Si HotDocs est bien connu pour son utilisation répandue dans les cabinets d'avocats de toutes tailles à travers le monde, on ignore peut-être que notre technologie d'automatisation des documents est également utilisée par un grand nombre d'équipes juridiques internes au sein de grandes entreprises internationales.
Le rôle du juriste d'entreprise, quel que soit son niveau d'ancienneté, est stimulant et varié. Bien qu'il soit souvent perçu comme offrant un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée que les postes en cabinet, le défi le plus fréquemment cité par les juristes d'entreprise est celui de réussir à gérer une charge de travail importante avec des ressources limitées. C'est pourquoi l'automatisation des documents peut être un élément essentiel à la réussite d'une équipe interne.
Avec la responsabilité globale d'assurer l'exactitude et le traitement rapide d'une grande variété de documents juridiques, des nouveaux contrats de vente agréables aux accords de compromis moins plaisants, les avocats des grandes entreprises passent un temps considérable à rédiger, adapter, vérifier, revérifier et signer un volume important de documents essentiels à l'activité.
Ceridian est un client de longue date de HotDocs qui a vraiment tiré profit de la mise en œuvre de notre technologie d'automatisation des documents. En tant qu'éditeur mondial de logiciels de gestion du capital humain, Ceridian propose une solution unique pour la gestion des ressources humaines, de la paie, des avantages sociaux, des effectifs et des talents, permettant à ses clients de gérer l'ensemble du cycle de vie des employés à partir d'une plateforme robuste.
Ceridian compte des milliers de clients à travers le monde, et ce nombre augmente chaque jour. Avant la mise en œuvre d'une solution HotDocs, l'équipe juridique interne était submergée par l'examen et l'approbation des nouveaux contrats clients provenant de l'équipe commerciale sur le terrain. Les contrats d'intégration des clients pouvaient compter jusqu'à 30 pages et contenir jusqu'à 500 points de données individuels.
La charge de travail et les dépenses juridiques ont été encore aggravées par le fait que certains commerciaux ont adapté les contrats à la volée, ce qui signifie que les clauses et conditions peuvent ne pas être conformes aux procédures opérationnelles standard, aux règles de conformité de l'entreprise ou ne pas avoir reçu l'approbation de l'équipe juridique.
L'équipe juridique interne devait réduire le retard dans l'approbation des contrats et garantir le contrôle du contenu juridique des contrats de vente. Ceridian a fait appel à HotDocs et la solution a été créée. Un contrat de vente a été rédigé par l'équipe juridique de Ceridian, contenant toutes les options et variantes possibles pour les produits et services proposés aux clients, puis transformé en un modèle HotDocs dynamique. Ce nouveau modèle était détenu et contrôlé par l'équipe juridique interne et accessible à l'équipe commerciale sur le terrain via un questionnaire HotDocs intelligent dans un navigateur Web.
Sur le terrain, les commerciaux passent par une session de questions-réponses simple, où les questions apparaissent et disparaissent en fonction des réponses précédentes et où tous les calculs sont effectués automatiquement, ce qui permet d'obtenir un document parfaitement adapté et précis, prêt à être signé par le client. L'entretien ne peut être terminé sans que toutes les réponses nécessaires aient été saisies et le document final est verrouillé afin d'empêcher toute modification manuelle.
L'entretien utilisé pour créer les contrats clients provient d'un modèle créé par les experts juridiques de l'entreprise, ce qui permet un contrôle total du contenu des contrats et protège Ceridian contre le risque de documents juridiques inexacts. Les non-juristes peuvent désormais créer ces contrats courants, ce qui permet de gagner du temps et permet à l'équipe juridique de se consacrer à des tâches plus urgentes. Le contrôle des versions du modèle de document et les droits d'accès à l'entretien HotDocs relevaient de la responsabilité de l'équipe juridique, ce qui signifie que les modifications et les mises à jour étaient toujours sous le contrôle des experts juridiques de Ceridian. L'entretien HotDocs ne laissait aucune marge d'erreur dans la création des contrats de vente avec les clients, ce qui a eu pour conséquence directe de réduire le budget consacré aux litiges de plusieurs millions à zéro.
Et les contrats de vente ne sont pas les seuls à bénéficier de la production automatisée grâce à HotDocs. Les équipes juridiques internes d'autres grandes organisations utilisent le logiciel d'automatisation de documents HotDocs pour les contrats de franchise, les contrats de travail, les contrats de prêt, les polices d'assurance, les accords de confidentialité et toute une série d'autres documents essentiels. Imaginez le temps que votre équipe juridique pourrait gagner si la production de tous les documents juridiques standard était automatisée.
Pour en savoir plus sur la manière dont HotDocs peut réduire le temps consacré à la révision des documents par votre équipe juridique, planifiez une démonstration de 30 minutes.
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur HotDocs.com. En juin 2024, Mitratech a acquis HotDocs, une plateforme avancée d'automatisation des documents. Le contenu a depuis été mis à jour pour inclure des informations alignées sur nos offres de produits, les changements de réglementation et la conformité.
