La gestión de riesgos de proveedores (VRM) es un proceso para gestionar y garantizar que los proveedores y servicios externos que utiliza su empresa no tengan un impacto negativo en su rendimiento u operaciones.
Un programa VRM está diseñado para ayudarle a gestionar y supervisar a los proveedores en busca de posibles riesgos. Un programa de gestión de riesgos debe ser metódico y organizado para ser eficaz. Debido a la naturaleza siempre cambiante de los negocios en los mercados financieros actuales, el control de costes y la eficiencia en las cadenas de suministro son imprescindibles.
Hazte estas preguntas ahora mismo:
¿Cumplen mis proveedores y distribuidores con todas las normativas aplicables? ¿Está mi empresa a salvo de cualquier riesgo creado por alguno de mis proveedores?
El hecho es que no muchas empresas pueden responder a estas preguntas con un «¡sí!» rotundo.
¿Su empresa aún no cuenta con una política de cumplimiento normativo para proveedores? Esto podría exponerla a costes imprevistos generados por el incumplimiento normativo. Estos costes pueden derivarse de retrasos en las entregas, envíos inadecuados, costes ocultos y otras tasas no autorizadas asociadas a los productos y servicios existentes. Por no mencionar el hecho de que algunas normativas no solo penalizan al proveedor por infracciones como violaciones de la privacidad de los datos, sino también al cliente que inició el trabajo en primer lugar.
Un sistema sólido de gestión de riesgos de proveedores que ofrezca una plataforma para el cumplimiento normativo de los proveedores le ayudará a evitar disputas y cargos innecesarios, además de ahorrarle tiempo.
Establecimiento de un cumplimiento eficaz por parte de los proveedores
Una solución de software VRM eficaz ofrece una plataforma en la que se puede crear un panel de control de supervisión y cumplimiento de políticas basado en las políticas internas actuales. Este panel de control mostrará todos los proveedores de un vistazo y si se cumplen o no los requisitos de las políticas internas. Esto significa que, para cada proveedor, habrá una matriz de requisitos de políticas como parte del perfil de relación con el proveedor, que mostrará todos los requisitos de políticas que se les exigen en función de su nivel de riesgo (crítico-bajo riesgo) para su empresa.
Para cada proveedor, usted debe poder determinar rápidamente si cumple o no con todos los aspectos de su política interna. Además, la solución VRM debe poder asignar ciertos documentos que ya se encuentran en el sistema para cumplir con los requisitos de la política.
Encontrar eficiencias en VRM
La comunicación es fundamental para el cumplimiento normativo de los proveedores. Para asegurarse de que dispone de todos los documentos y datos necesarios, tendrá que trabajar con diversos equipos de atención al cliente de todos sus proveedores.
Al trabajar con equipos externos de atención al cliente, es importante ser cortés y tener una idea clara del contenido que falta cuando se habla con ellos. De este modo, se les proporcionará toda la información necesaria para que puedan facilitarle la documentación correcta y cumplir con su obligación como proveedores.
Las mejores soluciones VRMpueden eliminar parte de ese trabajo por usted, con equipos dedicados a la diligencia debida que le ayudan a adquirir los documentos necesarios SOC1/SOC2, financieros, de continuidad del negocio, de seguros y de seguridad de la información. También pueden dedicar tiempo a realizar una revisión del cumplimiento normativo.
Contar con un sistema de gestión de riesgos de proveedores que ofrezca una supervisión integral y el cumplimiento de las políticas le ayudará a garantizar una relación duradera con sus proveedores. El objetivo a largo plazo es poder supervisar a todos sus proveedores, pero prestar especial atención a aquellos que podrían suponer un riesgo negativo para su negocio en crecimiento.
Contar con una plataforma de gestión de riesgos en la que pueda confiar para ayudarle a realizar un seguimiento de sus proveedores le dará la tranquilidad necesaria para seguir creciendo y incorporar nuevos proveedores con el tiempo.
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