Der Dienst ist seit drei Jahren, seit 2020, in Betrieb - genug Zeit, um zu überprüfen, wie er sich bewährt.
Hintergrund
Der Ombudsdienst ist informell - er trifft keine verbindlichen Entscheidungen und verhängt keine Sanktionen gegen die Beteiligten. Er wurde von der OFCCP eingerichtet, um faire Prozesse, effektive Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen der OFCCP und ihren Interessengruppen zu gewährleisten. Zu diesem Zweck bietet der Dienst individuelle Beratungen, Konflikt-Coaching, Mediation, Moderation, Pendeldiplomatie und Schulungen zur Konfliktlösung an (siehe das Protokoll des Ombudsdienstes). Die Ombudsstelle ist eine Form der alternativen Streitbeilegung (ADR), bei der ein externer, neutraler Vermittler Einzelpersonen dabei hilft, einen Streitfall zu klären, Missverständnisse auszuräumen, Bereiche der Einigung zu finden und, wenn möglich, eine freiwillige Lösung zu erzielen.
Die OFCCP macht deutlich, dass die wichtigsten Ansprechpartner für die Betroffenen weiterhin die Mitarbeiter in den Regional- und Bezirksbüros sind. Der Ombudsdienst ist für Auftragnehmer oder ihre Vertreter da, wenn Probleme auch nach der Kontaktaufnahme mit den lokalen Stellen weiter bestehen.
Wie entwickelt sich das Programm?
Die OFCCP erkennt an, dass ein auf ADR basierender Prozess unabhängig sein muss - er darf keine Einzelperson oder Einrichtung vertreten. Er muss neutral sein - ein ADR-Vermittler darf kein Interesse am Ergebnis der Compliance-Bewertungen haben und darf nicht Partei ergreifen. Um Unabhängigkeit und Neutralität zu gewährleisten, hat die OFCCP den Dienst so konzipiert, dass er außerhalb der Managementkanäle arbeitet und direkt der Unternehmensleitung unterstellt ist. Die gute Nachricht ist, dass der Dienst nach drei Jahren Tätigkeit von den Auftragnehmern als unabhängig und neutral eingestuft wird.
Ein erfolgreiches ADR-Programm muss Vertraulichkeit gewährleisten. Diejenigen, die den Dienst in Anspruch nehmen, müssen das Gefühl haben, dass die Informationen, die sie dem Ombudsmann geben, nur zwischen ihnen bleiben können. Natürlich gibt es Grenzen der Vertraulichkeit. Das Gesetz schreibt vor, dass der Ombudsmann Angelegenheiten wie Betrug, Verschwendung, Missbrauch, kriminelle Handlungen oder die Androhung unmittelbaren körperlichen Schadens melden muss. In den drei Jahren, in denen das Programm läuft, hat sich jedoch noch keine derartige Angelegenheit ergeben.
Die Nutzer des Dienstes können ihre Anliegen anonym vorbringen. Beachten Sie jedoch, dass ein Mangel an Details die Fähigkeit der Ombudsleute einschränken kann, die von Ihnen angesprochenen Probleme umfassend zu behandeln.
Programm-Metriken
Der Ombudsdienst hat in drei Jahren 497 Befassungen bearbeitet. Bei einem Fünftel handelt es sich um Ersuchen um Hilfestellung, in der Regel in Bezug auf gesetzliche Vorschriften und Berichtspflichten der Auftragnehmer. Der Ombudsdienst verweist diese Anfragen an Ressourcen wie den OFCCP-Helpdesk, FAQs, Richtlinien und das Federal Contract Compliance Manual (FCCM). Wenn eine Person um Anonymität bittet, können die Ombuds die angesprochenen Probleme mit OFCCP-Ressourcen für den Anrufer überprüfen.
Der Dienst hat sich mit einer Vielzahl anderer Probleme befasst, darunter scheinbar ausweglose Verhandlungen, Bedenken hinsichtlich des Umfangs oder der Ausrichtung von Prüfungen und des Verhaltens (das häufig auftritt, wenn der Anrufer andere als schwierig in der Zusammenarbeit beschreibt).
Gespräche mit den Ombudsleuten können unausgesprochene, unter der Oberfläche liegende "sekundäre" Probleme zutage fördern. Über einen Zeitraum von drei Jahren beziehen sich mehr als ein Drittel auf Transparenz, Kohärenz und Wirksamkeit. Zu den festgestellten Konfliktfaktoren gehören Verzögerungen in der Kommunikation der Agentur (oft gefolgt von Datenanfragen mit kurzen Bearbeitungszeiten), die Weigerung der Agentur, ein Prüfungsproblem vor der Schlichtung zu erörtern, und Prüfungen, die sich von einem Problem zum nächsten hangeln.
Bevor die Auftragnehmer zu dem Schluss kommen, dass diese sekundären Metriken belegen, dass die Praktiken der Agentur undurchsichtig oder wenig hilfreich sind, stellt der Jahresbericht 2020 des Dienstes fest, dass sie "für Streitigkeiten zwischen Menschen im Allgemeinen typisch sind und nicht nur ein Phänomen der OFCCP". Außerdem waren in den letzten drei Jahren 15 % der Personen, die den Dienst in Anspruch nahmen, OFCCP-Mitarbeiter, die häufig Hilfe bei der Verbesserung der Zusammenarbeit mit Auftragnehmern oder Vertretern von Auftragnehmern suchten, mit denen sich die Kommunikation als schwierig erwies. Die Schlussfolgerung daraus scheint zu sein, dass Menschen am effizientesten arbeiten, wenn Zusammenarbeit und Transparenz in beide Richtungen funktionieren.
Schlussfolgerung
Die OFCCP richtete Ende der 1990er Jahre zunächst ein Ombudsprogramm auf regionaler Ebene ein, stellte es aber 2005 trotz der Unterstützung durch die Auftragnehmer wieder ein. Drei Jahre nach dem Start des neuen, behördenweiten Ombudsdienstes sind viele Praktiker im Bereich der positiven Maßnahmen froh über die Transparenz und Kommunikation, die das wieder eingeführte Programm ermöglicht.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.
