L'approbation de l'OMB renvoie à un document pdf intitulé "Federal Contractor User Guide", qui explique en quoi consiste le programme AAVI. Ce document explique comment créer un compte électronique AAVI, comment télécharger des plans d'action positive (AAP) et comment certifier que l'employeur dispose d'un AAP pour chaque "établissement", c'est-à-dire chaque lieu de travail physique d'un contractant.
Téléchargement du plan complet : Être ou ne pas être ?
Il y a quelques années, les entrepreneurs craignaient que la vérification n'implique le téléchargement annuel de tous les PAA. Les contractants ne voulaient pas télécharger des quantités d'informations commerciales sensibles couvrant l'ensemble de leurs activités. Il faudra voir, mais d'après le guide de l'utilisateur, il ne semble pas que l'AAVI exige un téléchargement complet. Au lieu de cela, un "portail de certification" "permettra" aux contractants de télécharger des PAA - vraisemblablement pour les sites faisant l'objet d'un audit. (Le degré de sécurité des informations, leur degré de confidentialité face aux demandes de liberté d'information... sont des questions qui restent ouvertes). Une fois téléchargés, les plans seront suivis dans le "système de gestion des dossiers" électronique de l'OFCCP.
Le guide de l'utilisateur explique comment enregistrer les informations relatives à la société mère et à l'établissement. Il n'est pas clair si le contractant doit créer un enregistrement pour chaque établissement qu'il gère et, dans l'affirmative, comment. La création manuelle de ces enregistrements constituera une tâche importante pour les grands contractants. (L'avis de l'OPM comprend également un lien vers un document PDF intitulé "OFCCP AAVI Admin Guide", apparemment destiné aux utilisateurs de l'AAVI de l'OFCCP. Ce guide fait référence aux importations de données EEO-1. Ce guide pourrait-il remplir automatiquement les données relatives à l'établissement ? C'est peu probable, mais espérons-le !)
Vérification : De nombreuses questions se posent
L'AAVI demandera aux contractants de vérifier l'un des éléments suivants
- Elle a établi et maintenu des programmes d'action positive dans chaque établissement, le cas échéant. Voir 41 CFR chapitre 60.
- Elle est partie à un contrat ou à un contrat de sous-traitance fédéral admissible depuis 120 jours ou plus et n' a pas élaboré et maintenu les programmes d'action positive applicables dans chaque établissement, le cas échéant. Voir 41 CFR Chapitre 60.
- Il est devenu un contractant ou un sous-traitant fédéral couvert au cours des 120 derniers jours et n'a donc pas encore élaboré les programmes d'action positive applicables. Voir 41 CFR Chapitre 60.
La formulation de la certification est essentiellement inchangée par rapport à ce que l'OFCCP a proposé dans le cadre de la procédure "notice and comment". À l'époque, les entrepreneurs avaient de nombreuses questions à poser. À l'heure actuelle, ces questions restent sans réponse.
Qui doit procéder à la certification ? N'importe qui ou un fonctionnaire responsable du programme ?
Comment les grands entrepreneurs disposant de centaines, voire de milliers de PAA, peuvent-ils répondre à la question de savoir si un plan est en cours d'élaboration ou s'il vient d'expirer ? Le fait que le contractant disposait d'un PAA valide et qu'il en crée un nouveau suffit-il pour affirmer qu'il a "établi et maintenu" son programme ?
Quelles sont les conséquences lorsqu'un contractant certifie qu'un plan n'a pas été élaboré ?
L'OFCCP a proposé que les entrepreneurs disposent d'un délai de 90 jours "une fois que l'exigence prend effet". Cette période de 90 jours sera-t-elle prolongée, comme l'ont demandé les entrepreneurs ? Le compte à rebours a-t-il commencé le 31 août 2021 ?
La proposition de l'OFCCP stipule qu'après l'année de certification initiale, l'Agence fixera une date à laquelle tous les contractants existants devront renouveler leur certification annuelle. Quelle sera cette date ?
Préparez-vous !
Une chose est sûre. Le site web de vérification de l'OFCCP indique "bientôt". Si votre employeur est un entrepreneur fédéral et qu'il n'a pas accordé suffisamment d'attention aux exigences de votre PAA, il est grand temps. Commencez par consulter les ressources présentées dans le récent blog de Circa intitulé "Preparez votre plan".
Circa vous tiendra au courant des exigences de l'AAVI dès que des informations seront disponibles.
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.
