Zukunftssicherer Einsatz von Rechtstechnologie, Teil I: Prozessautomatisierung
Egal wie fortschrittlich die Technologie eines Unternehmens zu sein scheint, sie muss auch effiziente und flexible Prozesse unterstützen, um die Geschäftskontinuität zu gewährleisten, sowohl in "normalen" Zeiten als auch in Krisenzeiten.
Sie sollte auch in der Lage sein, dieses Maß an Vertrauen für die kommenden Jahre zu bieten. Ein "zukunftssicherer" Technologie-Stack ist in der Lage, künftige Störungen zu bewältigen, ohne dass er ausgetauscht werden muss. Seine Komponenten sind flexibel genug, um sich im Laufe der Zeit weiterzuentwickeln und weiterhin einen stetigen Mehrwert und ROI zu liefern.
Was ist ein bewährtes, grundlegendes Werkzeug, um A) flexible und hocheffiziente Prozesse bereitzustellen, B) sowohl sofortigen als auch langfristigen Nutzen zu bieten und C) andere Komponenten Ihres juristischen Tech-Stacks zu vereinen, damit sie effizienter arbeiten? Prozessautomatisierung.
Die Pionierin von Legal Ops , Connie Brenton, Chief of Staff und Director of Legal Operations beim Tech-Giganten NetApp, bezeichnete es einmal als "eine dieser verrückten, lebensverändernden Technologien". Und warum?
Die Kraft zum Schwenken
Die Gründe dafür wurden kürzlich in einem Webinar mit Jeffrey Marple, Director of Innovation, Corporate Legal bei Liberty Mutual, erörtert, an dem auch Brian McGovern und Steven O'Donnell von Mitratech teilnahmen.
Erstklassige Lösungen zur Automatisierung von Rechtsprozessen versetzen Rechtsabteilungen in die Lage, schnell und einfach Arbeitsabläufe und Prozesse zu entwerfen, zu erstellen und zu implementieren, die äußerst kosteneffizient und fehlerfrei sind, was für die Leistung der Rechtsabteilung im "Normalbetrieb" wichtig genug ist. Wenn Störungen auftreten, hat sich die Fähigkeit, schnell umzuschwenken und neue Prozesse zu implementieren, um mit plötzlichen Auswirkungen fertig zu werden, für einige interne Teams als lebensrettend erwiesen.
Welche Arten von Prozessen und Arbeitsabläufen wurden entwickelt und - oft innerhalb weniger Tage - eingeführt, um die Auswirkungen von COVID-19 abzumildern? Prozesse zur Überprüfung der Kontinuität von Rechtsanbietern, zur Einholung von Genehmigungen für Vor-Ort-Besuche und sogar für die Verfolgung von Fernarbeit.
Beschleunigen Sie alles, überall
Die Fähigkeit der Prozessautomatisierung, in kürzester Zeit auf die Anforderungen einer Pandemie zu reagieren, ist nur ein Beispiel für ihren täglichen Wert für Ihren Tech-Stack und Ihre Abläufe. Nahezu jeder Prozess kann automatisiert werden. Erfolgreiche Anwender beginnen oft mit den "niedrig hängenden Früchten", d. h. Aufgaben mit hohem Volumen, die leicht digitalisiert werden können, und können so sofort den ROI und die Vorteile der Automatisierung aufzeigen.
Nehmen wir zum Beispiel Prozesse, die sich auf E-Mail stützen. Brian McGovern, General Manager, Workflow Solutions bei Mitratech und renommierter Legal Ops-Führer, sagt: "E-Mail ist das am meisten genutzte Workflow-Tool und gleichzeitig das schlechteste Workflow-Tool.
Indem man einen dieser Prozesse automatisiert, um sicherzustellen, dass die richtigen Pförtner die richtigen E-Mails zum richtigen Zeitpunkt erhalten, mit automatischen Benachrichtigungen und Eskalationen, um die Teilnehmer auf Kurs zu halten? Das beschleunigt nicht nur die Ausführung und stellt die Fertigstellung sicher, sondern entlastet Mitarbeiter und Manager gleichermaßen von der manuellen Arbeit des E-Mail-Schreibens und der Nachbereitung. Das wiederum senkt die Zeitkosten um bis zu 95 %, je nach Prozess.
Mit Prozessautomatisierung etwas besser machen
Aber wie Brian betont, geht es nicht nur darum, einen bestehenden Prozess zu automatisieren. "Sie wollen einen verbesserten Prozess aufbauen, nicht nur den gleichen Prozess.
"Versuchen Sie, etwas besser zu machen. Überlegen Sie, wie Sie sie besser machen können, und beginnen Sie mit 'Freunden'... die gute Beziehungen in Ihrer Organisation haben, denn Ihre ersten Schritte bestehen darin, ein paar Punkte auf die Tafel zu bringen, (und) Leute zu überzeugen, mit Ihnen auf diese Reise zu gehen.
"Wenn Sie einen guten Prozess entwickelt haben, werden Sie Einsparungen erzielen... und dann, wenn Ihr Unternehmen mehr über Prozessautomatisierung lernt, wenn Sie die ersten Erfolge erzielen und etwas Begeisterung erzeugen, können Sie die größeren und komplizierteren Prozesse in Angriff nehmen."
Nach seiner Erfahrung und der anderer Leiter der Rechtsabteilung führt dies dazu, dass andere Geschäftsbereiche und Abteilungen mit der Rechtsabteilung bei der Einführung der Prozessautomatisierung zusammenarbeiten. Auf diese Weise können die Rechtsabteilungen Best Practices im Bereich Recht und Compliance in diese Prozesse einbetten, wodurch die Rechtsabteilung in die Lage versetzt wird, durchgreifende, positive Ergebnisse für das gesamte Unternehmen zu erzielen. Das bringt natürlich auch den Stern der Rechtsabteilung zum Glänzen. Wie Jeff Marple erklärt:
"Die Rechtsabteilung war ursprünglich keine prozess- oder technikorientierte Organisation innerhalb von Liberty Mutual. Jetzt haben wir mehrere interne, kundenorientierte Workflows entwickelt, die unsere Kunden einfach lieben, und das hat den Ruf verändert...Die Rechtsabteilung ist jetzt führend in der Organisation bei der Prozessautomatisierung."
Unterstützung der Zusammenarbeit mit anderen Systemen
Die Integration unterschiedlicher Anwendungen und Ressourcen in einem Legal-Tech-Stack ist ein Schlüssel für den langfristigen Wert dieser Komponenten und sogar des gesamten Stacks. Eine moderne Lösung zur Automatisierung von Rechtsprozessen kann nahtlos mit Altsystemen und Drittanbietern integriert werden und ermöglicht es ihnen, gemeinsam an Prozessen mitzuwirken, die von einfach bis außerordentlich komplex reichen können.
Dies kann nicht nur der Rechtsabteilung zugute kommen, sondern bietet auch eine Grundlage für die Integration, die sich auf das gesamte Unternehmen ausweiten lässt.
Wie Greg Bennett, Manager of Legal Operations bei Gilead Sciences , einmal feststellte:
In der Praxis bewährt: 64 % der internen Rechtsabteilungen geben an, dass die Technologie zu besseren Arbeitsabläufen für Anwälte geführt hat.
Quelle: Statista
"Wir sehen, dass (Prozessautomatisierung) es ermöglicht, mehr Daten und Informationen zwischen verschiedenen Anwendungen fließen zu lassen ... wir können mehrere Organisationen mit der Rechtsabteilung verbinden, um Informationen schneller zu erhalten."
In unserem nächsten Teil dieser Serie über die Zukunftssicherheit Ihres Legal-Tech-Stacks werden wir uns mit der Bedeutung einer Datenstrategie befassen . Und warum diese Strategie die Grundlage für Ihre Investitionsentscheidungen bei der Einführung von Rechtstechnologie sein sollte.
[bctt tweet="64 % der internen Rechtsabteilungen geben an, dass Technologie zu besseren Arbeitsabläufen für Anwälte geführt hat." username="Mitratech"]
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