El Servicio lleva tres años en funcionamiento, desde 2020, tiempo suficiente para evaluar su rendimiento.
Fondo
El Servicio del Defensor del Pueblo es informal: no toma decisiones vinculantes ni impone sanciones a las partes interesadas. La OFCCP lo creó para garantizar procesos justos, una comunicación eficaz y la colaboración entre la OFCCP y las partes interesadas. Para ello, el Servicio ofrece consultas individuales, asesoramiento en conflictos, mediación, facilitación, diplomacia itinerante y formación en técnicas de resolución de conflictos (véase el Protocolo del Servicio del Defensor del Pueblo) . La mayoría de los problemas se abordan de forma individual. El Servicio es una forma de resolución alternativa de conflictos (ADR), en la que un tercero, un facilitador neutral, ayuda a las personas a revisar un conflicto, aclarar malentendidos, encontrar puntos de acuerdo y, cuando es posible, llegar a una solución voluntaria.
La OFCCP deja claro que los contactos clave de la Agencia para las partes interesadas siguen siendo el personal de las oficinas regionales y distritales. El Servicio del Defensor del Pueblo está destinado a los contratistas o sus representantes cuando los problemas percibidos persisten después de haber recurrido a los recursos locales.
¿Cómo va el programa?
La OFCCP reconoce que un proceso basado en ADR debe ser independiente, es decir, no puede representar a ninguna persona o entidad. Debe ser neutral: un facilitador de ADR no debe tener ningún interés en el resultado de las evaluaciones de cumplimiento y no debe tomar partido. Para garantizar la independencia y la neutralidad, la OFCCP diseñó el Servicio para que funcionara fuera de los canales de gestión, reportando directamente a la alta dirección. La buena noticia es que, tras tres años de funcionamiento, el consenso entre los contratistas es que el Servicio es independiente y neutral.
Un programa de ADR exitoso debe garantizar la confidencialidad. Quienes utilizan el Servicio deben sentir que la información que proporcionan al Defensor del Pueblo puede permanecer solo entre ellos. Por supuesto, la confidencialidad tiene sus límites. La ley exige que el Defensor del Pueblo informe sobre asuntos tales como fraude, despilfarro, abuso, actividad delictiva o amenazas de daño físico inminente. Sin embargo, en los tres años de funcionamiento del programa no se ha presentado ningún caso de este tipo.
Las personas que utilizan el Servicio pueden enviar sus consultas de forma anónima. Sin embargo, tenga en cuenta que la falta de detalles puede limitar la capacidad del Defensor del Pueblo para abordar plenamente las cuestiones que plantee.
Métricas del programa
El Servicio del Defensor del Pueblo ha tramitado 497 consultas en tres años. Una quinta parte son solicitudes de orientación, normalmente relacionadas con requisitos normativos y obligaciones de información de los contratistas. El Defensor del Pueblo remite estas consultas a recursos como el servicio de asistencia de la OFCCP, las preguntas frecuentes, las directivas y el Manual de Cumplimiento de Contratos Federales (FCCM). Cuando una persona solicita el anonimato, el Defensor del Pueblo puede examinar las cuestiones planteadas con los recursos de la OFCCP para la persona que llama.
El Servicio ha abordado una amplia variedad de otras cuestiones, incluyendo aparentes estancamientos en las negociaciones, preocupaciones sobre el alcance o la dirección de las auditorías y la conducta (que suele darse cuando la persona que llama describe a otros como difíciles de tratar).
Las conversaciones con el Defensor del Pueblo pueden revelar cuestiones «secundarias» no expresadas y ocultas. En tres años, más de un tercio de ellas se refieren a la transparencia, la coherencia y la eficacia. Entre los factores que provocan conflictos se encuentran los retrasos en la comunicación de la Agencia (a menudo seguidos de solicitudes de datos con plazos de respuesta rápidos), la negativa de la Agencia a discutir una cuestión de auditoría antes de la conciliación y las auditorías que van dando vueltas de un tema a otro.
Antes de que los contratistas concluyan que estas métricas secundarias establecen que las prácticas de la Agencia son opacas o inútiles, el Informe Anual de 2020 del Servicio señala que son comunes «en las disputas entre personas en general, en contraposición a un fenómeno exclusivo de la OFCCP». Además, durante tres años, el 15 % de los usuarios del Servicio han sido personal de la OFCCP, que a menudo buscaba ayuda sobre cómo trabajar mejor con contratistas o representantes de contratistas con los que la comunicación resultaba difícil. La conclusión que se puede extraer es que las personas trabajan de forma más eficiente cuando la colaboración y la transparencia funcionan en ambos sentidos.
Conclusión
La OFCCP estableció por primera vez un Programa de Defensoría a nivel regional a finales de la década de 1990, pero, a pesar del apoyo de los contratistas, lo suspendió en 2005. Tras tres años de funcionamiento del nuevo Servicio de Defensoría en toda la Agencia, muchos profesionales de la acción afirmativa se alegran de ver la transparencia y la comunicación que permite el programa restablecido.
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.
