Die Erfahrungen, die ein Mitarbeiter beim Onboarding macht, wirken sich direkt auf den Eindruck des Mitarbeiters von seinem Unternehmen und auf die Wahrscheinlichkeit aus, dass er bleibt oder geht.
Die Personalabteilung wandelt neue Mitarbeiter in Angestellte um und trägt eine unglaubliche Verantwortung für den Aufbau und die Pflege von Beziehungen, von denen jeder hofft, dass sie jahrelang halten. Ihre ersten Berührungspunkte stellen die Weichen für die Laufbahn ihrer Mitarbeiter.
Doch allzu oft haben Personalleiter Mühe, mit den gestiegenen Unternehmens- und Compliance-Anforderungen Schritt zu halten, die mit einem Prozess wie dem Onboarding einhergehen, zu dem Checklisten, Dokumente und bewegliche Teile gehören, die aus dem Ruder laufen, vor allem, wenn es so viele sind.
Es ist nicht verwunderlich, dass sich immer mehr Personalabteilungen zu "People"-Abteilungen umgestalten. Die Einführung von COVID-19 hat einen noch größeren Wandel erzwungen. Personalverantwortliche wollen sich auf die Menschen konzentrieren, mit denen sie arbeiten, und nicht auf die Instrumente und Systeme, die ihre Kollegen verwalten. Oftmals verlieren sichdie Personalverantwortlichenjedoch im Sumpf sich wiederholender, manueller Aufgaben und suchen eifrig nach wichtigen Unterlagen für ihre Mitarbeiter.
Der beste Weg, um HR-Fachleute wieder an die Arbeit zu bringen, die ihnen Spaß macht? Automatisierung, vor allem in Kombination mit Systemen, die HR-Benchmarks und -Metriken verfolgen, um alles in einer einzigen Quelle der Wahrheit zusammenzufassen.
Die Herausforderung?
Der Aufbau eines Onboarding-Prozesses, der aus einer einzigen Aktion besteht, bei der jeder Punkt auf der Checkliste als Dominoeffekt weiterläuft, indem er ein Kästchen ankreuzt und die kausal verbundene nächste Aufgabe über mehrere Abteilungen hinweg auslöst, ermöglicht es der Automatisierung, die sich wiederholenden, manuellen Aufgaben zu übernehmen, sodass Sie an der Humanisierung Ihres Unternehmens arbeiten können.
Die Lösung?
Ein logikbasierter, automatisierter Arbeitsablauf, der mit einer erstklassigen Lösung wie TAP Workflow Automation erstellt wurde, kann neue Mitarbeiter auf Erfolgskurs bringen, während gleichzeitig Fehler im Personalwesen vermieden werden und die Personalverantwortlichen Zeit haben, sich auf strategischere Aufgaben zu konzentrieren. Personalverantwortliche und neue Mitarbeiter füllen die erforderlichen Informationen mit Hilfe von selbsterklärenden Online-Formularen aus, die dann an verschiedene Teams zur gleichzeitigen Verwaltung der Arbeitslast weitergeleitet werden.
Die IT-Abteilung verwaltet die Einrichtung der Systeme zusammen mit der Personalabteilung, wobei der Einstellungsleiter die Aufsicht hat. Ein gestraffter Arbeitsablauf kann viel mehr als einfache Checklisten und Genehmigungen umfassen. Mit speziellen Funktionen kann ein gut gestalteter Ablauf Verbesserungsmöglichkeiten erfassen und auch das Feedback neuer Mitarbeiter fördern.
Schließlich lässt sich der richtige Workflow nahtlos in Ihre I-9-Compliance-Systeme integrieren und reduziert den Aufwand für die Personalabteilung.
Die Vorteile?
- Ein zentralisiertes Dashboard ermöglicht es den Personalabteilungen, den Prozess der Neueinstellungen rechtzeitig zu steuern, so dass die Mitarbeiter an ihrem ersten Tag gut vorbereitet sind.
- Die nahtlose Integration mit Tracker I-9 Compliance gibt dem Unternehmen die Gewissheit, dass die neuen Mitarbeiter in einem I-9-System eingerichtet sind und es sich keine Sorgen um Audits und Geldstrafen machen muss.
- Ein automatisierter Prozess beschleunigt das Engagement und die Beteiligung.
- Sie bringt erhebliche Zeit- und Kosteneinsparungen und einen hohen ROI.
- Prüfprotokolle zeigen, dass jeder Schritt erfolgreich abgeschlossen wurde
- Automatische Benachrichtigungen und Warnungen gewährleisten eine rechtzeitige Teilnahme
- Feedback-Schleifen ermöglichen Formularaktualisierungen, die laufende Datensätze nicht abbrechen.
Der Onboarding-Prozess ist einer der wichtigsten Berührungspunkte im Lebenszyklus eines Mitarbeiters. Und doch ist er der Ort, an dem die größten Alpträume in Bezug auf die Einhaltung von Vorschriften auftreten. Es ist jedoch auch der Punkt, an dem Unternehmen bei richtiger Handhabung einen enormen Gewinn erzielen.
Schließlich arbeitet ein gut eingearbeiteter Mitarbeiter mit größerer Wahrscheinlichkeit gerne in seinem Unternehmen und leistet einen Beitrag, wenn er sich vom ersten Tag an in die Unternehmenskultur eingebunden fühlt. Mit Hilfe der Automatisierung können neue Mitarbeiter schnell produktiv arbeiten und die Personalverantwortlichen können die Arbeitsmoral aufrechterhalten.
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