Laut NOAA dauert die offizielle Hurrikansaison für das Atlantikbecken (Atlantischer Ozean, Karibik und Golf von Mexiko) vom1. Junibiszum 30. November. Der Höhepunkt der Saison liegt zwischen Mitte Augustund EndeOktober. Allerdings können tödliche Hurrikane jederzeit während der Hurrikansaison auftreten.
Wir alle wissen, dass Übung den Meister macht, insbesondere wenn es um Katastrophenvorsorge und Wiederherstellung geht. Da jede Betriebsunterbrechung einzigartig ist, kann jede Krisensituation Lehren bieten, die Ihrem Unternehmen helfen, Widerstandsfähigkeit aufzubauen und kritische Funktionen aufrechtzuerhalten.
In unseren zuvor veröffentlichten Blogbeiträgen haben wir einige der Maßnahmen erläutert, die ein Unternehmen ergreifen muss, um seine Mitarbeiter und seinen Betrieb zu schützen. Wenn Sie Ihr Unternehmen auf mögliche Auswirkungen eines Hurrikans vorbereiten, sollten Sie die folgenden Fragen beantworten.
1. Risiken für kritische Funktionen bewerten
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Wir sind gut darin, kurzfristige Störungen einzuschätzen, aber wie bewältigt man langfristige Unterbrechungen?
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Wer sind Ihre „Schlüsselpersonen“ – wenn Ihre Nummer 1 nicht verfügbar ist, haben Sie jemanden, der als Ersatz ausgebildet ist?
2. Daten ordnungsgemäß sichern
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Haben Sie Fernzugriff auf Daten über die Cloud?
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Wie oft werden Daten an einem sicheren Ort außerhalb des Einflussbereichs gesichert, idealerweise?
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Kommunikationsplan für den Zugriff auf Daten von Dritten
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Testen Sie dies und bewerten Sie Lücken rechtzeitig.
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Hindernis: Zugriff auf Daten durch Bandbreitenbeschränkungen
3. Einen Plan zur Wiederherstellung der Stromversorgung haben
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Planen Sie, einen Generator vor Ort zu beschaffen, falls Sie noch keinen haben.
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Wie sieht die Strategie für die Rückführung kritischer Mitarbeiter aus, die von zu Hause aus arbeiten – gibt es einen zentralen Ort, an den sie zurückkehren sollten, und können Sie einen alternativen Standort mit Strom versorgen?
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Zugang zu Kraftstoff für Generatoren: Wo wird dieser bereitgestellt? Sind geeignete Anschlüsse vorhanden? Müssen Sie einen externen Elektriker beauftragen, um diesen anzuschließen? Planen Sie dies im Voraus, da während einer Katastrophe in der Regel eine hohe Nachfrage und ein knappes Angebot herrschen.
4. Bereiten Sie Ihre Lieferkette vor
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Identifizieren Sie die wichtigsten kritischen Anbieter und legen Sie fest, wie Sie während einer Krise mit diesen Anbietern kommunizieren. Ist dies im Krisenkommunikationsplan vorgesehen?
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Werden sie während des kritischen Ereignisses benachrichtigt? Es muss eine wechselseitige Kommunikation stattfinden. Es reicht nicht, dass sie uns nur auf dem Laufenden halten.
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Dokumentieren Sie diese Strategie und testen Sie sie regelmäßig.
5. Aktivieren Sie Ihren Krisenkommunikationsplan
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Krisenkommunikation ist für viele Organisationen eine Schwachstelle und wird oft übersehen.
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Es ist entscheidend, einen Plan zu haben und sich an das Skript zu halten!
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Überlegen Sie sich, wann Sie benachrichtigen möchten und wen Sie benachrichtigen möchten (Mitarbeiter + Kunden).
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Krisenkommunikation ist intern und extern – sind Ihre Mitarbeiter von der Strategie überzeugt?
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Testen Sie dies regelmäßig, um sicherzustellen, dass Sie über die richtigen Kontaktdaten verfügen und dass alle, die Mitteilungen erhalten sollen, diese auch tatsächlich erhalten.
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Der Ablauf sollte in etwa so aussehen: „Das werden wir tun, das tun wir gerade, das haben wir getan und das werden wir tun.“
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Effektive Tools leisten „mehr als nur Nachrichtenübermittlung“
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Bidirektionale Kommunikation mit Mitarbeitern (E-Mail, SMS, Telefon, Push-Benachrichtigungen usw.)
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Lagern Sie wichtige Dokumente, Pläne, Schulungen, Ressourcen usw.
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Soziale Medien sind wichtig, um Ihr Netzwerk auf dem neuesten Stand zu halten.
6. Notfallausrüstung auffüllen
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Identifizieren Sie die Organisation und kommunizieren Sie mit ihr – legen Sie fest, wer für jeden Punkt auf der Liste verantwortlich ist, und seien Sie klar.
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Wenn Sie keine klaren Erwartungen definieren, werden die Leute davon ausgehen, dass jemand anderes die Verantwortung trägt.
7. Versicherungsdeckung überprüfen
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Warten Sie nicht, bis der Sturm unmittelbar bevorsteht!
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Stellen Sie sicher, dass Ihre Versicherung die mit Stürmen verbundenen Auslagen übernimmt.
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Wie hoch sind Ihre Versicherungsselbstbehalte?
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Kommunizieren Sie vor, während und nach einem Sturm mit Ihrem Versicherer.
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Bewahren Sie Fotos Ihres Gebäudes, Ausrüstungslisten und Informationen zu Richtlinien an einem sicheren Ort außerhalb des Unternehmens auf.
8. Erwägen Sie einen alternativen Standort.
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Was tun Sie, wenn Sie mit zwei Katastrophen konfrontiert sind – einer Pandemie und einem Hurrikan?
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Wie werden wir Tests, Pläne usw. „rückentwickeln“?
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Wie können Sie Ihren Mitarbeitern eine sichere Umgebung und alles bieten, was sie benötigen, um weiterarbeiten zu können (Abstandsregeln, Strom, Technologie, Ausrüstung usw.)?
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Von zu Hause aus arbeiten – die richtige Strategie für eine Pandemie, aber nicht die richtige Strategie für einen Hurrikan
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Die Arbeit von zu Hause aus ist Teil der Strategie, aber nicht die gesamte Strategie.
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Bedenken hinsichtlich der Wiederherstellung an einem einzigen Standort: Seien Sie vorsichtig, wenn Sie von Mitarbeitern verlangen, zu weit zu reisen, um einen alternativen Standort zu erreichen (Was ist eine akzeptable Entfernung? Wie hoch sind die Kosten für das Unternehmen? Und wer ist bereit zu reisen?).
9. Mitarbeiter vorbereiten und schulen
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Test!! Stellen Sie sicher, dass es einen Plan gibt, dass jeder seine Aufgaben und Erwartungen versteht (Cross-Training) und dass dieser Plan befolgt wird. Seien Sie jedoch flexibel, wenn sich dieser Plan ändert.
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Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter und deren Familien über einen Evakuierungs-/Schutzraumplan, Notfallausrüstung usw. verfügen.
Schlussfolgerung
Vorbereitung ist der Grundstein für Widerstandsfähigkeit angesichts von Hurrikanen. Durch die Umsetzung dieser neun taktischen Schritte können Unternehmen ihre Betriebsabläufe stärken und ihre Mitarbeiter vor den zerstörerischen Kräften der Hurrikansaison schützen. Von der Risikobewertung bis zur Schulung der Mitarbeiter trägt jede Maßnahme zu einer umfassenden Strategie für die Vorbereitung bei. Lasst uns nicht nur versuchen, den Sturm zu überstehen, sondern gestärkt und widerstandsfähiger daraus hervorgehen.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Preparis Business Continuity Software veröffentlicht. Im Oktober 2024 übernahm Mitratech Preparis, einen führenden Anbieter von Lösungen für die Geschäftskontinuitätsplanung und Notfallmaßnahmen. Der Inhalt wurde aktualisiert, um dem erweiterten Produktangebot von Mitratech, den Fortschritten in der Branche und den rechtlichen Entwicklungen Rechnung zu tragen.
