La pandemia de COVID-19 ha mostrado a las empresas de todo el mundo los riesgos y los costes que conlleva no estar preparadas para las interrupciones. Ya sean grandes o pequeñas, las crisis y los desastres exigen un enfoque de la continuidad del negocio que vaya más allá de una simple reacción.
Las operaciones jurídicas son un campo relativamente nuevo que ha surgido de la necesidad de mantener los registros, documentos y procesos críticos para la misión funcionales y optimizados en un mundo cada vez más complejo. Estas funciones básicas de las operaciones jurídicas cobran aún más importancia cuando surgen nuevos retos que podrían socavar la continuidad del negocio que las «operaciones jurídicas» se encargan de mantener. Las empresas recurren a su equipo de operaciones jurídicas para que repare los daños e innove con nuevas soluciones que les permitan mantener su resiliencia ante las perturbaciones.
Por muy avanzada que sea la tecnología de una empresa, el departamento jurídico debe estar preparado para garantizar la continuidad del negocio tanto en tiempos normales como en situaciones de crisis. Una crisis como la del COVID-19 es un punto de inflexión: algunas empresas aprenden por las malas la necesidad de contar con procesos automatizados y optimizados, pero finalmente encuentran la motivación y el impulso para empezar a implementarlos, mientras que las empresas más maduras pueden centrar sus preparativos en el futuro.
En ambos casos, corresponde a los profesionales de operaciones jurídicas asumir el liderazgo y encaminar a sus empresas hacia el éxito. Como observó recientemente un líder de operaciones jurídicas:
«(La crisis del COVID-19) afecta directamente al trabajo diario de los equipos de operaciones jurídicas, ya sea en materia de gestión financiera o tecnología jurídica, comunicaciones, gestión de proveedores, etc. Todas estas áreas deben seguir funcionando durante una crisis para que el departamento pueda seguir desempeñando su función fundamental».
Katrina Keiffer, directora adjunta de Operaciones Jurídicas, Navistar
La naturaleza de una crisis
Hay tres fases distintas en una crisis. Se podría decir que la primera fase es el período anterior a la crisis: aunque en este momento todo parece «normal», en realidad esta fase es insostenible y puede presentar (a veces en retrospectiva) las causas que subyacen a la crisis.
La siguiente fase se produce durante la crisis, ya que la acción más importante es estabilizar la situación. Durante la COVID-19, esta fase de estabilización consistió en gran medida en que las organizaciones organizaran rápidamente a los empleados para que trabajaran desde casa, averiguaran cómo gestionar las facturas en papel y el correo que seguían recibiéndose en la oficina y se aseguraran de que los procesos críticos siguieran funcionando, incluso si los miembros clave del equipo estaban ausentes por cuidar de sí mismos o de sus familiares enfermos.
Por último, la última fase de la crisis es lo que Ronald Heifetz, fundador del Centro para el Liderazgo Público de la Escuela Kennedy de Harvard, denomina la fase de adaptación: «Cuando se abordan las causas subyacentes de la crisis y se desarrolla la capacidad para prosperar en una nueva realidad».
La fase de adaptación que tiene lugar tras la crisis consiste esencialmente en el compromiso de la empresa de no limitarse a volver a la normalidad, sino de garantizar que la «normalidad» ya no conlleve los mismos riesgos e incertidumbres que antes de que se desatara la crisis.
Estabilizar la situación
Tras conocerse la gravedad de la COVID-19, los departamentos jurídicos actuaron con rapidez para «estabilizar al paciente». Heifetz compara una crisis con un infarto que se produce en mitad de la noche: quienes tienen la responsabilidad de reaccionar deben hacerlo de inmediato, y su primer objetivo debe ser superar la situación urgente y potencialmente mortal.
En el caso de esta última crisis, esto significó que los empleados de todo el mundo fueron enviados a sus hogares para trabajar desde sus oficinas y salas de estar. Los gobiernos implementaron políticas para reducir de inmediato la probabilidad de transmisión: evitar las reuniones de grupos grandes, instruir a las comunidades para que salieran solo cuando fuera necesario y exigir el uso de mascarillas en público fueron algunos ejemplos de «estabilizar al paciente».
Tareas desde casa: Una encuesta realizada en marzo de 2020 por YouGov reveló que el 28 % de los encuestados trabajaba desde casa. La mayoría (29 %) afirmó que era tan productiva en casa como en la oficina.
Las empresas debían garantizar no solo la salud de sus empleados, sino también el funcionamiento de la propia empresa durante toda la crisis. Muchas tuvieron que tomar decisiones rápidas y sin precedentes en relación con las políticas y los procesos de teletrabajo.
Aquellos que ya contaban con ciertas tecnologías tenían una ventaja decisiva: en lugar de tener que implementar nuevos sistemas, podían confiar en los ya existentes para garantizar la continuidad del negocio. Además, podían hacerlo con mayor eficiencia, incluso en estas circunstancias, ya que habían adoptado esas tecnologías con el fin de reducir costes, mejorar la productividad y acelerar la capacidad de respuesta.
«Los departamentos jurídicos siguen enfrentándose al reto de «hacer más con menos», al tiempo que deben adaptarse a entornos corporativos en rápida evolución».
Kevin Clem, director comercial, HBR Consulting
En nuestra próxima publicación de esta serie, examinaremos las medidas que tomaron algunos de los mejores equipos de operaciones jurídicas para mitigar la crisis y respaldar la continuidad del negocio, así como el papel que desempeñaron la tecnología, los datos y los análisis en esa iniciativa.
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