Piénsalo: el correo electrónico es tanto la herramienta de flujo de trabajo más utilizada como la peor herramienta de flujo de trabajo.
El correo electrónico es la peor herramienta de flujo de trabajo porque solo proporciona la funcionalidad mínima necesaria para realizar el trabajo, un modo de comunicación conveniente. Falla en todos los demás aspectos, ya que no tiene capacidad para:
- Asegúrate de que la información correcta llegue a la persona adecuada en el momento adecuado. Echa un vistazo a tu bandeja de entrada ahora mismo, apuesto a que tienes varias cadenas de correos electrónicos con entre 10 y 15 respuestas a todos, sin que se haya creado ningún valor y, probablemente, sin que se haya realizado ningún trabajo real.
- No hay forma de realizar un seguimiento automático de las solicitudes pendientes.
- No hay capacidad para que las personas adecuadas obtengan la información necesaria para tomar buenas decisiones.
- No hay forma de saber el volumen ni el tipo de solicitudes. Si quieres echar la vista atrás y ver qué ha pasado en tus departamentos, ¡tienes que volver atrás y contar los correos electrónicos!
- No hay capacidad de automatización, especialmente en procesos de gran volumen. A nadie le gustan las actividades repetitivas y aburridas, y las personas cometen muchos errores cuando las realizan.
Por muy ineficaz que sea el correo electrónico, las empresas y los empleados están acostumbrados a utilizarlo para todo. Esto incluye utilizar el correo electrónico como lugar central para almacenar y compartir solicitudes, información e incluso documentos importantes, en lugar de utilizar la herramienta adecuada, una solución de automatización de flujos de trabajo y procesos.
Aquí hay tres «A» que le ayudarán a configurar sus procesos para aumentar el éxito empresarial y añadir valor continuo:
Auditoría
- Revise sus procesos. Echa un vistazo a tu departamento. ¿Cuáles son las cosas de las que la gente siempre se queja, pero que nunca mejoran? Presta atención a las actividades que generan un gran volumen de trabajo. Calcula cuánto tiempo lleva este proceso basándote en dos métricas clave:
- Tiempo de trabajo: cuánto tiempo dedica el empleado a la tarea en sí.
- Tiempo de ciclo: cuánto tiempo de inactividad hay entre el tiempo de trabajo.
- ¿Aún no sabes por dónde empezar? Pregunta a tus clientes, ya sean internos o externos; ellos definen el valor y tu proceso, y saben dónde tienen que esperar demasiado tiempo o dónde no obtienen lo que quieren de forma sistemática.
- No es difícil encontrar procesos que no funcionan; lo realmente importante es averiguar dónde y por qué. Es muy raro que los grupos tengan una visión compartida del rendimiento de un proceso que abarca a todos ellos. La mayoría de las veces, la gente cree que lo está haciendo muy bien, pero tiene serias dudas sobre cómo lo está haciendo el otro grupo. Comprender estas diferencias entre la percepción y la realidad medible permitirá, en última instancia, crear soluciones mejores y más eficientes.
Valorar
Dado que el valor lo determina el cliente, es necesario comprender cómo:
- Determinar el valor:
- ¿Cuáles son las expectativas del cliente?
- ¿Cuáles son nuestros objetivos para aportar valor?
- ¿Cómo se traduce para nosotros el «impulso incansable por crear valor»?
- Elimine todo lo demás: si algo no tiene o ya no tiene valor, busque la manera de deshacerse de ello. Es el momento de abandonar los «objetos bonitos» con valor sentimental y centrarse sin piedad en los procesos clave que su equipo necesita para rendir bien. Este será el factor clave para crear un proceso que funcione de manera realmente eficaz.
Es el momento de abandonar los «caprichos» sentimentales y centrarse sin piedad en los procesos clave que tu equipo necesita para rendir bien.
Automatice
Los procesos de gran volumen y complejidad baja a media pueden automatizarse para maximizar el valor utilizando las mejores prácticas para:
- Herramientas de flujo de trabajo
- Procesos para portales de autoservicio, acuerdos repetitivos, actualizaciones de cumplimiento normativo.
El valor y el rendimiento pueden mejorarse en cada paso de un proceso digitalizado, especialmentecuando se aplican análisis.
Optimice los flujos de trabajo que impulsan su empresa.
En prácticamente todas las organizaciones, desde bufetes de abogados hasta empresas, todos los departamentos dependen de los flujos de trabajo, ya sea en recursos humanos, seguridad de la información, compras, ventas y marketing, finanzas, operaciones, cumplimiento normativo o asuntos legales.
Elimine los silos de datos y conocimientos, optimice la eficiencia y cree formularios y flujos de trabajo intuitivos y fáciles de usar. ¿Cómo se consigue esto? utilizando herramientas sin código diseñadas específicamente para automatizar procesos empresariales de manera fluida.
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