尽管HotDocs因在全球各地规模各异的律师事务所中广泛应用而广为人知，但或许鲜为人知的是，我们的文档自动化技术也被众多大型跨国企业的内部法律团队所采用。
无论资历深浅，企业法务的工作都充满挑战且内容多样。虽然常被认为比律所职位更易实现工作与生活的平衡，但企业法务最常提及的难题在于：如何在资源有限的情况下高效处理繁重的工作量。正因如此，文档自动化已成为企业法务团队取得成功的重要组成部分。
大型企业律师肩负着确保各类法律文件准确性与高效周转的重任，从令人愉悦的新销售合同到不太愉快的和解协议，他们耗费大量时间起草、定制、核查、复核并签署海量业务关键文件。
长期使用HotDocs的客户中，真正受益于我们文档自动化技术实施的是Ceridian公司。作为一家全球性人力资本管理软件公司，Ceridian提供涵盖人力资源、薪酬管理、福利管理、劳动力管理及人才管理的整体解决方案，使客户能够通过一个强大的平台管理员工的整个职业生涯周期。
Ceridian在全球拥有数千家客户，且客户数量每日持续增长。在采用HotDocs解决方案之前，公司内部法律团队因处理来自外勤销售团队的新客户合同审核与审批工作而不堪重负。客户签约合同动辄长达30页，且包含多达500个独立数据点。
部分销售代表临时修改合同的行为进一步加剧了工作量和法律支出；这意味着合同条款和条件可能不符合标准操作程序、公司合规规定，或未经法律团队批准。
公司内部法律团队需要减少合同审批积压，并确保对销售合同中法律内容的管控。Ceridian公司联系了HotDocs，解决方案由此诞生。 Ceridian法律团队起草了包含所有产品服务选项及变体的销售协议，将其转化为动态HotDocs模板。该模板由内部法律团队拥有并管控，外勤销售团队可通过网页浏览器中的智能HotDocs访谈界面访问使用。
在实地销售过程中，销售代表会经历一个简洁的问答环节：问题会根据先前回答动态显示或隐藏，所有计算均自动完成，最终生成一份完全定制且精准无误的文件供客户签署。若未输入所有必要答案，问卷将无法完成；而最终生成的文件会被锁定，以防止人工修改。
用于创建客户合同的访谈流程源自公司法律专家设计的模板，这确保了对合同内容的完全掌控，同时保护Ceridian免受法律文件不准确的风险。非法律专业人员现可创建此类常规合同，既节省时间又使法律团队能专注于更紧迫的工作。 法律团队全面掌控文档模板的版本控制权及HotDocs访谈系统的访问权限，确保所有修订更新始终由Ceridian法律专家主导。HotDocs访谈系统在生成客户销售合同时杜绝了任何差错，直接使诉讼预算从七位数降至零。
不仅销售合同能从HotDocs的自动化生产中获益。其他大型企业的内部法律团队也利用HotDocs文档自动化软件处理特许经营协议、雇佣合同、贷款协议、保险单、保密协议以及其他各类关键文件。试想，若所有标准法律文件的制作都能实现自动化，您的法律团队将节省多少时间。
若想了解HotDocs如何为您的法律团队节省文件审查时间，请预约30分钟的演示。
编者按：本文最初发表于HotDocs.com。2024 年 6 月，Mitratech 收购了高级文档自动化平台 HotDocs。此后，我们对内容进行了更新，以纳入与我们的产品、法规变化和合规性相一致的信息。
