Selon la NOAA, la saison officielle des ouragans dans le bassin atlantique (océan Atlantique, mer des Caraïbes et golfe du Mexique) s'étend du 1er juin au 30 novembre. Le pic de la saison se situe entre la mi-août et la fin octobre. Toutefois, des ouragans meurtriers peuvent survenir à tout moment de la saison.
Nous savons tous que c'est en forgeant qu'on devient forgeron, surtout lorsqu'il s'agit de préparation et de reprise après sinistre. Parce que toutes les interruptions d'activité sont uniques, chaque situation de crise peut offrir des enseignements qui aideront votre organisation à renforcer sa résilience et à maintenir ses fonctions essentielles.
Dans nos précédents articles de blog, nous avons abordé certaines des mesures qu'une entreprise doit prendre pour protéger son personnel et ses activités. Lorsque vous préparez votre entreprise à l'impact potentiel d'un ouragan, pensez à répondre aux questions suivantes.
1. Évaluer les risques pour les fonctions critiques
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Nous savons évaluer les perturbations à court terme, mais comment gérer les interruptions à long terme ?
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Qui sont vos "acteurs clés" - si la personne numéro 1 n'est pas disponible, avez-vous quelqu'un de formé pour la remplacer ?
2. Sauvegarder correctement les données
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Disposez-vous d'un accès à distance aux données ?
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À quelle fréquence les données sont-elles sauvegardées dans un endroit sûr, en dehors de la région touchée, dans l'idéal ?
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Plan de communication pour obtenir l'accès aux données d'un tiers
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Le tester et évaluer les lacunes en temps utile
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Obstacle : accès aux données en raison des restrictions de la bande passante
3. Prévoir un plan de rétablissement de l'alimentation
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Prévoir la mise en place d'un générateur sur place si vous n'en avez pas déjà un.
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Quelle est la stratégie de récupération des employés critiques qui travaillent à domicile ? Existe-t-il un lieu central où ils doivent être récupérés et pouvez-vous fournir de l'électricité à un autre lieu ?
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Accès au carburant pour les générateurs : Où sera-t-il situé ? Les raccordements sont-ils appropriés ? Devrez-vous faire appel à un électricien indépendant pour l'installer ? Prévoyez cette question à l'avance, car en cas de catastrophe, la demande est généralement forte et l'offre faible.
4. Préparer votre chaîne d'approvisionnement
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Identifiez les principaux fournisseurs critiques et la manière dont vous communiquez avec eux en cas de crise. Cela fait-il partie du plan de communication de crise ?
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Sont-ils informés pendant l'événement critique ? Il doit y avoir une ligne de communication bidirectionnelle. Ils ne doivent pas se contenter de nous donner des informations.
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Documenter cette stratégie et la tester régulièrement
5. Activez votre plan de communication de crise
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Point faible de nombreuses organisations, la communication de crise est souvent négligée
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Il est essentiel de disposer d'un plan et de suivre le script !
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Réfléchissez à la cadence des notifications, aux personnes que vous allez notifier (employés + clients).
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La communication de crise est interne et externe - vos collaborateurs ont-ils confiance dans la stratégie ?
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Testez-le régulièrement pour vous assurer que vous disposez des informations de contact correctes et que toutes les personnes qui doivent recevoir des communications reçoivent effectivement ce message.
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La cadence devrait ressembler à ceci : "Voici ce que nous allons faire, voici ce que nous faisons, voici ce que nous avons fait et voici ce que nous allons faire"
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Les outils efficaces font "plus que transmettre des messages"
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Communication bidirectionnelle avec les employés (courriel, texte, téléphone, push, etc.)
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Stocker les documents essentiels, les plans, les formations, les ressources, etc.
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Les médias sociaux sont importants pour maintenir votre réseau à jour
6. Réapprovisionnement des kits d'urgence
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Identifier et communiquer avec l'organisation - déterminer qui est responsable de chaque élément de la liste et être clair.
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Les gens supposeront que quelqu'un d'autre est responsable si vous ne définissez pas des attentes claires.
7. Examen de la couverture d'assurance
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N'attendez pas que la tempête soit imminente !
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Assurez-vous que votre assurance prend en charge les dépenses liées aux tempêtes.
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Quelles sont les franchises de votre assurance ?
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Communiquer avec votre assureur avant, pendant et après une tempête
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Conservez des photos de votre bâtiment, des listes d'équipements et des informations sur votre police d'assurance dans un endroit sûr et hors site.
8. Envisager un autre lieu de travail
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Que faire en cas de double catastrophe (pandémie et ouragan) ?
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Comment allons-nous procéder à la rétro-ingénierie des tests, des plans, etc.
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Comment pouvez-vous fournir à vos collaborateurs un environnement sûr et tout ce dont ils ont besoin pour continuer à travailler (distanciation sociale, électricité, technologie, équipement, etc.)
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Le travail à domicile : la bonne stratégie en cas de pandémie, mais pas en cas d'ouragan
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Le travail à domicile est un élément de la stratégie, mais il n'en constitue pas la totalité
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Problèmes liés à la reprise d'un site unique : Soyez prudent et n'exigez pas des employés qu'ils parcourent une trop grande distance pour se rendre sur un site alternatif (quelle est la distance acceptable ? Quel est le budget/coût pour l'entreprise ? Qui est prêt à se déplacer ?)
9. Préparer et former les employés
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Testez ! Assurez-vous qu'il existe un plan, que chacun comprend son rôle et ses attentes (formation polyvalente) et qu'il suit ce plan. Mais soyez flexible si ce plan change.
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Assurez-vous que vos collaborateurs et leurs familles disposent d'un plan d'évacuation/d'hébergement, de kits de fournitures d'urgence, etc.
Conclusion
La préparation est la pierre angulaire de la résilience face aux ouragans. En mettant en œuvre ces neuf mesures tactiques, les entreprises peuvent renforcer leurs activités et protéger leur personnel contre les forces destructrices de la haute saison des ouragans. De l'évaluation des risques à la formation des employés, chaque mesure contribue à une stratégie globale de préparation. Efforçons-nous non seulement de résister à la tempête, mais aussi de sortir plus forts et plus résistants de l'autre côté.
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Preparis Business Continuity Software. En octobre 2024, Mitratech a acquis Preparis, un fournisseur de premier plan de solutions de planification de la continuité des activités et d'intervention d'urgence. Le contenu a été mis à jour pour refléter les offres de produits élargies de Mitratech, les progrès de l'industrie et les développements réglementaires.
