Por muy avanzada que pueda parecer la tecnología de una empresa, también debe respaldar procesos eficientes y ágiles para garantizar la continuidad del negocio, tanto en tiempos «normales» como en medio de crisis.
También debería ser capaz de proporcionar ese nivel de confianza en los años venideros. Una pila tecnológica «preparada para el futuro» será capaz de hacer frente a futuras interrupciones sin necesidad de sustituirla por completo; sus componentes tendrán la flexibilidad necesaria para evolucionar con el tiempo, continuando con la entrega constante de valor y retorno de la inversión.
¿Cuál es una herramienta fundamental probada para A) ofrecer procesos flexibles y altamente eficientes, B) proporcionar valor tanto inmediato como a largo plazo, y C) unir otros componentes de su conjunto de tecnologías jurídicas para que funcionen de manera más eficiente? La automatización de procesos.
Connie Brenton, pionera en operaciones jurídicas, jefa de personal y directora de operaciones jurídicas del gigante tecnológico NetApp, lo describió en una ocasión como «una de esas tecnologías locas que te cambian la vida». ¿Por qué?
La capacidad de pivotar
Las razones se analizaron durante un seminario web reciente en el que participaron Jeffrey Marple, director de Innovación y Asuntos Jurídicos Corporativos de Liberty Mutual, junto con Brian McGovern y Steven O'Donnell, de Mitratech.
Las mejores soluciones de automatización de procesos legales permiten a los departamentos jurídicos diseñar, crear e implementar de forma rápida y sencilla flujos de trabajo y procesos altamente rentables y libres de errores, lo cual es muy importante para el rendimiento de los departamentos jurídicos en situaciones «normales». Cuando se producen interrupciones, la capacidad de reaccionar con rapidez e implementar nuevos procesos para hacer frente a impactos repentinos ha demostrado ser un salvavidas para algunos equipos internos.
¿Cuáles son algunos de los tipos de procesos y flujos de trabajo que se desarrollaron e implementaron, a menudo en solo unos días, para mitigar los efectos de la COVID-19? Procesos para verificar la continuidad de los proveedores legales, para obtener aprobaciones de solicitudes de visitas in situ e incluso para el seguimiento del trabajo a distancia.
Acelera todo, en todas partes.
La capacidad de la automatización de procesos para reaccionar rápidamente ante las exigencias de una pandemia es solo un ejemplo de su valor cotidiano para su infraestructura tecnológica y sus operaciones. Casi cualquier proceso, en cualquier lugar, puede automatizarse, y quienes lo adoptan con éxito suelen empezar por las tareas de gran volumen que son fáciles de digitalizar, lo que les permite demostrar de inmediato el retorno de la inversión y las ventajas de la automatización.
Tomemos, por ejemplo, los procesos que dependen del correo electrónico. Como dice Brian McGovern, director general de Workflow Solutions en Mitratech y reconocido líder en operaciones jurídicas: «El correo electrónico es la herramienta de flujo de trabajo más utilizada y, al mismo tiempo, la peor herramienta de flujo de trabajo».
¿Automatizando uno de estos procesos para garantizar que los responsables adecuados reciban los correos electrónicos correctos en el momento oportuno, con notificaciones automáticas y escalamientos para mantener a los participantes al día? Esto no solo acelera la ejecución y garantiza la finalización, sino que libera tanto al personal como a los gerentes de la tediosa tarea manual de escribir correos electrónicos y realizar seguimientos. A su vez, esto reduce los costes de tiempo hasta en un 95 %, dependiendo del proceso.
Construya algo mejor con la automatización de procesos.
Pero, como señala Brian, no se trata simplemente de automatizar un proceso existente. «Lo que se quiere es crear un proceso mejorado, no solo el mismo proceso».
«Busca hacer algo mejor. Piensa en cómo puedes mejorarlos y empieza con los «amistosos»... que tienen buenas relaciones en tu organización, porque tus primeros pasos consisten en sumar algunos puntos y convencer a la gente para que te acompañe en este viaje.
«Si ha diseñado un buen proceso, generará ahorros... y luego, a medida que su empresa aprenda más sobre la automatización de procesos, si consigue esos primeros éxitos y genera cierto entusiasmo, siga adelante y aborde los procesos más grandes y complicados».
Según su experiencia y la de otros responsables de operaciones jurídicas, esto lleva a que otras unidades y departamentos empresariales empiecen a colaborar con el departamento jurídico en la adopción de la automatización de procesos. Esto permite a los departamentos jurídicos integrar las mejores prácticas jurídicas y de cumplimiento normativo en dichos procesos, lo que les permite obtener resultados positivos y generalizados para toda la organización. Por supuesto, esto también mejora la imagen del departamento jurídico. Como explica Jeff Marple:
«El departamento jurídico no era originalmente una organización orientada a los procesos o la tecnología dentro de Liberty Mutual. Ahora hemos desarrollado varios flujos de trabajo internos orientados al cliente que a nuestros clientes les encantan, y eso ha cambiado la reputación...El departamento jurídico ahora lidera la organización con implementaciones de automatización de procesos».
Ayudar a otros sistemas a trabajar juntos
La integración de aplicaciones y recursos dispares en una pila tecnológica jurídica es clave para el valor a largo plazo de esos componentes, e incluso de toda la pila. Una solución moderna de automatización de procesos jurídicos puede integrarse perfectamente con sistemas heredados y proveedores externos, lo que les permite funcionar conjuntamente como contribuyentes en procesos que pueden ir desde los más sencillos hasta los extraordinariamente complejos.
Esto no solo beneficia al departamento jurídico, sino que, una vez más, proporciona una base para la integración que se puede extender a toda la organización.
Como señaló en una ocasión Greg Bennett, director de Operaciones Jurídicas de Gilead Sciences:
Probado en la práctica: El 64 % de los departamentos jurídicos internos afirman que la tecnología ha mejorado los flujos de trabajo de los abogados.
Fuente: Statista
«Consideramos que (la automatización de procesos) permite que fluyan más datos e información entre múltiples aplicaciones... podemos conectar varias organizaciones con el departamento jurídico para obtener información más rápidamente».
En nuestra próxima entrega de esta serie sobre cómo preparar su tecnología jurídica para el futuro, abordaremos la importancia de contar con una estrategia de datos. Y por qué esa estrategia debería impulsar sus decisiones de inversión en la adopción de tecnología jurídica.
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