Während HotDocs für seinen weitverbreiteten Einsatz in Anwaltskanzleien aller Größenordnungen auf der ganzen Welt bekannt ist, ist es vielleicht nicht ganz so allgemein bekannt, dass unsere Technologie zur Automatisierung von Dokumenten von einer großen Anzahl interner Rechtsteams in großen, internationalen Unternehmen genutzt wird.
Die Rolle des Syndikusanwalts ist auf jeder Führungsebene anspruchsvoll und vielfältig. Obwohl sie oft als potenziell besser mit dem Berufs- und Privatleben vereinbar angesehen werden als die Tätigkeit in einer Kanzlei, besteht die am häufigsten genannte Herausforderung des Syndikusanwalts darin, eine hohe Arbeitsbelastung mit begrenzten Ressourcen zu bewältigen. Aus diesem Grund kann die Automatisierung von Dokumenten eine entscheidende Komponente für ein erfolgreiches Inhouse-Team sein.
Mit der Gesamtverantwortung für die Richtigkeit und schnelle Bearbeitung einer Vielzahl von Rechtsdokumenten, von den angenehmen neuen Kaufverträgen bis hin zu den nicht so angenehmen Kompromissvereinbarungen, verbringen Juristen in großen Unternehmen einen übermäßigen Zeitaufwand mit dem Entwerfen, Anpassen, Prüfen, Nachprüfen und Abzeichnen einer großen Menge geschäftskritischer Dokumente.
Ein langjähriger HotDocs-Kunde, der wirklich von der Implementierung unserer Technologie zur Dokumentenautomatisierung profitiert hat, ist Ceridian. Als globales Unternehmen für Human Capital Management Software bietet Ceridian HR, Gehaltsabrechnung, Sozialleistungen, Workforce Management und Talent Management als eine einzige Lösung an, die es ihren Kunden ermöglicht, den gesamten Lebenszyklus der Mitarbeiter über eine robuste Plattform zu verwalten.
Ceridian hat weltweit Tausende von Kunden, und jeden Tag kommen neue hinzu. Vor der Implementierung einer HotDocs-Lösung war das interne Rechtsteam mit der Überprüfung und Genehmigung von neuen Kundenverträgen, die vom Außendienstteam kamen, überfordert. Die Verträge für das Onboarding von Kunden konnten bis zu 30 Seiten umfassen und bis zu 500 einzelne Datenpunkte enthalten.
Die Arbeitsbelastung und die Ausgaben für Rechtsberatung wurden noch dadurch verschärft, dass einige Vertriebsmitarbeiter Verträge spontan anpassten, was bedeutet, dass Klauseln und Bedingungen möglicherweise nicht mit den Standardbetriebsverfahren und den Compliance-Vorschriften des Unternehmens übereinstimmen oder von der Rechtsabteilung abgesegnet wurden.
Das interne Rechtsteam musste den Rückstand bei der Vertragsgenehmigung verringern und die Kontrolle über den rechtlichen Inhalt der Verkaufsverträge sicherstellen. Ceridian wandte sich an HotDocs und die Lösung wurde entwickelt. Das Rechtsteam von Ceridian entwarf eine Verkaufsvereinbarung, die alle möglichen Optionen und Abweichungen für die Produkte und Dienstleistungen enthielt, die den Kunden zur Verfügung standen, und diese wurde in eine dynamische HotDocs-Vorlage umgewandelt. Diese neue Vorlage wurde vom internen Rechtsteam verwaltet und kontrolliert und war für das Vertriebsteam im Außendienst über ein intelligentes HotDocs-Interview in einem Webbrowser zugänglich.
Im Außendienst durchlaufen die Vertriebsmitarbeiter eine unkomplizierte Frage- und Antwortrunde, bei der Fragen in Abhängigkeit von den vorherigen Antworten auftauchen und verschwinden und alle Berechnungen und Kalkulationen automatisch abgeschlossen werden, so dass ein perfekt zugeschnittenes, absolut genaues Dokument zur Unterschrift des Kunden entsteht. Das Interview kann nicht abgeschlossen werden, ohne dass alle erforderlichen Antworten eingegeben wurden, und das fertige Dokument ist gesperrt, um eine manuelle Bearbeitung zu verhindern.
Das Interview, das zur Erstellung von Kundenverträgen verwendet wird, basiert auf einer von den Rechtsexperten des Unternehmens erstellten Vorlage, die eine vollständige Kontrolle über den Vertragsinhalt bietet und Ceridian vor dem Risiko einer ungenauen rechtlichen Dokumentation schützt. Nichtjuristen können nun diese Routineverträge erstellen, was Zeit spart und es dem Rechtsteam ermöglicht, sich dringenderen Aufgaben zuzuwenden. Die Versionskontrolle der Dokumentvorlage und die Zugriffsrechte auf die HotDocs-Befragung lagen beim Rechtsteam, so dass Änderungen und Aktualisierungen stets unter der Kontrolle der Rechtsexperten von Ceridian waren. Die HotDocs-Befragung erlaubte keinen Spielraum für Fehler bei der Erstellung von Kundenverträgen, mit dem direkten Ergebnis, dass das Budget für Rechtsstreitigkeiten von einem siebenstelligen Betrag auf Null reduziert werden konnte.
Und nicht nur Verkaufsverträge profitieren von der automatisierten Erstellung mit HotDocs. Interne Rechtsteams in anderen großen Unternehmen nutzen die HotDocs-Software zur Automatisierung von Dokumenten für Franchiseverträge, Arbeitsverträge, Kreditverträge, Versicherungspolicen, NDAs und eine ganze Reihe anderer wichtiger Dokumente. Stellen Sie sich vor, wie viel Zeit Ihr Rechtsteam einsparen könnte, wenn die Erstellung aller juristischen Standarddokumente automatisiert würde.
Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie HotDocs den Zeitaufwand für die Überprüfung von Dokumenten in Ihrem Rechtsteam reduzieren kann, vereinbaren Sie einen 30-minütigen Demo-Termin.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich veröffentlicht auf HotDocs.com. Im Juni 2024 erwarb Mitratech die fortschrittliche Dokumentenautomatisierungsplattform HotDocs. Der Inhalt wurde seither aktualisiert und enthält nun Informationen, die auf unser Produktangebot, Änderungen der Vorschriften und die Einhaltung von Vorschriften abgestimmt sind.
