La aprobación de la OMB enlaza con un archivo PDF titulado «Guía del usuario para contratistas federales», que arroja luz sobre lo que podría implicar el programa AAVI. El documento describe cómo crear una cuenta electrónica AAVI, cómo cargar planes de acción afirmativa (AAP) y cómo certificar que su empleador mantiene un AAP para cada «establecimiento», es decir, cada uno de los lugares de trabajo físicos de un contratista.
¿Subir el plan completo: ser o no ser?
Hace unos años, los contratistas estaban muy preocupados porque la verificación podría implicar la carga anual de todos los AAP. Los contratistas no querían cargar montones de información comercial confidencial que abarcara todas sus operaciones. Habrá que ver, pero según la Guía del usuario, no parece que la AAVI exija una carga completa. En su lugar, un «portal de certificación» «permitirá» a los contratistas cargar los AAP, presumiblemente para las ubicaciones que se someten a auditoría. (Qué grado de seguridad tendrá la información, qué grado de confidencialidad mantendrá ante las solicitudes de libertad de información... estas siguen siendo preguntas sin respuesta). Una vez cargados, los planes se rastrearán en el «Sistema de gestión de casos» electrónico de la OFCCP.
La Guía del usuario detalla cómo registrar tanto la información de la «empresa matriz» como la específica del establecimiento. No queda claro si el contratista debe crear un registro para cada establecimiento que mantiene y, en caso afirmativo, cómo hacerlo. Crear manualmente dichos registros supondrá una tarea considerable para los grandes contratistas. (La notificación de la OPM también incluye un enlace a un pdf titulado «Guía administrativa de la OFCCP sobre la AAVI», aparentemente destinado a los usuarios de la AAVI de la OFCCP. Esta guía hace referencia a las importaciones de datos EEO-1. ¿Podría esto rellenar automáticamente los datos del establecimiento? No es probable, pero esperemos que sí).
Verificación: Abundan las preguntas
AAVI exigirá a los contratistas que verifiquen uno de los siguientes requisitos:
- Ha establecido y mantenido programas de acción afirmativa en cada establecimiento, según corresponda. Véase 41 CFR, capítulo 60.
- Ha sido parte de un contrato o subcontrato federal que cumple los requisitos durante 120 días o más y no ha desarrollado ni mantenido programas de acción afirmativa aplicables en cada establecimiento, según corresponda. Véase 41 CFR, capítulo 60.
- Se convirtió en contratista o subcontratista federal cubierto en los últimos 120 días y, por lo tanto, aún no ha desarrollado programas de acción afirmativa aplicables. Véase 41 CFR Capítulo 60.
El lenguaje de la certificación no ha cambiado mucho respecto a lo que la OFCCP propuso en la «notificación y comentarios». En ese momento, los contratistas tenían muchas preguntas. Hasta ahora, las preguntas siguen sin respuesta.
¿Quién debe realizar la certificación? ¿Cualquier persona o un funcionario responsable del programa?
¿Cómo deben responder los grandes contratistas con cientos, si no miles, de AAP si un plan está en desarrollo o acaba de expirar? ¿El hecho de que el contratista tuviera un AAP válido y esté creando uno nuevo es suficiente para decir que ha «establecido y mantenido» su programa...?
¿Cuáles son las consecuencias cuando un contratista certifica que un plan «no está desarrollado»?
La OFCCP propuso que los contratistas dispusieran de 90 días «una vez que el requisito entrara en vigor». ¿Se ampliará el plazo de 90 días, tal y como solicitaron los contratistas? ¿Comenzó a correr el plazo el 31 de agosto de 2021?
La propuesta de la OFCCP establecía que, tras el año inicial de certificación, la Agencia fijaría una fecha en la que todos los contratistas existentes deberían renovar su certificación anual. ¿Cuál será esa fecha?
¡Prepárate!
Una cosa es segura. La página web de verificación de la OFCCP dice «próximamente». Si su empleador es un contratista federal y no ha prestado suficiente atención a sus requisitos del AAP, ya es hora de hacerlo. Considere comenzar con los recursos del reciente blog «prepare su plan» de Circa.
Circa le mantendrá informado sobre los requisitos de la AAVI a medida que se disponga de información.
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.
