Die OMB-Genehmigung verweist auf einen .pdf "Federal Contractor User Guide", der Aufschluss darüber gibt, was das AAVI-Programm mit sich bringen könnte. Das Dokument beschreibt, wie man ein elektronisches AAVI-Konto einrichtet, wie man Affirmative Action Plans (AAPs) hochlädt und wie man bescheinigt, dass der Arbeitgeber einen AAP für jede "Niederlassung", d. h. jeden physischen Arbeitsort eines Auftragnehmers, unterhält.
Vollständiger Plan Upload: Sein oder nicht sein?
Vor ein paar Jahren gab es bei den Auftragnehmern große Bedenken, dass die Überprüfung ein jährliches Hochladen aller AAPs nach sich ziehen könnte. Die Auftragnehmer wollten nicht unzählige geschäftskritische Informationen über ihren gesamten Betrieb hochladen. Wir müssen abwarten, aber aus dem Benutzerhandbuch geht hervor, dass AAVI keinen vollständigen Upload verlangt. Stattdessen wird ein "Zertifizierungsportal" es den Auftragnehmern "ermöglichen", AAPs hochzuladen - vermutlich für Standorte, die einem Audit unterzogen werden. (Wie sicher die Informationen sein werden, wie vertraulich die Informationen angesichts von Anfragen zur Informationsfreiheit bleiben werden ... diese Fragen bleiben offen.) Sobald die Pläne hochgeladen sind, werden sie im elektronischen "Case Management System" der OFCCP nachverfolgt.
Im Benutzerhandbuch wird detailliert beschrieben, wie sowohl die "Muttergesellschaft" als auch betriebsbezogene Informationen zu erfassen sind. Es ist unklar, ob der Auftragnehmer für jede Niederlassung, die er unterhält, einen Datensatz anlegen muss, und wenn ja, wie. Die manuelle Erstellung solcher Datensätze wird für große Auftragnehmer eine erhebliche Aufgabe darstellen. (Die OPM-Mitteilung enthält auch einen Link zu einem pdf-Leitfaden "OFCCP AAVI Admin Guide", der sich offenbar an die AAVI-Nutzer der OFCCP richtet. Dieser Leitfaden bezieht sich auf EEO-1-Datenimporte. Könnte dies die Angaben zu den Betrieben automatisch ausfüllen? Es ist nicht wahrscheinlich, aber hoffen wir es!)
Verifizierung: Eine Fülle von Fragen
Die AAVI verlangt von den Vertragspartnern den Nachweis einer der folgenden Punkte
- Sie hat in jeder Einrichtung Programme zur Förderung von Maßnahmen zur Chancengleichheit eingeführt und beibehalten, je nachdem, was zutrifft. Siehe 41 CFR Kapitel 60.
- Das Unternehmen ist seit mindestens 120 Tagen an einem qualifizierten Bundesvertrag oder Untervertrag beteiligt und hat nicht in jeder Niederlassung ein entsprechendes Programm für positive Maßnahmen entwickelt und aufrechterhalten. Siehe 41 CFR Kapitel 60.
- Das Unternehmen wurde erst in den letzten 120 Tagen als Auftragnehmer oder Unterauftragnehmer auf Bundesebene anerkannt und hat daher noch keine entsprechenden Programme zur Förderung von Minderheiten entwickelt. Siehe 41 CFR Kapitel 60.
Der Wortlaut der Bescheinigung ist im Wesentlichen unverändert gegenüber dem, was die OFCCP in der "Mitteilung und Stellungnahme" vorgeschlagen hatte. Damals hatten die Auftragnehmer eine Menge Fragen. Die Fragen bleiben bis heute unbeantwortet.
Wer sollte die Zertifizierung vornehmen? Irgendjemand oder ein Beamter mit Verantwortung für das Programm?
Wie sollen große Auftragnehmer mit Hunderten, wenn nicht Tausenden von AAPs beantworten, ob ein Plan in der Entwicklung ist oder gerade ausgelaufen ist? Genügt die Tatsache, dass der Auftragnehmer einen gültigen AAP hatte und einen neuen erstellt, um zu sagen, dass er sein Programm "eingerichtet und aufrechterhalten" hat ...?
Welche Folgen hat es, wenn ein Auftragnehmer bescheinigt, dass ein Plan "nicht entwickelt" ist?
Die OFCCP schlug vor, dass die Auftragnehmer 90 Tage Zeit haben sollten, "sobald die Anforderung in Kraft tritt". Wird die 90-Tage-Frist, wie von den Auftragnehmern beantragt, verlängert? Hat die Uhr am 31. August 2021 begonnen?
Im Vorschlag der OFCCP heißt es, dass die Agentur nach dem ersten Zertifizierungsjahr einen Termin festlegen wird, bis zu dem alle bestehenden Auftragnehmer ihre jährliche Zertifizierung erneuern müssen. Welches Datum wird das sein?
Achtung!
Eine Sache ist sicher. Auf der Verifizierungs-Website der OFCCP steht "coming soon". Wenn Ihr Arbeitgeber ein Bundesauftragnehmer ist und den AAP-Anforderungen nicht genügend Aufmerksamkeit geschenkt hat, ist es höchste Zeit. Beginnen Sie am besten mit den Ressourcen im jüngsten Blog von Circa "Prep your plan".
Circa wird Sie über die AAVI-Anforderungen auf dem Laufenden halten, sobald Informationen verfügbar sind.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.
