Cuando llegó la COVID-19, no hubo tiempo para comprar nuevos equipos ni implementar un nuevo plan de acción sobre la marcha. El departamento de operaciones jurídicas tuvo que utilizar los conocimientos y la tecnología de los que disponía para mantener a flote el negocio.
Afortunadamente, estos profesionales eran expertos en procesos legales con un profundo conocimiento de las mejores prácticas de la organización y las tecnologías actuales.
¿Cuáles fueron los recursos en los que se basaron los equipos de operaciones jurídicas que lograron mitigar los efectos de la crisis? Durante nuestra reciente Cumbre Virtual para la comunidad de operaciones jurídicas, muchos expertos en la materia se pronunciaron sobre el tema.
1 • Conocimiento institucional conservado en la institución
Todas las organizaciones se enfrentan a la rotación de personal y a la pérdida de recursos humanos cuando las pymes o los empleados superhéroes se marchan, llevándose consigo sus conocimientos tribales. Sin embargo, el mantenimiento de registros coherentes que recojan todos los detalles relevantes de los asuntos legales permite hacer frente a la «fuga de cerebros» en materia de conocimientos especializados.
Además, los conocimientos especializados sobre la materia pueden incorporarse en flujos de trabajo digitales automatizados que integran sistemáticamente las mejores prácticas y recursos, lo que garantiza que todas las personas que intervienen en un proceso sigan métodos probados y se basen exclusivamente en recursos certificados institucionalmente.
«Al disponer de toda la información que necesitábamos en nuestra tecnología (TAP) y en nuestro CLM, junto con un poco de conocimiento institucional de Operaciones Jurídicas y abogados de apoyo, pudimos poner a la gente en marcha en una semana y no sufrir realmente ninguna interrupción en gran parte de nuestro negocio internacional».
Andy Cooper, director de operaciones jurídicas, IDEXX Laboratories
2 • Tecnología existente para abordar nuevos problemas
La continuidad del negocio en una crisis exige que los empleados puedan seguir realizando su trabajo. Aprovechar las tecnologías que ya se tienen a disposición es la forma más fácil de hacerlo. Las organizaciones que ya cuentan con sistemas de gestión de documentos y asuntos y que recopilan todos los detalles y datos pertinentes en sistemas con capacidades de generación de informes, en lugar de hojas de cálculo, tienen una ventaja. Sin estos sistemas, incluso la información virtual puede ser casi tan difícil de manejar como el papel.
«Hemos tenido cambios de personal, hemos tenido gente que ha faltado al trabajo por enfermedad relacionada con la COVID, por lo que hemos tenido que hacer algunos cambios rápidamente, y disponer de estas tecnologías nos ha facilitado mucho la distribución del trabajo o ver dónde están nuestras carencias, dónde fallamos, para poder abordarlas adecuadamente».
Andy Cooper, director de operaciones jurídicas, IDEXX Laboratories
3 • Métricas para tomar decisiones basadas en datos
Los datos pueden ser el mayor recurso sin explotar que posee un departamento jurídico. Al tomar grandes conjuntos de datos y revelar sus patrones, tendencias y asociaciones, los departamentos jurídicos pueden tomar decisiones acertadas. Los departamentos que se basan en paneles de control y cuentan con informes analíticos tienen sin duda alguna una ventaja durante una crisis.
«Todo lo que no se haga de forma electrónica, hay que encontrar la manera de hacerlo electrónico, porque si no, no sabrás quién lo está haciendo, cuál es su carga de trabajo, etcétera».
Mike Russell, líder de Lean – Operaciones legales, Trane Technologies
«El departamento jurídico del futuro, equipado con tecnología, utilizará realmente los datos para tomar decisiones de forma más significativa, ya sea a través de herramientas existentes o de herramientas de análisis, paneles de control, Tableau, Power BI, Click, etc.».
Kevin Clem, director comercial, HBR Consulting
4 • Innovación e iteración de la transformación digital
Una pila tecnológica flexible y centralizada ha sido importante para estos equipos de operaciones legales, ya que permite que sus departamentos —y, por extensión, las empresas que los rodean— sigan funcionando durante la crisis. Trabajar desde casa significa trabajar con las herramientas que los empleados tienen en casa: se acabaron los archivadores, los repositorios desconectados y no integrados, y el correo físico.
Esto les exigió innovar utilizando las herramientas disponibles para resolver los retos que planteaba tener que adaptarse rápidamente a un nuevo entorno operativo y experimentar con nuevos enfoques y adaptaciones.
«Ya se trate de firmas electrónicas, escaneo, facturación electrónica, incorporar a nuestros últimos proveedores a la facturación electrónica, configurar los pagos ACH, lo que sea, todas esas áreas han sido realmente fundamentales para la continuidad del negocio del departamento jurídico».
Katrina Keiffer, directora adjunta de Operaciones Jurídicas, Navistar
En nuestra próxima publicación de esta serie, analizaremos cómo los equipos de operaciones jurídicas pueden impulsar un cambio real una vez que se haya estabilizado una crisis como la pandemia actual. ¿Qué medidas pueden tomar para liderar la empresa impulsando la transformación de la continuidad del negocio que pueda proporcionar una mayor resiliencia para hacer frente a futuras perturbaciones?
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