Según la NOAA, la temporada oficial de huracanes en la cuenca atlántica (Océano Atlántico, Mar Caribe y Golfo de México) va del1 de junioal30 de noviembre. El pico de la temporada se produce entre mediados de agostoy finalesde octubre. Sin embargo, los huracanes mortales pueden producirse en cualquier momento de la temporada.
Todos sabemos que la práctica hace al maestro, especialmente cuando se trata de la preparación y recuperación ante desastres. Dado que todas las interrupciones del negocio son únicas, cada situación de crisis puede ofrecer lecciones que ayuden a su organización a desarrollar resiliencia y mantener las funciones críticas.
En nuestras entradas de blog publicadas anteriormente, analizamos algunas de las medidas que debe tomar una empresa para proteger a su personal y sus operaciones. Al preparar su organización para cualquier impacto potencial de un huracán, considere responder las siguientes preguntas.
1. Evaluar los riesgos para las funciones críticas.
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Somos buenos evaluando las interrupciones a corto plazo, pero ¿cómo se gestionan las interrupciones a largo plazo?
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¿Quiénes son tus «jugadores clave»? Si tu persona número uno no está disponible, ¿tienes a alguien capacitado para sustituirla?
2. Realice copias de seguridad de los datos correctamente.
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¿Tienes acceso remoto a los datos a través de la nube?
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¿Con qué frecuencia se realiza una copia de seguridad de los datos en una ubicación segura, fuera de la región afectada, idealmente?
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Plan de comunicación para obtener acceso a los datos de terceros
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Pruebe esto y evalúe las deficiencias de manera oportuna.
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Obstáculo: acceso a los datos debido a restricciones de ancho de banda.
3. Tener un plan para restablecer el suministro eléctrico.
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Tenga un plan para conseguir un generador in situ si aún no dispone de uno.
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¿Cuál es la estrategia para recuperar a los empleados críticos que están trabajando desde casa? ¿Hay algún lugar central al que deban acudir y se puede llevar la energía eléctrica a una ubicación alternativa?
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Acceso al combustible para los generadores: ¿Dónde se ubicará? ¿Hay conexiones adecuadas/apropiadas? ¿Es necesario contratar a un electricista externo para instalarlo? Planifique esto con antelación, ya que normalmente hay una gran demanda y una oferta escasa durante una catástrofe.
4. Prepare su cadena de suministro
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Identifique los proveedores más importantes y cómo se comunica con ellos durante una crisis. ¿Está incluido en el plan de comunicación de crisis?
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¿Se les notifica durante el evento crítico? Debe haber una línea de comunicación bidireccional. No solo ellos deben darnos información actualizada.
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Documenta esta estrategia y pruébala con regularidad.
5. Active su plan de comunicación de crisis.
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El punto débil de muchas organizaciones, las comunicaciones de crisis, a menudo se pasa por alto.
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¡Es fundamental tener un plan y seguir el guion!
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Piensa en la cadencia con la que vas a notificar, a quién vas a notificar (empleados + clientes).
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Las comunicaciones de crisis son internas y externas: ¿confía su personal en la estrategia?
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Compruébelo periódicamente para asegurarse de que dispone de la información de contacto correcta y de que todas las personas que deben recibir comunicaciones están recibiendo efectivamente esos mensajes.
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La cadencia debería ser algo así: «Esto es lo que vamos a hacer, esto es lo que estamos haciendo, esto es lo que hemos hecho y esto es lo que vamos a hacer».
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Las herramientas eficaces hacen «más que enviar mensajes».
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Comunicación bidireccional con los empleados (correo electrónico, mensajes de texto, teléfono, notificaciones push, etc.).
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Almacene documentos críticos, planes, formación, recursos, etc.
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Las redes sociales son importantes para mantener tu red actualizada.
6. Reabastecimiento de kits de emergencia
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Identificar y comunicarse con la organización: determinar quién es responsable de cada elemento de la lista y ser claro.
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Si no defines expectativas claras, la gente asumirá que otra persona está al mando.
7. Revisar la cobertura del seguro
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¡No esperes hasta que la tormenta sea inminente!
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Asegúrese de que su seguro cubra los gastos de bolsillo relacionados con las tormentas.
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¿Cuáles son sus deducibles de seguro?
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Comuníquese con su proveedor de seguros antes, durante y después de una tormenta.
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Guarde las fotos de su edificio, las listas de equipos y la información sobre políticas en un lugar seguro fuera de las instalaciones.
8. Considera una ubicación alternativa.
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¿Qué haces cuando tienes dos desastres: una pandemia y un huracán?
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¿Cómo vamos a realizar la «ingeniería inversa» de las pruebas, los planes, etc.?
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¿Cómo puede proporcionar a sus empleados un entorno seguro y todo lo que necesitan para seguir trabajando (distanciamiento social, energía, tecnología, equipos, etc.)?
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Trabajar desde casa: la estrategia adecuada para una pandemia, pero no para un huracán.
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El trabajo desde casa es parte de la estrategia, pero no es toda la estrategia.
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Preocupaciones relacionadas con la recuperación en un único emplazamiento: hay que tener cuidado a la hora de exigir a los empleados que se desplacen demasiado lejos para llegar a un emplazamiento alternativo (¿cuál es la distancia aceptable? ¿Cuál es el presupuesto/coste para la empresa? ¿Y quién está dispuesto a desplazarse?).
9. Preparar y formar a los empleados
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¡Prueba! Asegúrate de que haya un plan, que todos comprendan sus funciones y expectativas (formación cruzada) y que sigan ese plan. Pero sé flexible si el plan cambia.
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Asegúrese de que sus empleados y sus familias cuenten con un plan de evacuación/refugio, kits de suministros de emergencia, etc.
Conclusión
La preparación es la piedra angular de la resiliencia frente a los huracanes. Mediante la implementación de estas nueve medidas tácticas, las empresas pueden fortalecer sus operaciones y proteger a su personal contra las fuerzas destructivas de la temporada alta de huracanes. Desde la evaluación de riesgos hasta la formación de los empleados, cada medida contribuye a una estrategia integral de preparación. Esforcémonos no solo por capear el temporal, sino por salir fortalecidos y más resilientes al otro lado.
Nota del editor: Este post fue publicado originalmente en Preparis Business Continuity Software. En octubre de 2024, Mitratech adquirió Preparis, un proveedor líder de soluciones de planificación de continuidad de negocios y respuesta a emergencias. El contenido ha sido actualizado para reflejar la oferta ampliada de productos de Mitratech, los avances de la industria y los desarrollos regulatorios.
