Le service est opérationnel depuis trois ans, depuis 2020, ce qui laisse suffisamment de temps pour évaluer son fonctionnement.
Contexte
Le service de médiation est informel : il ne prend pas de décisions contraignantes et n'impose pas de sanctions aux parties prenantes. L'OFCCP l'a créé afin de garantir des processus équitables, une communication efficace et une collaboration entre l'OFCCP et ses parties prenantes. Pour ce faire, le service propose des consultations individuelles, un accompagnement en cas de conflit, une médiation, une facilitation, une diplomatie itinérante et une formation aux techniques de résolution des conflits (voir le protocole du service de médiation) . La plupart des problèmes sont traités individuellement. Le service est une forme de mode alternatif de résolution des conflits (MARC), dans lequel un tiers neutre aide les personnes à examiner un litige, à dissiper les malentendus, à trouver des points d'accord et, si possible, à parvenir à une solution volontaire.
L'OFCCP précise clairement que les principaux interlocuteurs des parties prenantes au sein de l'agence restent les membres du personnel des bureaux régionaux et locaux. Le service de médiation est destiné aux entrepreneurs ou à leurs représentants lorsque des problèmes persistent après avoir fait appel aux ressources locales.
Comment se déroule le programme ?
L'OFCCP reconnaît qu'un processus fondé sur l'ADR doit être indépendant : il ne peut représenter aucune personne physique ou morale. Il doit être neutre : un facilitateur ADR ne doit pas avoir d'intérêt dans le résultat des évaluations de conformité et ne doit pas prendre parti. Afin de garantir l'indépendance et la neutralité, l'OFCCP a conçu le Service pour qu'il fonctionne en dehors des canaux de gestion, en rendant compte directement à la haute direction. La bonne nouvelle, c'est qu'après trois ans de fonctionnement, les entrepreneurs s'accordent à dire que le Service est indépendant et neutre.
Un programme ADR efficace doit garantir la confidentialité. Les utilisateurs du service doivent avoir la certitude que les informations qu'ils fournissent à l'ombudsman resteront confidentielles. Il existe bien sûr des limites à la confidentialité. La loi oblige l'ombudsman à signaler les cas de fraude, de gaspillage, d'abus, d'activité criminelle ou de menaces de préjudice physique imminent. Cependant, aucun cas de ce type ne s'est présenté au cours des trois années d'existence du programme.
Les utilisateurs du service peuvent soumettre des problèmes de manière anonyme. Gardez toutefois à l'esprit que le manque de détails peut limiter la capacité du médiateur à traiter pleinement les problèmes que vous soulevez.
Indicateurs du programme
Le service de médiation a traité 497 demandes en trois ans. Un cinquième d'entre elles sont des demandes d'orientation, concernant généralement les exigences réglementaires et les obligations de déclaration des entrepreneurs. Le médiateur renvoie ces demandes vers des ressources telles que le service d'assistance de l'OFCCP, les FAQ, les directives et le Federal Contract Compliance Manual (FCCM). Lorsqu'une personne demande à rester anonyme, le médiateur peut examiner les questions soulevées à l'aide des ressources de l'OFCCP pour le compte de l'appelant.
Le Service a traité une grande variété d'autres questions, notamment les impasses apparentes dans les négociations, les préoccupations concernant la portée ou l'orientation des audits, et la conduite (qui survient généralement lorsque l'appelant décrit d'autres personnes comme difficiles à côtoyer).
Les discussions avec l'ombudsman peuvent révéler des problèmes « secondaires » non exprimés et cachés. Sur trois ans, plus d'un tiers d'entre eux concernent la transparence, la cohérence et l'efficacité. Parmi les facteurs de conflit identifiés, on peut citer les retards dans la communication de l'Agence (souvent suivis de demandes de données avec des délais d'exécution rapides), le refus de l'Agence de discuter d'un problème d'audit avant la conciliation et les audits qui passent d'un problème à l'autre.
Avant que les entrepreneurs ne concluent que ces indicateurs secondaires démontrent que les pratiques de l'Agence sont opaques ou inutiles, le rapport annuel 2020 du Service note qu'ils sont courants « dans les litiges entre personnes en général, et ne constituent pas un phénomène propre à l'OFCCP ». De plus, sur trois ans, 15 % des utilisateurs du Service ont été des membres du personnel de l'OFCCP, souvent à la recherche d'aide pour mieux travailler avec des entrepreneurs ou des représentants d'entrepreneurs avec lesquels la communication s'est avérée difficile. La conclusion à tirer semble être que les gens travaillent plus efficacement lorsque la collaboration et la transparence fonctionnent dans les deux sens.
Conclusion
L'OFCCP a mis en place pour la première fois un programme de médiation au niveau régional à la fin des années 1990, mais, malgré le soutien des entrepreneurs, il a été interrompu en 2005. Trois ans après la mise en place du nouveau service de médiation à l'échelle de l'agence, de nombreux praticiens de la discrimination positive se réjouissent de la transparence et de la communication rendues possibles par la réinstauration du programme.
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.
