Aunque HotDocs es muy conocido por su uso generalizado en bufetes de abogados de todos los tamaños en todo el mundo, quizá no sea tan conocido que nuestra tecnología de automatización de documentos es utilizada por un gran número de equipos jurídicos internos de grandes empresas internacionales.
El papel del abogado interno, independientemente de su nivel de antigüedad, es desafiante y variado. Aunque a menudo se percibe como un puesto que ofrece un mejor equilibrio entre la vida laboral y personal que los puestos en bufetes, el reto más frecuentemente citado por los abogados internos es el de lograr gestionar una gran carga de trabajo con recursos limitados. Y es por eso que la automatización de documentos puede ser un componente fundamental para el éxito del equipo interno.
Con la responsabilidad general de garantizar la precisión y la rápida tramitación de una amplia gama de documentos legales, desde los nuevos contratos de venta que generan buenas sensaciones hasta los acuerdos de conciliación menos agradables, los abogados de las grandes empresas dedican una cantidad excesiva de tiempo a redactar, adaptar, revisar, volver a revisar y firmar un gran volumen de documentación fundamental para el negocio.
Ceridian es un cliente veterano de HotDocs que realmente ha sacado partido a la implementación de nuestra tecnología de automatización de documentos. Como empresa global de software de gestión del capital humano, Ceridian ofrece soluciones integrales de recursos humanos, nóminas, prestaciones, gestión de la plantilla y gestión del talento, lo que permite a sus clientes gestionar todo el ciclo de vida de los empleados a través de una única plataforma robusta.
Ceridian tiene miles de clientes en todo el mundo, y cada día se suman más. Antes de implementar una solución HotDocs, el equipo jurídico interno se veía desbordado con la revisión y aprobación de los nuevos contratos de clientes que llegaban del equipo de ventas sobre el terreno. Los contratos de incorporación de clientes podían llegar a tener 30 páginas y hasta 500 datos individuales.
La carga de trabajo y los gastos legales se vieron agravados por el hecho de que algunos representantes de ventas adaptaban los contratos sobre la marcha, lo que significa que las cláusulas y condiciones podían no cumplir con los procedimientos operativos estándar, las normas de cumplimiento de la empresa o no contar con el visto bueno del equipo jurídico.
El equipo jurídico interno necesitaba reducir el retraso en la aprobación de contratos y garantizar el control del contenido jurídico de los contratos de venta. Ceridian se puso en contacto con HotDocs y se creó la solución. El equipo jurídico de Ceridian redactó un acuerdo de venta que contenía todas las opciones y variaciones posibles para los productos y servicios disponibles para los clientes, y este se transformó en una plantilla dinámica de HotDocs. Esta nueva plantilla era propiedad y estaba controlada por el equipo jurídico interno, y el equipo de ventas sobre el terreno podía acceder a ella a través de una entrevista inteligente de HotDocs en un navegador web.
En el campo, los representantes de ventas pasan por una sencilla sesión de preguntas y respuestas, en la que las preguntas aparecen y desaparecen en función de las respuestas anteriores y todos los cálculos y computaciones se completan automáticamente, lo que da como resultado un documento perfectamente adaptado y preciso para que el cliente lo firme. La entrevista no puede completarse sin introducir todas las respuestas necesarias y el documento final se bloquea para impedir su edición manual.
La entrevista utilizada para crear los contratos con los clientes se basa en una plantilla creada por los expertos jurídicos de la empresa, lo que proporciona un control total del contenido del contrato y protege a Ceridian del riesgo de documentación jurídica inexacta. Ahora, personas que no son abogados pueden crear estos contratos rutinarios, lo que ahorra tiempo y permite al equipo jurídico dedicarse a tareas más urgentes. El control de versiones de la plantilla del documento y los derechos de acceso a la entrevista de HotDocs recaían en el equipo jurídico, lo que significaba que las modificaciones y actualizaciones estaban siempre bajo el control de los expertos jurídicos de Ceridian. La entrevista de HotDocs no dejaba margen para el error en la creación de los contratos de venta con los clientes, lo que se tradujo directamente en una reducción del presupuesto para litigios de siete cifras a cero.
Y no solo los contratos de venta se benefician de la producción automatizada con HotDocs. Los equipos jurídicos internos de otras grandes organizaciones utilizan el software de automatización de documentos HotDocs para acuerdos de franquicia, contratos de trabajo, acuerdos de préstamo, pólizas de seguro, acuerdos de confidencialidad y toda una serie de documentos críticos. Imagine el tiempo que podría ahorrar su equipo jurídico si se automatizara la producción de todos los documentos jurídicos estándar.
Para obtener más información sobre cómo HotDocs puede reducir el tiempo dedicado a la revisión de documentos por parte de su equipo jurídico, programe una demostración de 30 minutos.
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en HotDocs.com. En junio de 2024, Mitratech adquirió la Plataforma Avanzada de Automatización de Documentos, HotDocs. El contenido ha sido actualizado desde entonces para incluir información alineada con nuestra oferta de productos, cambios en la regulación y cumplimiento.
