rellenar papeleo en lugar de ejecutar medidas de seguridad reales, dijo, «simplemente no tiene sentido». Como él mismo señala, «racionalizar el proceso redunda realmente en beneficio de todos».
La integración de las mejores prácticas y protocolos de ciberseguridad en las plataformas tecnológicas jurídicas, como la automatización de flujos de trabajo, contribuirá a ello. Mientras tanto, los responsables de CLOC han puesto en marcha una nueva iniciativa destinada a mejorar la ciberseguridad de los bufetes de abogados, al tiempo que instan a Legal Ops a examinar y evaluar con mayor rigor a sus proveedores de servicios jurídicos. En última instancia, esperan generar un nuevo estándar industrial para la ciberseguridad de Legal Ops que pueda ser adoptado por todos.
4 • El uso de la tecnología como herramienta para la madurez de las operaciones jurídicas
La planificación de la evolución de las capacidades de las operaciones jurídicas de una organización no debe desvincularse de la adopción de tecnología, especialmente porque las plataformas tecnológicas adecuadas pueden acelerar esa evolución y ayudar a las operaciones jurídicas a alcanzar un mayor nivel de madurez y valor. Las sesiones de CLOC incluyeron un panel en el que participaron Kevin Clem, de HBR Consulting, y Jeff Franke, de Yahoo y CLOC, donde explicaron el concepto de «modelo de madurez» y plantearon la pregunta que toda empresa debería hacerse: ¿cómo es realmente una función de operaciones jurídicas sólida?
Esa pregunta forma parte de una tendencia hacia el autoexamen de lo que constituye la «madurez» y qué tecnologías contribuyen a ese crecimiento. Es fundamental que los departamentos de operaciones jurídicas sean sinceros consigo mismos; en esta encuesta realizada en diciembre se pidió a los departamentos jurídicos que se calificaran del 1 al 5 en función de la madurez que consideraban que tenían sus departamentos de operaciones jurídicas. Más del 42 % afirmó que eran un «4» o un «5», pero eso suscita escepticismo.
Los defensores de las tecnologías para operaciones legales entienden que hay un enorme margen de mejora, y muchos de ellos son líderes legales internos como Jeff y Connie Brenton, que han visto los resultados por sí mismos. La tendencia hacia la tecnología como medio para alcanzar niveles más altos de madurez operativa seguirá creciendo, siempre y cuando los proveedores de tecnología
5 • Los recursos tecnológicos se están expandiendo de forma explosiva.
Cada vez más proveedores de recursos participaron en CLOC 2018, aumentando en número y variedad a medida que las operaciones legales ganan aceptación y alcance. La gama de opciones disponibles para los equipos de operaciones legales, incluidas las opciones tecnológicas, se está ampliando tan rápidamente que resulta cada vez más importante evaluar adecuadamente las soluciones de la competencia y los proveedores que las ofrecen.
Por eso tantos ponentes y asistentes coincidieron en la importancia de realizar evaluaciones tecnológicas exhaustivas para determinar qué herramientas tecnológicas se adaptan mejor a las necesidades de un departamento jurídico concreto. A continuación, poner a prueba a los distintos proveedores permitirá seleccionar al que, con el tiempo, demuestre ser el mejor socio. Esta diligencia debida dará lugar a la elección de tecnologías que también obtendrán éxitos tempranos, lo que ayudará a promover su adopción y fomentará la receptividad hacia futuras innovaciones.
¿Qué aspecto clave hay que tener en cuenta en este panorama tecnológico jurídico? Las nuevas soluciones deben poder integrarse en los sistemas existentes, ya que la expresión «desmontar y sustituir» es sinónimo de ceño fruncido para cualquier director financiero. Las nuevas tecnologías que se integran adecuadamente prolongan el ciclo de vida y el valor de las plataformas heredadas. A medida que proliferan las opciones, es importante que los directores de informática y los directores de tecnología eviten precipitarse a la hora de adoptar las tendencias tecnológicas jurídicas, sino que las evalúen como parte de un proceso de transformación a largo plazo.
