La experiencia de incorporación de un empleado tiene un efecto directo en la impresión que este tiene de su empresa y en su probabilidad de quedarse o marcharse.
El departamento de Recursos Humanos transforma a los nuevos contratados en empleados y tiene la enorme responsabilidad de crear y fomentar relaciones que todos esperan que duren años. Sus primeros contactos sientan las bases para la carrera profesional de sus empleados.
Sin embargo, con demasiada frecuencia, los responsables de RR. HH. tienen dificultades para mantenerse al día con el aumento de los requisitos de la empresa y de cumplimiento normativo que implica un proceso como la incorporación, que incluye listas de verificación, documentos y elementos variables que se descontrolan, especialmente cuando son tantos.
No es de extrañar que cada vez más departamentos de RR. HH. se estén reinventando como departamentos de «personas». La llegada de la COVID-19 ha obligado a introducir aún más cambios. Los profesionales de RR. HH. quieren centrarse en las personas con las que trabajan y no en las herramientas y los sistemas que gestionan a sus compañeros. Sin embargo, en la mayoría de los casos, los profesionales de RR. HH. se pierdenen el lodazal de tareas manuales repetitivas, buscando y archivando ansiosamente documentos importantes de los empleados.
¿Cuál es la mejor manera de que los profesionales de RR. HH. vuelvan a disfrutar de su trabajo? La automatización, especialmente si se combina con sistemas que realizan un seguimiento de los parámetros y métricas de RR. HH., para mantener todo unido en una única fuente de información veraz.
¿El reto?
Crear un proceso de incorporación que conste de una única acción en la que cada elemento de la lista de verificación se encadene como fichas de dominó, marcando una casilla e iniciando la siguiente tarea causalmente relacionada en varios departamentos; permitir que la automatización se encargue de las tareas repetitivas y manuales para que usted pueda trabajar en humanizar su empresa.
¿La solución?
Un flujo de trabajo automatizado y basado en la lógica, creado con una solución de primera clase como TAP Workflow Automation, puede preparar a los nuevos empleados para el éxito, al tiempo que elimina los errores de RR. HH. y da a los profesionales de RR. HH. tiempo para centrarse en tareas más estratégicas. Los reclutadores y los nuevos empleados rellenan la información requerida mediante formularios online autoguiados, que luego se envían a diferentes equipos para la gestión simultánea de la carga de trabajo.
El departamento de TI gestiona la configuración de los sistemas junto con RR. HH., todo ello bajo la supervisión del responsable de contratación. Un flujo de trabajo optimizado puede incorporar mucho más que simples listas de verificación y aprobaciones. Con funciones especiales, un flujo bien diseñado puede aprovechar las oportunidades de mejora y fomentar también los comentarios de los nuevos empleados.
Por último, el flujo de trabajo adecuado se integrará perfectamente en sus sistemas de cumplimiento de la I-9 y reducirá el esfuerzo de RR. HH.
¿Las ventajas?
- Un panel de control centralizado permite a los departamentos de recursos humanos gestionar el proceso de contratación de nuevos empleados a tiempo, de modo que estos estén listos para empezar a trabajar desde su primer día.
- La integración perfecta con Tracker I-9 Compliance garantiza que los nuevos empleados estén registrados en un sistema I-9 y que la empresa no tenga que preocuparse por auditorías y multas.
- Un proceso automatizado acelera el compromiso y la participación.
- Ofrece un ahorro significativo de tiempo y costes, así como un retorno de la inversión.
- Las pistas de auditoría muestran que cada paso se ha completado correctamente.
- Las notificaciones y alertas automáticas garantizan una participación oportuna.
- Los bucles de retroalimentación permiten actualizaciones de formularios que no cancelarán los registros en curso.
El proceso de incorporación es uno de los puntos de contacto más importantes en el ciclo de vida de un empleado. Sin embargo, es también donde se producen las mayores pesadillas en materia de cumplimiento normativo. No obstante, también es donde las empresas obtienen enormes beneficios cuando se gestiona correctamente.
Después de todo, un empleado bien integrado es más propenso a disfrutar de su trabajo y a contribuir a la empresa cuando se siente incluido en la cultura corporativa desde el primer día. Con la ayuda de la automatización, los nuevos empleados se adaptarán rápidamente al trabajo productivo y los profesionales de RR. HH. podrán mantener la moral alta.
¿Nuestra prioridad? En su éxito.
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