Cuando experimentamos los primeros dolores de parto de la pandemia, cuando pensábamos que solo duraría unas pocas semanas, cuando corríamos a comprar papel higiénico y usábamos guantes, sin darnos cuenta aún de que las mascarillas eran la verdadera clave, cuando no sabíamos a quién acudir en busca de orientación, Mitratech sabía que la «continuidad del negocio» sería crucial para superar un momento tan volátil.
Abordamos los cambios en el ámbito empresarial mostrando a nuestros clientes cómo podían pasar a un sistema sin papel, ya que, de todos modos, nadie podía volver a la oficina. Ofrecimos flujos de trabajo gratuitos relacionados con la COVID para ayudar a las empresas a asimilar nueva información, y adaptamos rápidamente estos flujos de trabajo a medida que recibíamos nueva información.
Y, realmente, guiamos a nuestros clientes para que reflexionaran sobre lo que significa la continuidad en una época de cambios. Sabíamos que el paso a una plantilla híbrida iba a afectar a la forma en que la gente concibe el trabajo. Así que, aunque nos esforzábamos por mantener la calma y seguir adelante, también sabíamos que la pandemia marcaba un punto de inflexión. Sabíamos que la nueva normalidad no sería igual que la anterior.
Sabíamos que, en medio del pánico, el miedo y la tristeza, había una oportunidad de negocio para recortar lo que no había funcionado durante años y abrazar realmente el futuro del trabajo.
Estabiliza tu situación.
Sugerimos que la gente empezara por estabilizar la situación en el trabajo: averiguar qué había que hacer a diario, o incluso cada hora, para mantener la seguridad y seguir adelante. Pero luego, sugerimos que, una vez estabilizada la crisis, comenzaran a adaptarse. Queríamos hacer que el «negocio habitual» fuera más hermético, más seguro, más ágil, para que, cuando llegara la próxima crisis, nuestros equipos estuvieran preparados para ella.
El hecho es que estamos empezando a adaptarnos a esta nueva normalidad, pero debemos permanecer alerta. El mundo ha cambiado. Como consecuencia de la pandemia, las empresas están transformando rápidamente su forma de hacer negocios mediante el aprovechamiento de la tecnología y la innovación. Solo una de cada diez empresas espera que todos sus empleados vuelvan a sus condiciones de trabajo previas a la pandemia; una plantilla híbrida es una certeza para la mayoría, que dependerá de la tecnología para garantizar la eficiencia y la colaboración.
A medida que empezamos a fusionar el «negocio habitual» actual con una comprensión de lo que nos depara el futuro, la automatización del flujo de trabajo empresarial se convierte en algo obvio. Los líderes empresariales se encuentran en la situación de tener que hacer mucho más con menos, al tiempo que intentan mantener el compromiso de equipos de empleados remotos o geográficamente separados.
Esos empleados ahora esperan que se disponga de tecnología moderna para eliminar el trabajo manual y repetitivo. La ecuación es bastante sencillo: cada vez más trabajadores remotos, que dependen más que nunca de la comunicación virtual, quieren eliminar el trabajo manual y repetitivo.
Los empleadores que desean proporcionar a sus empleados lo que necesitan ven la automatización del flujo de trabajo empresarial como una forma de matar tres pájaros de un tiro: aumentar la eficiencia, conectar a los empleados geográficamente alejados mediante la tecnología y reducir los costes utilizando una única herramienta en toda la empresa.
De media, el 41 % de los empleados ajenos al ámbito de las tecnologías de la información (o tecnólogos empresariales) personalizan o crean soluciones tecnológicas o de datos. Gartner prevé que, para finales de 2025, la mitad de todos los nuevos clientes de low-code procederán de compradores empresariales ajenos a la organización de TI .
Algunas prácticas recomendadas para la transformación de la automatización empresarial
Entonces, ¿qué deben tener en cuenta los líderes empresariales?
- Asegurarse de que siempre que haya un proceso manual que pueda automatizarse, se automatice.
- Asegurarse de que, siempre que un empleado tenga una idea para mejorar un proceso, se le dé la posibilidad de hacerlo.
- Asegurarse de que incluso una plataforma propiedad del departamento de TI pueda distribuirse entre diferentes departamentos y que estos se sientan empoderados por ella.
A la hora de buscar una plataforma de flujo de trabajo empresarial que funcione para todos los departamentos, desde RR. HH. hasta el departamento jurídico, pasando por compras y ventas, es importante validar lo siguiente:
- Facilidad de uso: asegúrese de buscar plataformas diseñadas para el autoservicio. ¿Puede un usuario diseñar y publicar flujos de trabajo para cualquier proceso sin necesidad de código, TI ni desarrolladores?
- Adaptabilidad multifuncional: tu herramienta debe ser el centro neurálgico que aglutine procesos de múltiples funciones y departamentos. ¿Has encontrado una herramienta de automatización de procesos SaaS que lo controle todo?
- Flexibilidad y escalabilidad: sus procesos cambian rápidamente, por lo que su tecnología también debe hacerlo. ¿Su proceso permite a los usuarios adoptar una metodología ágil? ¿Permite el diseño y la implementación iterativos?
- Integraciones completas: si la plataforma de su empresa no puede integrarse perfectamente con cualquier cosa que tenga una API, descártela. Usted trabaja en toda la empresa: necesita poder configurar integraciones personalizadas o integrarse sin problemas con las principales aplicaciones de software, incluyendo un sólido conjunto de integraciones avanzadas de API REST y eSign.
- Informes y análisis: si la plataforma de flujo de trabajo de su empresa no genera informes sobre los procesos que dice hacer más eficientes, acabará suponiendo aún más trabajo. Necesita una herramienta que le permita acceder fácilmente a informes en diversos formatos y que le proporcione visibilidad y transparencia en toda su organización con un solo clic.
Las ventajas de la automatización del flujo de trabajo empresarial
Una vez configurada la plataforma de automatización del flujo de trabajo de su empresa, observe cómo llegan los beneficios.
- Retorno de la inversión inmediato: la plataforma adecuada proporcionará acceso inmediato a todo el conjunto de herramientas necesarias para la automatización intuitiva del flujo de trabajo mediante arrastrar y soltar y la transformación de procesos.
- Menor coste total de inversión: reduzca su TCI gracias a la ausencia de requisitos de infraestructura, precios predecibles y la capacidad de integrar las mejores prácticas en materia de riesgo y cumplimiento normativo en los procesos.
- Centralización y colaboración: obtenga acceso global a documentos centralizados, estados de flujos de trabajo y análisis con colaboración en tiempo real. La plataforma ganadora debe tener permisos para que nadie vea nada más que lo que necesita ver, pero sí todo lo que debe ver.
- Empleados comprometidos: una herramienta que anima a los desarrolladores ciudadanos a tomar las riendas es aquella que impulsa el compromiso de los empleados y hace que sus equipos se sientan empoderados. Aquí hay dos objetivos: mostrar a los empleados que pueden ayudar a mejorar los procesos y utilizar esos procesos mejorados para liberar su tiempo y dedicarlo a tareas de mayor valor.
- Cumplimiento hermético: con una herramienta de flujo de trabajo que funciona en toda la empresa, sus equipos realizan un seguimiento y supervisan todas las transacciones en todo el flujo de trabajo, con una única fuente de información veraz y registros de auditoría.
- Mentalidad adaptativa: cuando llegue la próxima crisis (y lo único que sabemos es que siempre llega otra crisis), tu plataforma de automatización de flujos de trabajo debería darte la confianza necesaria para poder asimilar nueva información y adaptarte fácilmente. La automatización de flujos de trabajo es genial ante una crisis: quienes la utilizan saben que un simple arrastrar y soltar es todo lo que les separa de un proceso mejorado que satisfaga las necesidades futuras.
