Ron MacInnis es un empresario con una larga trayectoria en el ámbito de la automatización de documentos. Es fundador y director ejecutivo de Document Agility. Anteriormente, Ron fundó y dirigió AccuDraft, una empresa de generación de documentos que prestaba servicios a organizaciones de servicios financieros y que fue adquirida por Thomson Reuters.
Document Agility es una aplicación SaaS diseñada para facilitar la generación colaborativa de documentos para organizaciones de todos los tamaños. Document Agility se basa en HotDocs Cloud Services, una plataforma alojada para la generación de documentos.
La lucha por crear documentos transaccionales de manera eficiente
Casi todas las transacciones comerciales que origina una empresa requieren documentos para dejar constancia de lo acordado y de las modificaciones si se produce algún cambio. Aunque algunos de estos documentos son formularios, listas de verificación y comunicaciones sencillas, la mayoría son acuerdos en forma de párrafos que son complejos, altamente personalizados y, a menudo, regulados.
Las organizaciones con las que hablamos nos dicen que se enfrentan a tres retos principales a la hora de crear este tipo de documentos transaccionales:
- Procesos de creación ineficientes, largos y costosos.
- Exactitud incierta del documento
- Acceso limitado a los datos contenidos en los documentos.
La fuerza laboral móvil y distribuida de hoy en día es el principal desafío.
En el mundo actual, con trabajadores distribuidos y móviles, la mayoría de los procesos empresariales requieren la colaboración entre equipos. Esto es especialmente cierto en lo que respecta a la generación de documentos transaccionales. Consideremos las dos etapas básicas del proceso: recopilar los datos transaccionales de las personas y los sistemas que los tienen, y traducir esos datos a los documentos requeridos. El proceso de recopilación de datos es altamente colaborativo, pero el lenguaje de los documentos transaccionales es demasiado complejo y regulado como para que lo puedan crear los usuarios que aportan el texto. En cambio, la generación de documentos transaccionales requiere que los usuarios colaboren en la recopilación de datos, que luego se traducen a los documentos requeridos.
Este proceso de coordinación de las aportaciones de datos de múltiples equipos ha resultado ser increíblemente difícil para la mayoría de las organizaciones, especialmente teniendo en cuenta el número de colaboradores que participan, desde grupos internos hasta clientes. Los documentos transaccionales son verdaderamente «de origen colectivo», y los colaboradores suelen encontrarse en múltiples ubicaciones y utilizar diversos dispositivos para realizar su trabajo.
En este entorno de trabajo distribuido, los datos suelen aportarse al proceso documental de forma desestructurada: por correo electrónico, hojas de cálculo e incluso listas de verificación en papel. Estos métodos son muy ineficaces. No están integrados con los sistemas que crean la documentación, por lo que la información debe copiarse manualmente en otros sistemas. Teniendo en cuenta que los estudios muestran una tasa de error de tecleo del 1 % y una tasa de error en las celdas de las hojas de cálculo del 1,7 %, la información recopilada de nuevo corre el riesgo de contener errores. Además, con tanto ruido en la bandeja de entrada, la información transmitida por correo electrónico siempre corre el riesgo de perderse o de que simplemente no se actúe sobre ella.
La pérdida de eficiencia causada por procesos de aportación de datos manuales y descoordinados supone un gran coste para las organizaciones. El analista Aberdeen Group estima que los procesos contractuales deficientes en el ciclo de contratación a compra cuestan a las organizaciones Global 2000 una media del 5 % de sus ingresos.
Un nuevo enfoque
Document Agility ayuda a las organizaciones a superar estos retos cambiando su enfoque respecto a la generación de documentos. Consideremos dos tecnologías documentales comunes que supusieron una revolución cuando aparecieron por primera vez. A principios de la década de 1990, se introdujo la tecnología de ensamblaje de documentos, que ha mejorado enormemente la creación de documentos legales. En 2006, con la introducción de Google Docs™, los usuarios pudieron colaborar en la creación de documentos estáticos. Aunque ninguna de estas tecnologías por sí sola aborda los retos críticos inherentes a la generación de documentos transaccionales, Document Agility ha combinado elementos de ambas en un enfoque unificado que denominamos «generación colaborativa de documentos».
La generación colaborativa de documentos requiere, en primer lugar, que las organizaciones cambien su forma de pensar sobre el proceso de recopilación de datos de sus colaboradores distribuidos y móviles. Para ello, hemos desarrollado un enfoque que denominamos «ensamblaje distribuido de datos», una tecnología que permite a los equipos colaborar en la aportación de datos al proceso de generación de documentos. Cada colaborador de datos (un equipo de personas o un sistema empresarial) añade secuencialmente su información única a un conjunto de datos acumulados que se puede transferir de manera eficiente entre los equipos de toda la organización. A lo largo del proceso, los datos se «ensamblan» en una representación precisa y acumulativa de una transacción determinada.
La generación colaborativa de documentos también requiere que las organizaciones piensen de manera diferente sobre cómo crean documentos a partir de los datos recopilados. En la mayoría de las organizaciones, una vez recopilados los datos de las transacciones, los documentos necesarios se crean cuando el personal jurídico interpreta los datos y elabora los documentos procesándolos manualmente o seleccionando cláusulas en un sistema de gestión de contratos. Sin embargo, el proceso de interpretación, por su propia naturaleza, abre la posibilidad de cometer errores y sitúa la parte más laboriosa y difícil del proceso de creación de documentos directamente en manos del departamento jurídico, el grupo con el mayor coste y el menor número de miembros.
Document Agility enseña a las organizaciones un nuevo enfoque para la generación de documentos transaccionales que denominamos «creación de documentos basada en reglas». Este proceso utiliza reglas de negocio para generar documentos directamente a partir de los propios datos transaccionales, integrando el ensamblaje de datos distribuidos con el ensamblaje de documentos, utilizando la plataforma HotDocs™, líder en el sector. Este enfoque elimina el cuello de botella del departamento jurídico, garantiza que los documentos sean uniformes y cumplan con la normativa, y permite que los recursos jurídicos se concentren en actividades de mayor margen.
La agilidad documental permite la generación colaborativa de documentos en la nube.
Document Agility permite a las organizaciones implementar la generación colaborativa de documentos de forma inmediata. Se trata de una aplicación basada en la nube, lista para usar, que se puede personalizar en gran medida, pero que no requiere proyectos de TI para su implementación. Las organizaciones pueden recopilar datos de sus plantillas distribuidas y móviles, convertir rápidamente esos datos en documentos precisos y personalizados, y utilizar los datos recopilados para gestionar sus negocios.
Nota de la Redacción: Este artículo se publicó originalmente en HotDocs.com. En junio de 2024, Mitratech adquirió la plataforma avanzada de automatización de documentos, HotDocs. El contenido ha sido actualizado desde entonces para incluir información alineada con nuestra oferta de productos, cambios en la regulación y cumplimiento.
